測(cè)繪成果檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測(cè)繪成果檔案的科學(xué)管理，確保測(cè)繪成果檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測(cè)繪成果檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測(cè)繪成果檔案管理的部門(mén)和人員，包括但不限于測(cè)繪項(xiàng)目組、地理信息部門(mén)、工程部門(mén)以及相關(guān)行政管理人員等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司測(cè)繪成果檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則應(yīng)保證測(cè)繪成果檔案的齊全完整，涵蓋從測(cè)繪項(xiàng)目的策劃、實(shí)施到成果交付等各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類(lèi)文件材料，包括原始數(shù)據(jù)、觀測(cè)記錄、計(jì)算成果、圖件、報(bào)告等。3.準(zhǔn)確性原則測(cè)繪成果檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映測(cè)繪項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保其具有可靠性和權(quán)威性。4.保密性原則測(cè)繪成果往往涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等敏感信息，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，采取有效的保密措施，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮公司各部門(mén)和人員對(duì)測(cè)繪成果檔案的利用需求，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，方便快捷地提供檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定檔案管理制度負(fù)責(zé)制定和完善公司測(cè)繪成果檔案管理制度，明確檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行。2.檔案收集與整理組織開(kāi)展測(cè)繪成果檔案的收集工作，指導(dǎo)各部門(mén)和項(xiàng)目組及時(shí)、準(zhǔn)確地移交檔案材料；對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管與維護(hù)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、修復(fù)和數(shù)字化處理，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作，并做好銷(xiāo)毀記錄。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案動(dòng)態(tài)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案利用服務(wù)負(fù)責(zé)接待公司內(nèi)部人員對(duì)測(cè)繪成果檔案的查閱、借閱和復(fù)制申請(qǐng)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)；積極拓展檔案利用渠道，為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)創(chuàng)新提供有力保障。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.項(xiàng)目檔案管理規(guī)劃在測(cè)繪項(xiàng)目策劃階段，應(yīng)明確項(xiàng)目檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和要求，制定項(xiàng)目檔案管理工作計(jì)劃，確保項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目實(shí)施同步進(jìn)行。2.文件材料收集與整理組織項(xiàng)目組人員及時(shí)收集、整理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，對(duì)重要文件進(jìn)行審核把關(guān)，保證文件材料的質(zhì)量；督促項(xiàng)目組成員按照檔案管理要求，做好文件材料的分類(lèi)、編號(hào)和裝訂等工作。3.檔案移交在項(xiàng)目結(jié)束后，負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目組將整理好的項(xiàng)目檔案及時(shí)移交公司檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)，確保檔案移交的完整性和準(zhǔn)確性。4.檔案利用協(xié)調(diào)協(xié)助檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的利用工作，根據(jù)公司內(nèi)部人員的利用需求，提供必要的項(xiàng)目背景信息和技術(shù)支持，確保檔案能夠被合理有效地利用。（三）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.文件材料形成各部門(mén)和項(xiàng)目組在開(kāi)展測(cè)繪工作過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)測(cè)繪法律法規(guī)和公司檔案管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類(lèi)文件材料，并確保文件材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。2.文件材料初步整理對(duì)本部門(mén)或項(xiàng)目組形成的文件材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，編制文件材料目錄，為檔案移交做好準(zhǔn)備。3.配合檔案管理工作積極配合檔案管理部門(mén)的檔案收集、整理、鑒定、利用等工作，及時(shí)提供相關(guān)信息和資料，協(xié)助解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）檔案利用人員職責(zé)1.遵守利用規(guī)定嚴(yán)格遵守公司測(cè)繪成果檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求申請(qǐng)查閱、借閱和復(fù)制檔案，不得擅自更改、損毀、丟失檔案。2.保護(hù)檔案安全在利用檔案過(guò)程中，應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案受到損壞、污染或丟失；不得在非規(guī)定場(chǎng)所查閱檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.保守檔案機(jī)密對(duì)在利用檔案過(guò)程中知悉的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。三、測(cè)繪成果檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測(cè)繪項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)書(shū)、技術(shù)方案、合同協(xié)議等。2.測(cè)繪過(guò)程文件涵蓋原始觀測(cè)記錄、測(cè)量計(jì)算資料、繪圖底圖、數(shù)據(jù)處理成果、質(zhì)量檢查報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。3.測(cè)繪成果文件如地形圖、地籍圖、房產(chǎn)圖、地理信息數(shù)據(jù)、測(cè)繪報(bào)告等各類(lèi)最終測(cè)繪成果。4.其他相關(guān)文件與測(cè)繪項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、照片、錄像等資料。（二）收集要求1.及時(shí)性項(xiàng)目組應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理并移交檔案管理部門(mén)，確保檔案收集的時(shí)效性。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映測(cè)繪項(xiàng)目的全過(guò)程和實(shí)際情況，不得遺漏重要文件。3.準(zhǔn)確性文件材料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，簽字蓋章齊全，符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。（三）整理方法1.分類(lèi)按照測(cè)繪成果的類(lèi)型、專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域、形成時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為地形測(cè)繪檔案、地籍測(cè)繪檔案、房產(chǎn)測(cè)繪檔案、地理信息系統(tǒng)檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)為每一份檔案或一組相關(guān)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整，便于檢索利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、測(cè)繪成果檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)，具備良好的溫濕度控制條件和安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房布局庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置檔案架、柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案分類(lèi)順序進(jìn)行排列，便于檔案的存放和查找；同時(shí)，應(yīng)劃分出辦公區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，滿(mǎn)足檔案管理工作的需要。（二）保管設(shè)備1.溫濕度控制設(shè)備配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，確保庫(kù)房?jī)?nèi)溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.安全防護(hù)設(shè)備安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全防護(hù)設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控?cái)z像頭、防蟲(chóng)藥品、防鼠器具等，保障檔案的安全。3.存儲(chǔ)設(shè)備購(gòu)置符合檔案保管要求的檔案架、柜、盒等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放整齊、有序，便于管理和保護(hù)。（三）保管期限1.永久保管涉及國(guó)家機(jī)密、重要基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或?qū)景l(fā)展具有重大影響的測(cè)繪成果檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他測(cè)繪成果檔案根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，確定保管期限，一般分為30年、10年等不同檔次。（四）檔案保管措施1.定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問(wèn)題。2.清點(diǎn)核對(duì)每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符；對(duì)檔案的借閱、歸還情況進(jìn)行核對(duì)，防止檔案丟失或損壞。3.修復(fù)與數(shù)字化處理對(duì)破損、褪色、字跡模糊等有質(zhì)量問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；同時(shí)，根據(jù)公司檔案管理信息化建設(shè)的需要，逐步對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理效率和利用水平。五、測(cè)繪成果檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)專(zhuān)家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容審查文件內(nèi)容是否已無(wú)參考價(jià)值，是否與公司當(dāng)前業(yè)務(wù)和發(fā)展方向無(wú)關(guān)。2.時(shí)間因素根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，判斷檔案是否已達(dá)到保管期限。3.利用情況統(tǒng)計(jì)檔案的利用頻率，對(duì)多年未被利用且無(wú)潛在利用價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期或可能失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行初步篩選，列出需要鑒定的檔案清單。2.小組審查檔案鑒定小組對(duì)篩選出的檔案進(jìn)行逐一審查，詳細(xì)分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管狀況，提出鑒定意見(jiàn)。3.審批確定將鑒定小組的鑒定意見(jiàn)提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定需要銷(xiāo)毀的檔案清單。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.制定銷(xiāo)毀計(jì)劃根據(jù)審批確定的銷(xiāo)毀清單，制定詳細(xì)的銷(xiāo)毀計(jì)劃，明確銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。2.實(shí)施銷(xiāo)毀按照銷(xiāo)毀計(jì)劃，采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，并確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。3.銷(xiāo)毀記錄對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)，并存檔備查。六、測(cè)繪成果檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門(mén)因生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱、借閱和復(fù)制測(cè)繪成果檔案。2.外部利用根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可向外部單位或個(gè)人提供測(cè)繪成果檔案的查閱、借閱和復(fù)制服務(wù)，但必須嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，確保檔案信息安全。（二）利用流程1.申請(qǐng)公司內(nèi)部人員需要查閱、借閱和復(fù)制測(cè)繪成果檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《測(cè)繪成果檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、利用期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.審批檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限和利用情況等因素，確定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)；對(duì)于涉及重要檔案或外部利用申請(qǐng)，需報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱與借閱經(jīng)批準(zhǔn)后，利用人員憑有效證件到檔案管理部門(mén)查閱或借閱檔案；查閱檔案應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)制如需復(fù)制檔案，利用人員應(yīng)填寫(xiě)《測(cè)繪成果檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用監(jiān)督1.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督檔案管理部門(mén)在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)對(duì)利用現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保利用人員遵守檔案利用規(guī)定，保護(hù)檔案安全和機(jī)密。2.利用記錄建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄利用人員的姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、檔案名稱(chēng)、利用方式等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。3.違規(guī)處理對(duì)于違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理；如造成檔案損壞、丟失或泄露等嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、保密管理（一）保密制度1.保密責(zé)任明確公司全體員工在測(cè)繪成果檔案保密工作中的責(zé)任和義務(wù)，簽訂保密承諾書(shū)，確保保密工作落實(shí)到每一個(gè)人。2.保密措施采取多種保密措施，如物理隔離、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、保密培訓(xùn)等，防止測(cè)繪成果檔案信息的泄露。3.保密監(jiān)督建立保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)公司保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保保密工作有效開(kāi)展。（二）密級(jí)劃分根據(jù)測(cè)繪成果檔案涉及的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息的敏感程度，將檔案劃分為不同的密級(jí)，一般分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。（三）保密期限保密期限根據(jù)檔案的密級(jí)和實(shí)際情況確定，一般與檔案的保管期限相同；對(duì)于涉及重要商業(yè)秘密或國(guó)家機(jī)密的