檔案保密風(fēng)險管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的保密管理，防范檔案保密風(fēng)險，確保公司檔案信息的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密管理。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則建立健全檔案保密風(fēng)險防范機(jī)制，從制度、流程、技術(shù)等方面采取有效措施，預(yù)防檔案保密風(fēng)險的發(fā)生。2.分級管理原則根據(jù)檔案的重要性和敏感程度，對檔案進(jìn)行分級分類管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理措施。3.誰使用誰負(fù)責(zé)原則檔案的使用部門和人員對所使用檔案的保密安全負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定。4.依法依規(guī)原則檔案保密管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案管理活動合法合規(guī)。二、檔案保密管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保密管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.定期對公司檔案保密管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.負(fù)責(zé)對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案的管理和監(jiān)督，確保其安全保密。5.組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的保密意識和技能。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對本部門形成的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自泄露、銷毀或轉(zhuǎn)借他人。4.在檔案利用過程中，負(fù)責(zé)對利用檔案的情況進(jìn)行登記和跟蹤，并及時向檔案管理部門反饋。（三）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.因工作需要查閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出指定場所。3.使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、污損、標(biāo)記或撕毀檔案。4.使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。5.發(fā)現(xiàn)檔案存在保密風(fēng)險或安全隱患時，應(yīng)及時報告檔案管理部門。三、檔案分級分類管理（一）檔案分級根據(jù)檔案的重要性和敏感程度，將公司檔案分為絕密級、機(jī)密級、秘密級三個級別。1.絕密級檔案涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、技術(shù)訣竅、財務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級檔案涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶資料、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等，泄露后可能對公司的正常運(yùn)營和利益產(chǎn)生較大影響。3.秘密級檔案涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、人事檔案、行政文件等，泄露后可能對公司造成一定的不利影響。（二）檔案分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案等類別。1.文書檔案包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.人事檔案包括員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、薪酬、社保等資料。3.財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案包括市場營銷、銷售合同、采購訂單、項目文檔、客戶關(guān)系管理等資料。5.科技檔案包括研發(fā)項目文檔、技術(shù)資料、專利文件、產(chǎn)品設(shè)計圖紙等。6.聲像檔案包括照片、錄音、錄像、光盤等。（三）分級分類管理措施1.不同級別的檔案應(yīng)分別存放于不同的保密場所，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。2.對絕密級檔案實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制接觸人員范圍，并采取加密存儲、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。3.對機(jī)密級檔案實(shí)行雙人保管制度，建立嚴(yán)格的查閱審批流程，查閱時需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.對秘密級檔案的管理相對靈活，但也應(yīng)確保其安全保密，查閱時需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。5.各類檔案應(yīng)按照分類要求進(jìn)行整理和編號，便于查找和管理。四、檔案收集與整理保密要求（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料及時、完整地收集齊全。2.在收集檔案過程中，應(yīng)注意對涉及公司保密信息的文件材料進(jìn)行特別標(biāo)識和保護(hù)，避免泄露。3.對于從外部接收的檔案，如客戶提供的資料、合作方移交的文件等，應(yīng)在接收時進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查，簽訂保密協(xié)議，并按照公司檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整理。2.在整理過程中，應(yīng)注意對檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有保密信息泄露風(fēng)險或不符合保密要求的情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，應(yīng)在整理時進(jìn)行加密處理或采取其他保密措施，確保檔案信息安全。4.整理后的檔案應(yīng)形成清晰的目錄和索引，便于查找和利用。同時，應(yīng)將檔案的電子版本與紙質(zhì)版本進(jìn)行同步管理，并采取相應(yīng)的保密措施。五、檔案保管保密措施（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，對進(jìn)出人員進(jìn)行嚴(yán)格管理和監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。3.檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案分級分類管理的要求，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，對不同級別的檔案進(jìn)行分區(qū)存放。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、文件夾等方式進(jìn)行裝訂和存放，并按照編號順序排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名規(guī)范，確保電子檔案的存儲安全和便于檢索。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.聲像檔案應(yīng)按照其載體類型進(jìn)行分類保管，如照片應(yīng)沖洗成照片并裝入相冊，錄音、錄像資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲在硬盤上，并進(jìn)行標(biāo)識和編目。（三）日常維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存儲環(huán)境符合安全要求。如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮、發(fā)霉、蟲蛀、損壞等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)，確保電子檔案的存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等。同時，應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。六、檔案利用保密規(guī)定（一）利用審批1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.對于涉及絕密級檔案的查閱申請，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及機(jī)密級檔案的查閱申請，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及秘密級檔案的查閱申請，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可。3.檔案管理部門應(yīng)在接到查閱申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果通知查閱申請人。（二）查閱限制1.經(jīng)批準(zhǔn)查閱檔案的人員，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)?。ㄕ┥暾埍怼?，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱絕密級檔案時，必須由檔案管理人員在場監(jiān)督，并對查閱過程進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱人員不得擅自拍照、錄像或復(fù)制絕密級檔案內(nèi)容。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、標(biāo)記或撕毀檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱申請人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱和內(nèi)容、查閱目的、審批情況等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計。登記記錄的保存期限應(yīng)與檔案保管期限一致。七、檔案傳輸與共享保密要求（一）傳輸方式1.公司內(nèi)部檔案傳輸應(yīng)盡量采用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，確保傳輸過程的安全保密。如需通過外部網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案，應(yīng)采取加密傳輸?shù)劝踩胧鬏斶^程進(jìn)行監(jiān)控。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，不得通過公共郵箱、即時通訊工具等易泄露信息的方式進(jìn)行傳輸。（二）共享范圍1.檔案共享應(yīng)嚴(yán)格限定在公司內(nèi)部經(jīng)過授權(quán)的人員范圍內(nèi)，嚴(yán)禁將檔案共享給公司外部人員。2.在進(jìn)行檔案共享時，應(yīng)根據(jù)檔案的級別和敏感程度，設(shè)置不同的共享權(quán)限，確保共享人員只能訪問其工作所需的檔案內(nèi)容。（三）共享審批1.公司員工因工作需要共享檔案時，應(yīng)填寫《檔案共享申請表》，詳細(xì)說明共享檔案的目的、共享人員范圍、共享期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.對于涉及絕密級檔案的共享申請，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及機(jī)密級檔案的共享申請，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及秘密級檔案的共享申請，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可。3.檔案管理部門應(yīng)在接到共享申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果通知共享申請人。（四）共享記錄1.檔案管理部門應(yīng)對檔案共享情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括共享申請人姓名、部門、共享時間、共享檔案名稱和內(nèi)容、共享人員范圍、審批情況等信息。2.檔案共享記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計。記錄的保存期限應(yīng)與檔案保管期限一致。八、檔案銷毀保密規(guī)定（一）銷毀鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已超過保管期限或已無保存價值的檔案進(jìn)行清理和鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.檔案銷毀鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員共同參與，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、客觀。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，即使已超過保管期限，也應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查，確需銷毀的，應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行處理。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報檔案管理部門審批。2.對于涉及絕密級檔案的銷毀申請，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及機(jī)密級檔案的銷毀申請，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及秘密級檔案的銷毀申請，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可。3.檔案管理部門應(yīng)在接到銷毀申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果通知銷毀申請人。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)實(shí)施，并在指定的銷毀場所進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀，不得將檔案出售或捐贈給其他單位或個人。2.紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并確保存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.對于銷毀過程中產(chǎn)生的廢棄物，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，防止泄露檔案信息。（四）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱和數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。2.檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計。記錄的保存期限應(yīng)與檔案保管期限一致。九、保密監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司成立檔案保密管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對公司檔案保密管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組由檔案管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成。2.檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案保密管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告監(jiān)督小組。3.各部門應(yīng)定期對本部門的檔案保密管理工作進(jìn)行自查，確保檔案保密制度的有效落實(shí)。自查結(jié)果應(yīng)及時報告檔案管理部門。（二）外部審計1.公司應(yīng)定期委托外部審計機(jī)構(gòu)對公司檔案保密管理工作進(jìn)行審計，審計內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管安全情況、檔案利用和銷毀情況等。2.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時采