校園境外郵件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校園境外郵件的管理，規(guī)范郵件收發(fā)流程，確保郵件傳遞的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)，保障學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)各部門、各單位及全體師生員工涉及的境外郵件的收寄、分揀、運(yùn)輸、投遞等全過程管理。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保境外郵件內(nèi)容的安全，防止信息泄露。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證郵件信息準(zhǔn)確無誤，按照規(guī)定的時(shí)限和要求進(jìn)行處理和傳遞，提高郵件傳遞效率。3.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，確保郵件管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、職責(zé)分工（一）學(xué)校辦公室1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)校園境外郵件管理工作，制定相關(guān)管理制度和工作流程。2.對(duì)涉及學(xué)校重要事務(wù)、機(jī)密信息的境外郵件進(jìn)行審核和監(jiān)管。3.協(xié)調(diào)與郵政部門及其他相關(guān)單位的溝通與合作。（二）各部門、各單位1.負(fù)責(zé)本部門、本單位境外郵件的收寄、登記、保管等工作，并指定專人負(fù)責(zé)。2.對(duì)本部門、本單位收到的境外郵件進(jìn)行初步檢查，確保郵件內(nèi)容與工作相關(guān)，無違規(guī)違法信息。3.按照學(xué)校辦公室的要求，及時(shí)報(bào)送本部門、本單位境外郵件的統(tǒng)計(jì)信息。（三）收發(fā)室1.負(fù)責(zé)境外郵件的統(tǒng)一接收、分揀、登記和投遞工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行郵件簽收制度，確保郵件準(zhǔn)確無誤地送達(dá)收件人手中。3.對(duì)無法投遞的境外郵件，按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，并及時(shí)反饋相關(guān)信息。（四）師生員工1.遵守本制度，配合學(xué)校做好境外郵件的管理工作。2.按照規(guī)定的程序和要求寄發(fā)、接收境外郵件，確保郵件內(nèi)容真實(shí)、合法。3.對(duì)收到的境外郵件及時(shí)進(jìn)行處理，如有疑問或異常情況，及時(shí)向所在部門或?qū)W校辦公室報(bào)告。三、郵件收寄管理（一）寄件要求1.師生員工寄發(fā)境外郵件時(shí)，應(yīng)確保郵件內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，不得寄遞違禁物品。2.填寫郵件詳情單時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確、清晰地填寫收件人姓名、地址、聯(lián)系方式以及寄件人姓名、地址、聯(lián)系方式等信息。3.對(duì)于涉及學(xué)校重要事務(wù)、機(jī)密信息的境外郵件，寄件人應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并按照學(xué)校保密規(guī)定進(jìn)行處理。（二）審核與登記1.各部門、各單位指定的郵件管理人員對(duì)本部門、本單位師生員工寄發(fā)的境外郵件進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核郵件內(nèi)容是否合規(guī)、信息填寫是否準(zhǔn)確。2.審核通過后，郵件管理人員應(yīng)在郵件詳情單上簽字確認(rèn)，并進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括郵件編號(hào)、寄件人姓名、部門、聯(lián)系方式、收件人姓名、地址、郵件主題、重量、寄發(fā)時(shí)間等。3.對(duì)于審核不通過的境外郵件，郵件管理人員應(yīng)及時(shí)通知寄件人，并說明原因，要求寄件人進(jìn)行整改或重新處理。（三）交寄流程1.經(jīng)審核登記后的境外郵件，由各部門、各單位統(tǒng)一交至學(xué)校收發(fā)室。2.收發(fā)室工作人員對(duì)收到的境外郵件進(jìn)行再次檢查，核對(duì)郵件詳情單信息與實(shí)物是否一致，檢查郵件包裝是否完好。3.確認(rèn)無誤后，收發(fā)室工作人員按照郵政部門的要求進(jìn)行封裝、稱重、計(jì)費(fèi)等操作，并辦理交寄手續(xù)。四、郵件投遞管理（一）郵件接收1.收發(fā)室負(fù)責(zé)接收郵政部門投遞的境外郵件，并按照郵件詳情單上的收件人信息進(jìn)行分揀。2.對(duì)于收件人明確的郵件，收發(fā)室工作人員應(yīng)及時(shí)通知收件人前來領(lǐng)??；對(duì)于收件人不明確或無法聯(lián)系到收件人的郵件，收發(fā)室工作人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行再次投遞或退回處理。（二）簽收與領(lǐng)取1.收件人領(lǐng)取境外郵件時(shí)，應(yīng)出示有效身份證件，并在郵件簽收登記簿上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要郵件或涉及個(gè)人隱私的郵件，收件人應(yīng)在收發(fā)室指定地點(diǎn)進(jìn)行簽收，避免在公共場(chǎng)合泄露郵件內(nèi)容。3.如收件人委托他人代領(lǐng)境外郵件，代領(lǐng)人應(yīng)出示收件人的授權(quán)委托書和本人有效身份證件，并在郵件簽收登記簿上注明代領(lǐng)情況。（三）異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)境外郵件有破損、丟失、延誤等異常情況，收發(fā)室工作人員應(yīng)及時(shí)與郵政部門聯(lián)系，查明原因，并按照郵政部門的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.對(duì)于因異常情況導(dǎo)致郵件無法正常投遞或給收件人造成損失的，學(xué)校將協(xié)助收件人向郵政部門索賠，并根據(jù)實(shí)際情況追究相關(guān)責(zé)任。五、郵件安全與保密管理（一）安全管理1.學(xué)校收發(fā)室應(yīng)設(shè)置專門的郵件存放區(qū)域，確保郵件存放環(huán)境安全，防止郵件被盜、被損壞。2.加強(qiáng)對(duì)郵件運(yùn)輸過程的安全管理，選擇安全可靠的運(yùn)輸方式，確保郵件在運(yùn)輸過程中的安全。3.定期對(duì)郵件處理設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致郵件安全事故。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密信息的境外郵件進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.收發(fā)室工作人員和各部門、各單位郵件管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在郵件處理過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)機(jī)密郵件進(jìn)行單獨(dú)封裝、加密傳輸?shù)?，防止郵件內(nèi)容泄露。4.未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播境外郵件內(nèi)容。六、郵件統(tǒng)計(jì)與歸檔管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)校園境外郵件的收寄、投遞等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.各部門、各單位應(yīng)按照學(xué)校辦公室的要求，及時(shí)報(bào)送本部門、本單位境外郵件的統(tǒng)計(jì)信息，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括郵件數(shù)量、種類、寄發(fā)時(shí)間、收件人分布等。3.郵件統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。（二）歸檔管理1.收發(fā)室應(yīng)建立境外郵件收發(fā)檔案，對(duì)郵件詳情單、簽收登記簿等相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管。2.各部門、各單位對(duì)涉及本部門、本單位重要事務(wù)的境外郵件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，保存期限按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.郵件歸檔資料應(yīng)分類整理、編號(hào)存放，便于查詢和利用。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校辦公室定期對(duì)校園境外郵件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查郵件收寄、投遞、安全保密等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。2.各部門、各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門、本單位境外郵件管理工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門、單位限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將校園境外郵件管理工作納入學(xué)校各部門、各單位的績(jī)效考核體系，對(duì)工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致郵件安全事故或信息泄露的部門和個(gè)人