檔案設(shè)備配備管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案設(shè)備配備管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門檔案設(shè)備的配備、使用、維護(hù)及管理?；驹瓌t1.滿足需求原則：根據(jù)公司檔案管理實(shí)際需要，合理配備檔案設(shè)備，確保能夠滿足檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用等工作要求。2.科學(xué)合理原則：遵循檔案管理的科學(xué)規(guī)律，選用先進(jìn)、適用、可靠的檔案設(shè)備，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。3.經(jīng)濟(jì)實(shí)用原則：在滿足檔案管理需求的前提下，充分考慮設(shè)備的性價(jià)比，降低采購(gòu)和使用成本。4.安全可靠原則：確保檔案設(shè)備的安全性能，保障檔案實(shí)體和信息的安全。檔案設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房設(shè)備1.檔案密集架根據(jù)庫(kù)房空間和檔案存儲(chǔ)量合理配置，應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠等功能。密集架的列數(shù)、節(jié)數(shù)、層數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求確定，通道寬度應(yīng)符合操作要求。密集架應(yīng)采用優(yōu)質(zhì)冷軋鋼板制作，表面應(yīng)進(jìn)行防銹、防腐處理。2.溫濕度控制設(shè)備配備溫濕度傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房溫濕度。安裝空調(diào)系統(tǒng)，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。配備除濕機(jī)、加濕器等輔助設(shè)備，以應(yīng)對(duì)溫濕度異常情況。3.消防設(shè)備按照國(guó)家相關(guān)消防標(biāo)準(zhǔn)，在庫(kù)房?jī)?nèi)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等消防設(shè)施。配備足夠數(shù)量的滅火器，放置在明顯、便于取用的位置。消防設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好。4.防盜設(shè)備安裝防盜門窗、防盜報(bào)警裝置等防盜設(shè)施，確保庫(kù)房安全。防盜報(bào)警裝置應(yīng)與公司安保部門或相關(guān)監(jiān)控中心聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。5.防蟲(chóng)、防鼠設(shè)備在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置防蟲(chóng)、防鼠設(shè)施，如防蟲(chóng)網(wǎng)、擋鼠板、鼠夾、鼠藥等。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防蟲(chóng)、防鼠檢查，及時(shí)清理庫(kù)房?jī)?nèi)的雜物，保持環(huán)境整潔。檔案整理設(shè)備1.電腦為檔案管理人員配備專用電腦，用于檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和管理。電腦應(yīng)具備較高的配置，以滿足檔案管理軟件的運(yùn)行需求。2.打印機(jī)根據(jù)工作需要，配備激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等打印設(shè)備，用于打印檔案整理過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、表格等。3.復(fù)印機(jī)配備復(fù)印機(jī)，方便檔案管理人員復(fù)印檔案資料。復(fù)印機(jī)應(yīng)具備較好的復(fù)印質(zhì)量和較高的復(fù)印速度。4.裝訂機(jī)用于檔案文件的裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固?？筛鶕?jù)實(shí)際需求選擇手動(dòng)裝訂機(jī)或電動(dòng)裝訂機(jī)。5.裁紙刀用于裁剪檔案紙張，使其規(guī)格符合檔案整理要求。6.檔案盒、文件夾選用符合國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、文件夾，用于分類存放檔案資料。檔案盒、文件夾應(yīng)具備較好的強(qiáng)度和耐久性，能夠有效保護(hù)檔案內(nèi)容。檔案存儲(chǔ)設(shè)備1.光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)根據(jù)檔案數(shù)字化工作需要，配備一定數(shù)量的光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)，用于存儲(chǔ)檔案電子數(shù)據(jù)。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量符合要求的產(chǎn)品。2.移動(dòng)硬盤(pán)作為檔案數(shù)據(jù)備份和轉(zhuǎn)移的存儲(chǔ)設(shè)備，方便檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行操作和管理。移動(dòng)硬盤(pán)應(yīng)具備較大的存儲(chǔ)容量和較好的穩(wěn)定性。檔案查閱利用設(shè)備1.檔案查閱桌椅在檔案查閱室配備足夠數(shù)量的桌椅，為查閱檔案的人員提供舒適的查閱環(huán)境。桌椅應(yīng)擺放整齊，便于查閱人員使用。2.電子查閱設(shè)備配備電腦、顯示器、閱讀器等電子查閱設(shè)備，方便查閱人員在線查閱檔案電子數(shù)據(jù)。電子查閱設(shè)備應(yīng)連接公司檔案管理系統(tǒng)，確保查閱的便捷性和安全性。檔案設(shè)備采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門根據(jù)檔案管理實(shí)際需求，每年年底前向檔案管理部門提交下一年度檔案設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)。2.檔案管理部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司檔案設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際情況，制定年度檔案設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃。3.年度檔案設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。采購(gòu)流程1.根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)工作。2.采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款。4.采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。5.設(shè)備到貨后，由檔案管理部門、使用部門和采購(gòu)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)設(shè)備驗(yàn)收單。檔案設(shè)備使用管理使用人員培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)組織對(duì)檔案設(shè)備使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的性能、操作方法、維護(hù)要求等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備操作規(guī)程、安全注意事項(xiàng)、日常維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)等。3.培訓(xùn)后，應(yīng)對(duì)使用人員進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗操作。使用登記1.檔案設(shè)備使用人員應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備使用登記表，詳細(xì)記錄設(shè)備的使用時(shí)間、使用人員、使用內(nèi)容等信息。2.使用登記表應(yīng)定期整理歸檔，作為設(shè)備使用情況統(tǒng)計(jì)和分析的依據(jù)。使用規(guī)范1.檔案設(shè)備使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)或進(jìn)行違規(guī)操作。2.在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。3.檔案設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理設(shè)備，關(guān)閉電源，將設(shè)備放置在指定位置。檔案設(shè)備維護(hù)管理日常維護(hù)1.檔案設(shè)備使用人員應(yīng)負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔、保養(yǎng)工作，保持設(shè)備的整潔和良好運(yùn)行狀態(tài)。2.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，如檢查設(shè)備的外觀、連接部件、運(yùn)行狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.按照設(shè)備維護(hù)手冊(cè)的要求，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，如更換耗材、添加潤(rùn)滑油等。定期維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案設(shè)備定期維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期和維護(hù)責(zé)任人。2.每年至少組織一次對(duì)檔案設(shè)備的全面維護(hù)，對(duì)設(shè)備進(jìn)行深度清潔、檢查、調(diào)試和維修。3.定期維護(hù)結(jié)束后，應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄維護(hù)情況和維護(hù)結(jié)果。故障維修1.檔案設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，維修人員應(yīng)根據(jù)設(shè)備故障情況，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。3.對(duì)維修后的設(shè)備應(yīng)進(jìn)行測(cè)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。維修記錄應(yīng)詳細(xì)記錄故障原因、維修過(guò)程和維修結(jié)果。4.如設(shè)備故障較為嚴(yán)重，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)修復(fù)，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，如啟用備用設(shè)備等，以確保檔案管理工作的正常進(jìn)行。檔案設(shè)備盤(pán)點(diǎn)管理盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案設(shè)備盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)人員和盤(pán)點(diǎn)方法。2.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，組織相關(guān)人員對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)等信息，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如設(shè)備丟失、損壞、賬實(shí)不符等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行記錄。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)撰寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)報(bào)告盤(pán)點(diǎn)情況、存在的問(wèn)題及處理建議。2.盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案設(shè)備管理工作規(guī)范有序。檔案設(shè)備報(bào)廢管理報(bào)廢條件1.檔案設(shè)備已超過(guò)使用年限，且無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高。2.因技術(shù)更新?lián)Q代，現(xiàn)有設(shè)備已無(wú)法滿足檔案管理工作需要。3.設(shè)備因不可抗力因素?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)。報(bào)廢申請(qǐng)1.檔案設(shè)備使用部門或管理部門填寫(xiě)檔案設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備報(bào)廢原因、設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用狀況等信息。2.報(bào)廢申請(qǐng)表應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行處理。2.報(bào)廢設(shè)備的處理方式包括變賣、捐贈(zèng)、銷毀等，應(yīng)根據(jù)設(shè)備實(shí)際情況選擇合適的處理方