熱電公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強熱電公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于熱電公司各部門、各崗位形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指熱電公司在各項活動中直接形成的對公司和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，涵蓋公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的各個方面。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負責檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計等日常管理工作。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案信息化建設，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和利用。6.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時歸檔和安全保管。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，提供真實、準確的檔案信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議、資質(zhì)證書等。2.生產(chǎn)技術類：涵蓋生產(chǎn)工藝文件、設備檔案、技術改造資料、運行記錄、檢修記錄等。3.經(jīng)營管理類：包含市場營銷資料、財務檔案、物資采購檔案、招投標文件等。4.黨群工作類：如黨組織文件、工會活動記錄、共青團工作資料等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023XZ001，表示2023年度行政管理類第001號檔案。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司員工的個人檔案材料。4.公司獲得的榮譽證書、獎狀、獎牌等。5.其他應歸檔的文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對于重要文件和緊急事項形成的檔案，應在事件結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。3.檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集的檔案材料進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類、編號。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，審核無誤后辦理接收手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：主要是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：是指在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。3.對磁性載體檔案，應采取防磁、防潮、防塵、防高溫等保護措施。（三）檔案整理與上架1.檔案管理人員對接收的檔案進行進一步整理，去除金屬物，對破損或褪色的檔案進行修復。2.按照檔案編號順序，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、類別、年度等信息。3.將整理好的檔案上架存放，排列整齊，便于查找。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應查明原因，追究借閱人員責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期、方式等信息。4.檔案銷毀清冊應永久保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.每年年底，綜合管理部應將本年度檔案統(tǒng)計情況報公司領導和上級主管部門。（二）移交工作1.公司因機構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因發(fā)生變動時，應按照國家有關規(guī)定，及時辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應編制檔案移交清冊，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認。3.接收單位應按照本制度要求，對接收的檔案進行妥善管理。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）電子檔案的采集與錄入1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.將掃描后的電子檔案進行分類、編號、著錄，錄入電子檔案管理系統(tǒng)。3.對電子檔案進行元數(shù)據(jù)采集，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（三）電子檔案的存儲與管理1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。2.建立電子檔案訪問控制機制，設置不同的用戶權限，確保電子檔案的安全。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，