欠條原件歸誰管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司欠條原件的管理，確保公司債權(quán)債務(wù)關(guān)系清晰明確，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及經(jīng)濟往來過程中產(chǎn)生的欠條原件管理。（三）基本原則1.合法性原則：欠條的形成及管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求。2.真實性原則：欠條所涉及的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，嚴禁虛假欠條。3.完整性原則：欠條原件應(yīng)包含完整的要素，如欠款金額、欠款事由、還款期限、雙方簽字等。4.保密性原則：對欠條原件所涉及的信息嚴格保密，防止信息泄露給公司造成不利影響。二、欠條原件的定義及范圍（一）定義欠條原件是指在經(jīng)濟往來中，由欠款方出具給公司，明確雙方債權(quán)債務(wù)關(guān)系的具有法律效力的書面憑證。（二）范圍1.因銷售商品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)形成的應(yīng)收賬款欠條。2.員工因公務(wù)借款形成的借條。3.其他與公司經(jīng)濟往來相關(guān)的欠款欠條。三、欠條原件的形成與審核（一）形成1.在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與欠款方溝通，根據(jù)實際情況起草欠條內(nèi)容。欠條內(nèi)容應(yīng)清晰、準確地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全貌，包括但不限于以下要素：欠款方名稱、地址、聯(lián)系方式。公司名稱、地址、聯(lián)系方式。欠款金額（大寫和小寫）。欠款事由。還款期限。違約責(zé)任（如有）。雙方簽字（或蓋章）及日期。2.欠條起草完成后，應(yīng)由欠款方簽字（或蓋章）確認。如欠款方為個人，需由本人簽字并按手?。蝗缜房罘綖閱挝?，需加蓋單位公章。（二）審核1.欠條形成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將欠條提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門重點審核欠條內(nèi)容的準確性、完整性以及與經(jīng)濟業(yè)務(wù)的一致性。2.審核要點包括：欠款金額是否與業(yè)務(wù)合同或相關(guān)協(xié)議一致。還款期限是否合理，是否符合公司資金回籠計劃。違約責(zé)任條款是否明確，是否有利于保障公司權(quán)益。雙方簽字（或蓋章）是否清晰、有效。3.財務(wù)部門審核通過后，在欠條原件上加蓋“財務(wù)審核章”，并留存一份復(fù)印件作為財務(wù)記賬依據(jù)。四、欠條原件的保管（一）保管責(zé)任部門1.對于因銷售商品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)形成的應(yīng)收賬款欠條，由銷售部門負責(zé)保管。2.對于員工因公務(wù)借款形成的借條，由借款員工所在部門負責(zé)保管。3.其他與公司經(jīng)濟往來相關(guān)的欠款欠條，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)確定保管責(zé)任部門，原則上由涉及業(yè)務(wù)的主要部門負責(zé)保管。（二）保管方式1.各保管責(zé)任部門應(yīng)設(shè)立專門的欠條原件保管檔案，將欠條原件按照類別、時間順序進行分類存放，并建立詳細的臺賬記錄，包括欠條編號、欠款方名稱、欠款金額、欠款事由、還款期限、保管狀態(tài)等信息。2.欠條原件應(yīng)存放在安全、保密的場所，如保險柜、文件柜等，并確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止欠條原件受潮、損壞或丟失。3.對于重要的欠條原件，如涉及金額較大或還款期限較長的，應(yīng)進行備份存儲，備份方式可采用電子掃描件或復(fù)印件，并與原件分開存放，以防止原件丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)相關(guān)信息。（三）保管期限1.應(yīng)收賬款欠條的保管期限為自欠款到期日起[X]年。在保管期限內(nèi)，如欠款方有還款行為或雙方就欠款事項有溝通協(xié)商記錄，保管期限應(yīng)自最后一次還款或溝通協(xié)商之日起重新計算[X]年。2.員工公務(wù)借款借條的保管期限為自借款結(jié)清之日起[X]年。3.其他欠款欠條的保管期限根據(jù)具體情況由公司另行規(guī)定，但不得少于自欠款到期日起[X]年。（四）保管期間的檢查與盤點1.各保管責(zé)任部門應(yīng)定期對欠條原件進行檢查，檢查頻率為每季度一次。檢查內(nèi)容包括欠條原件的完整性、存放狀態(tài)、保管環(huán)境等，確保欠條原件的安全。2.公司應(yīng)每年組織一次欠條原件的全面盤點工作，由財務(wù)部門牽頭，各保管責(zé)任部門配合。盤點時應(yīng)核對欠條原件與臺賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時查明原因并進行處理。3.對于檢查和盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如欠條原件損壞、丟失等，保管責(zé)任部門應(yīng)及時采取補救措施，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。如因保管不善導(dǎo)致公司權(quán)益受損，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、欠條原件的借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱欠條原件的，借閱人應(yīng)填寫《欠條原件借閱申請表》，詳細說明借閱事由、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.如借閱人為外部單位或個人，還需經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及財務(wù)部門負責(zé)人審核同意，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）借閱審批1.《欠條原件借閱申請表》提交后，由保管責(zé)任部門負責(zé)人進行初審，審核借閱申請的合理性和必要性。2.初審?fù)ㄟ^后，報財務(wù)部門負責(zé)人進行復(fù)審，重點審核借閱行為是否會對公司財務(wù)記錄和債權(quán)保障產(chǎn)生影響。3.最后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行終審，批準借閱申請。如涉及金額較大或重要的欠條原件借閱，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。（三）借閱登記1.借閱人憑審批通過的《欠條原件借閱申請表》到保管責(zé)任部門辦理借閱手續(xù)，保管責(zé)任部門應(yīng)在《欠條原件借閱登記簿》上詳細記錄借閱人姓名、部門、借閱欠條編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱時當(dāng)場核對欠條原件的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與保管責(zé)任部門溝通解決。（四）借閱期限與歸還1.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向保管責(zé)任部門提出申請，并經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將欠條原件歸還至保管責(zé)任部門，保管責(zé)任部門在收到歸還的欠條原件后，應(yīng)及時在《欠條原件借閱登記簿》上記錄歸還時間，并檢查欠條原件是否完好無損。3.如借閱人未能按時歸還欠條原件，保管責(zé)任部門應(yīng)及時催還。如因特殊原因無法按時歸還，借閱人應(yīng)提前向保管責(zé)任部門說明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。未經(jīng)批準逾期未還的，保管責(zé)任部門應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)措施，如暫停借閱人相關(guān)業(yè)務(wù)權(quán)限等，直至欠條原件歸還。（五）使用限制1.借閱人只能將欠條原件用于申請審批的借閱事由，不得擅自復(fù)印、拍照、外借或用于其他任何未經(jīng)授權(quán)的用途。2.在使用欠條原件過程中，借閱人應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露欠條原件信息。如因借閱人原因?qū)е虑窏l原件丟失、損壞或信息泄露，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟賠償責(zé)任。六、欠條原件的處置（一）到期還款處置1.當(dāng)欠條原件所涉及的欠款到期且欠款方按時足額還款時，保管責(zé)任部門應(yīng)在收到還款后，及時與欠款方辦理還款確認手續(xù)，并在欠條原件上注明“已還款”字樣及還款日期。2.已還款的欠條原件應(yīng)與相關(guān)還款憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、收款收據(jù)等）一并妥善保管，作為公司財務(wù)核算和債權(quán)債務(wù)結(jié)清的依據(jù)。保管期限按照本制度第四條第（三）款規(guī)定執(zhí)行。（二）逾期催收處置1.如欠條原件所涉及的欠款到期后欠款方未按時還款，保管責(zé)任部門應(yīng)及時將逾期情況通知業(yè)務(wù)部門，并配合業(yè)務(wù)部門進行催收工作。2.催收過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與欠款方保持溝通，了解欠款原因，并根據(jù)實際情況采取相應(yīng)的催收措施，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等。3.在催收過程中形成的相關(guān)記錄，如催款函回執(zhí)、電話錄音、上門拜訪記錄等，應(yīng)作為催收工作的重要證據(jù)，與欠條原件一并保管。（三）壞賬核銷處置1.對于經(jīng)過多次催收仍無法收回的欠款，符合公司壞賬核銷條件的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，填寫《壞賬核銷申請表》，詳細說明欠款形成原因、催收過程、預(yù)計壞賬損失金額等情況，并附上相關(guān)證據(jù)材料。2.《壞賬核銷申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，財務(wù)部門按照規(guī)定進行壞賬核銷賬務(wù)處理。3.已核銷的壞賬，如后期發(fā)現(xiàn)欠款方有還款能力或有新的還款線索，公司應(yīng)及時進行追償，并按照相關(guān)規(guī)定進行賬務(wù)調(diào)整。（四）其他處置1.如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、債權(quán)債務(wù)轉(zhuǎn)讓等原因需要對欠條原件進行特殊處置的，相關(guān)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并確保處置過程合法合規(guī)，保障公司權(quán)益不受損害。2.在欠條原件處置過程中，涉及的相關(guān)文件、資料、記錄等應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保管，以備后續(xù)查閱和審計。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督部門公司財務(wù)部門負責(zé)對欠條原件的管理情況進行定期監(jiān)督檢查，確保欠條原件的管理符合本制度要求。（二）考核內(nèi)容1.各保管責(zé)任部門對欠條原件的保管情況，包括是否按照規(guī)定分類存放、建立臺賬記錄、定期檢查盤點等。2.欠條原件的借閱與使用是否符合規(guī)定，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否規(guī)范，是否存在擅自復(fù)印、拍照、外借等違規(guī)行為。3.欠條原件的處置是否及時、準確，是否按照公司規(guī)定的程序進行壞賬核銷等處置工作。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.公司將欠條原件管理納入部門和員工績效考核體系，對管理不善的部門和個人進行相應(yīng)的扣分處理。2.對于在欠條原件管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如績效加分、獎金獎勵等。3.如因欠條原件管理不當(dāng)導(dǎo)致公司