檔案工作各項管理制度總則目的為加強公司檔案工作，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。檔案定義本制度所指檔案是公司在各項經(jīng)營、管理、業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、會議記錄、信函、圖紙、照片、音像資料等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實性與完整性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查找和利用，以滿足公司各項工作和決策的需要。4.安全保密原則：檔案管理應(yīng)采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。檔案管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.對公司各部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案資料支持和服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.負(fù)責(zé)公司檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和管理。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向綜合管理部門移交。2.負(fù)責(zé)對本部門形成的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.在檔案形成過程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保檔案的真實、準(zhǔn)確和完整。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。5.對本部門保管的檔案進行定期清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷的相關(guān)文件；公司各項規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等；公司對外發(fā)布的公告、通知、信函等；公司內(nèi)部的請示、報告、批復(fù)等文件。2.人事管理類：員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等相關(guān)資料；員工勞動合同、薪酬福利文件；員工檔案等。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：銷售合同、訂單、報價單；采購合同、協(xié)議；生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告；市場調(diào)研資料、客戶信息等。5.項目管理類：項目立項文件、可行性研究報告；項目規(guī)劃、設(shè)計文件；項目實施過程中的各類文件、資料；項目驗收報告等。6.其他類：公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書；公司參加的各類活動的相關(guān)資料；公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、備忘錄等。收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作中形成的各類文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清楚，格式規(guī)范。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其可讀性和可利用性。4.各類文件材料應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求移交至綜合管理部門。整理方法1.分類：檔案按照上述收集范圍進行分類，分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、項目管理類、其他類等六大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容分為若干小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號規(guī)則如下：一級編號：按照檔案類別，分別用字母A、B、C、D、E、F表示行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、項目管理類、其他類。二級編號：根據(jù)每大類下的小類內(nèi)容，用兩位數(shù)字表示。如行政管理類中的公司文件用A01表示，會議紀(jì)要用A02表示等。三級編號：按照檔案形成的時間順序，用四位數(shù)字表示年份，再用兩位數(shù)字表示月份，最后用兩位數(shù)字表示日期。如2023年5月10日形成的一份行政管理類文件，編號為A01230510。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整或裱糊，去除金屬物，按照一定的順序進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或抄寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。檔案的保管保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。檔案的利用利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：公司內(nèi)部人員查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改或損毀檔案。2.借閱手續(xù)：公司內(nèi)部人員借閱檔案，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間、歸還日期等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、攝影、攝像等。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和完好性。3.外部單位查閱手續(xù)：外部單位查閱公司檔案，須提交單位介紹信、查閱申請函，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、帶走檔案。如需復(fù)制檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按規(guī)定收取復(fù)制費用。利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）目的、內(nèi)容、期限、歸還日期等。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門相關(guān)人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。鑒定方法1.根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對已到保管期限的檔案進行全面審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價值，包括對公司歷史、業(yè)務(wù)、決策等方面的重要性。3.考慮檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，以及是否有其他補充材料可以替代。銷毀審批經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀實施檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和至少一名監(jiān)督人員共同實施。銷毀過程應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀方式、日期等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄對檔案銷毀情況應(yīng)進行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的清單、銷毀時間、地點、方式等，記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)公司檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和利用水平，方便檔案信息的存儲、檢索、共享和傳輸。數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)按照檔案編號和分類進行命名，并存儲在指定的服務(wù)器上。2.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、來源等信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.元數(shù)據(jù)管理：建立檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對檔案的相關(guān)元數(shù)據(jù)進行管理，包括文件格式、大小、存儲位置、掃描時間、錄入人員等信息。4.數(shù)據(jù)庫建設(shè)：構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描圖像和錄入數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和快速檢索。權(quán)限管理根據(jù)公司員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的檔案信息