涉密文件收納管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密文件的管理，確保公司機(jī)密信息的安全，防止機(jī)密文件的泄露、丟失或?yàn)E用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及機(jī)密信息的文件，包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)資料、技術(shù)研發(fā)資料、合同協(xié)議等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格控制涉密文件的知悉范圍，確保機(jī)密信息不被泄露。2.完整性原則：保證涉密文件的內(nèi)容完整，不被篡改或損壞。3.可用性原則：在確保安全的前提下，保證涉密文件能夠被合法授權(quán)人員及時(shí)獲取和使用。二、涉密文件的分類(lèi)與標(biāo)識(shí)（一）分類(lèi)1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密，一旦泄露將給公司帶來(lái)極其嚴(yán)重的損失，如公司未公開(kāi)的重大戰(zhàn)略決策、核心技術(shù)資料等。2.機(jī)密級(jí)：包含重要商業(yè)信息，泄露后可能對(duì)公司造成較大損失，如重要客戶(hù)名單、財(cái)務(wù)報(bào)表（部分敏感數(shù)據(jù)）等。3.秘密級(jí)：涉及公司一般商業(yè)秘密，泄露后可能對(duì)公司產(chǎn)生一定影響，如一般性合同協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。（二）標(biāo)識(shí)1.在文件首頁(yè)左上角顯著位置標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”或“秘密”字樣。2.對(duì)于電子文件，在文件名前添加相應(yīng)密級(jí)標(biāo)識(shí)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。三、涉密文件的產(chǎn)生與制作（一）明確職責(zé)1.文件起草部門(mén)：負(fù)責(zé)文件的起草，并根據(jù)文件內(nèi)容確定密級(jí)。2.審核部門(mén)：對(duì)起草的文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)，密級(jí)確定合理。3.批準(zhǔn)部門(mén)：對(duì)審核通過(guò)的文件進(jìn)行批準(zhǔn)，批準(zhǔn)文件的發(fā)布和密級(jí)確定。（二）制作要求1.涉密文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的紙張和格式，確保文件的規(guī)范性。2.制作過(guò)程中應(yīng)采取必要的保密措施，如在專(zhuān)門(mén)的保密場(chǎng)所進(jìn)行制作，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)于涉及多部門(mén)的涉密文件，應(yīng)明確牽頭部門(mén)和協(xié)作部門(mén)，確保文件制作過(guò)程的協(xié)調(diào)與保密。四、涉密文件的收發(fā)與登記（一）收文管理1.專(zhuān)人負(fù)責(zé)：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)涉密文件的接收工作。2.核對(duì)檢查：收到涉密文件后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)等信息，檢查文件是否有破損、缺頁(yè)等情況。3.登記造冊(cè)：對(duì)收到的涉密文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、來(lái)源、日期、份數(shù)等信息，并建立電子和紙質(zhì)臺(tái)賬。（二）發(fā)文管理1.審批流程：發(fā)文部門(mén)應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程，填寫(xiě)發(fā)文審批單，注明文件密級(jí)、發(fā)送范圍等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可發(fā)文。2.編號(hào)登記：對(duì)發(fā)出的涉密文件進(jìn)行編號(hào)，并在發(fā)文登記臺(tái)賬中記錄文件的相關(guān)信息。3.密封包裝：將涉密文件裝入專(zhuān)用信封或文件袋，密封后加蓋公司保密章，并注明密級(jí)和編號(hào)。五、涉密文件的傳遞與運(yùn)輸（一）傳遞方式1.專(zhuān)人傳遞：對(duì)于重要涉密文件，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行傳遞，傳遞人員應(yīng)具備保密意識(shí)和責(zé)任心。2.機(jī)要渠道：通過(guò)公司內(nèi)部機(jī)要通信渠道傳遞涉密文件，確保文件傳遞的安全性。3.加密傳輸：對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行傳輸，確保文件在傳輸過(guò)程中的保密性。（二）運(yùn)輸要求1.安全防護(hù)：在運(yùn)輸涉密文件時(shí)，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如使用專(zhuān)用文件箱、鎖具等，防止文件丟失或被盜。2.專(zhuān)人押運(yùn)：對(duì)于重要涉密文件的運(yùn)輸，應(yīng)安排專(zhuān)人押運(yùn)，確保文件運(yùn)輸過(guò)程的安全。六、涉密文件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所1.專(zhuān)用庫(kù)房：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的涉密文件存儲(chǔ)庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施。2.分區(qū)存放：根據(jù)文件密級(jí)，對(duì)涉密文件進(jìn)行分區(qū)存放，不同密級(jí)的文件應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.電子存儲(chǔ)：對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的加密存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。（二）保管措施1.專(zhuān)人負(fù)責(zé)：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)涉密文件的保管工作，保管人員應(yīng)經(jīng)過(guò)保密培訓(xùn)，具備保密意識(shí)和技能。2.定期盤(pán)點(diǎn)：定期對(duì)涉密文件進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保文件數(shù)量與登記臺(tái)賬一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告。3.環(huán)境維護(hù)：保持涉密文件存儲(chǔ)場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，定期檢查庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。七、涉密文件的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.絕密級(jí)文件：只有經(jīng)過(guò)公司最高管理層批準(zhǔn)的人員才能查閱。2.機(jī)密級(jí)文件：經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，且工作需要的人員可以查閱。3.秘密級(jí)文件：在本部門(mén)范圍內(nèi)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意的人員可以查閱。（二）查閱登記1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：查閱涉密文件的人員應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱(chēng)、密級(jí)、查閱目的等信息。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.查閱記錄：對(duì)查閱涉密文件的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄，查閱記錄應(yīng)保存一定期限。（三）使用規(guī)定1.限定范圍：查閱人員只能在規(guī)定的場(chǎng)所查閱涉密文件，不得擅自將文件帶出指定場(chǎng)所。2.禁止復(fù)制：未經(jīng)批準(zhǔn)，查閱人員不得擅自復(fù)制涉密文件。如因工作需要確需復(fù)制，應(yīng)按照復(fù)制審批流程辦理。3.妥善保管：查閱人員在查閱過(guò)程中應(yīng)妥善保管涉密文件，不得轉(zhuǎn)借他人或在文件上涂改、標(biāo)記等。八、涉密文件的借閱與歸還（一）借閱管理1.嚴(yán)格審批：借閱涉密文件應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。2.明確期限：根據(jù)工作需要，明確借閱期限，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.跟蹤提醒：在借閱期限屆滿(mǎn)前，應(yīng)提醒借閱人員歸還文件，如逾期未還，應(yīng)及時(shí)催還。（二）歸還要求1.檢查驗(yàn)收：借閱人員歸還涉密文件時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性、保密性等情況，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)人員責(zé)任。2.注銷(xiāo)登記：對(duì)歸還的涉密文件進(jìn)行注銷(xiāo)登記，在借閱登記臺(tái)賬中注明歸還日期等信息。九、涉密文件的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.過(guò)期文件：對(duì)于已超過(guò)保管期限或已失去使用價(jià)值的涉密文件，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.廢止文件：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因廢止的涉密文件，應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀。3.多余文件：因工作失誤等原因產(chǎn)生的多余涉密文件，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀方式1.粉碎銷(xiāo)毀：對(duì)于紙質(zhì)涉密文件，應(yīng)采用粉碎設(shè)備進(jìn)行粉碎銷(xiāo)毀，確保文件無(wú)法恢復(fù)。2.數(shù)據(jù)擦除：對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.委托銷(xiāo)毀：對(duì)于數(shù)量較多或涉及重要機(jī)密的涉密文件，可委托具有保密資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.申請(qǐng)審批：文件保管部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明文件名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督：在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求。3.銷(xiāo)毀記錄：對(duì)銷(xiāo)毀的涉密文件進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括文件名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人員等信息，銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存一定期限。十、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.保密管理部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)公司涉密文件管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門(mén)的涉密文件管理工作負(fù)責(zé)，定期對(duì)本部門(mén)的涉密文件管理情況進(jìn)行自查。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查公司涉密文件管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違反制度的行為。2.文件管理情況：檢查涉密文件的收發(fā)、登記、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱、歸還、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的管理情況，是否符合規(guī)定要求。3.人員保密意識(shí)：檢查公司員工的保密意識(shí)和技能，是否了解并遵守公司涉密文件管理制度。（三）問(wèn)題處理1.及時(shí)整改：對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任追究：對(duì)于違反公司涉密文件管理制度，造成機(jī)密信息泄露或其他嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織：公司應(yīng)定期組織涉密文件管理相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司涉密文件管理制度、保密技能等。2.覆蓋全員：確保公司全體員工都能接受涉密文件管理培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。（二）教育方式1.集中培訓(xùn)：通過(guò)舉辦培訓(xùn)班、講座等形式，對(duì)員工