4s店油卡管理制度一、總則（一）目的為加強4S店油卡管理，規(guī)范油卡的使用、充值、保管等行為，確保油卡使用的合理性、安全性和經(jīng)濟性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于4S店全體員工，包括銷售人員、售后服務人員、管理人員等因工作需要使用油卡的人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：油卡的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.真實性原則：油卡使用記錄應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。3.合理性原則：根據(jù)工作實際需要，合理安排油卡的使用，杜絕浪費。4.安全性原則：加強油卡保管，確保油卡信息安全，防止丟失、被盜用等情況發(fā)生。二、油卡的申請與審批（一）油卡申請1.因工作需要使用油卡的員工，應提前填寫《油卡申請表》，詳細說明申請油卡的原因、預計使用里程、使用時間等信息。2.申請表需由申請人所在部門負責人簽字審核，確認情況屬實后提交至行政部門。（二）油卡審批1.行政部門收到《油卡申請表》后，對申請信息進行初步審核，重點審核申請原因是否合理、預計使用情況是否與工作任務相符等。2.審核通過后，將申請表提交至分管領導審批。分管領導根據(jù)實際情況進行審批，對于符合規(guī)定的申請予以批準，對于不合理的申請予以駁回并說明理由。3.經(jīng)分管領導批準后的《油卡申請表》由行政部門留存一份備案，另一份交財務部門作為油卡充值及后續(xù)核算的依據(jù)。三、油卡的充值與發(fā)放（一）充值流程1.財務部門根據(jù)經(jīng)審批的《油卡申請表》，定期統(tǒng)計需要充值的油卡信息，編制《油卡充值明細表》。2.按照公司財務管理制度，辦理油卡充值手續(xù)。充值款項從公司指定的賬戶支付，確保資金流向清晰、合規(guī)。3.充值完成后，財務部門將充值憑證及相關信息反饋給行政部門。（二）油卡發(fā)放1.行政部門收到財務部門反饋的充值信息后，負責將油卡發(fā)放給申請人。2.發(fā)放油卡時，需填寫《油卡發(fā)放登記表》，詳細記錄油卡卡號、發(fā)放時間、領取人等信息，并由領取人簽字確認。3.領取人應妥善保管油卡，如因個人原因?qū)е掠涂▉G失、損壞等情況，由領取人自行負責。四、油卡的使用（一）使用范圍1.油卡僅限用于4S店員工因工作需要外出執(zhí)行任務時的車輛加油，不得用于私人車輛加油或其他非工作用途。2.具體工作任務包括但不限于客戶接送、車輛維修及保養(yǎng)外出、市場調(diào)研、業(yè)務拓展等。（二）使用規(guī)定1.員工在使用油卡加油時，應選擇正規(guī)的加油站，并要求加油站工作人員提供加油發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應與油卡使用情況相符，包括加油時間、加油金額、加油站名稱等。2.加油后，員工需在發(fā)票上簽字確認，并在《油卡使用登記表》上詳細記錄加油日期、加油車輛車牌號、加油金額、行駛里程等信息。3.嚴禁員工通過虛構加油業(yè)務、虛開發(fā)票等方式套取油卡資金，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關規(guī)定嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。4.如因工作需要在外地加油且當?shù)丶佑驼緹o法提供正規(guī)發(fā)票的，員工應及時向行政部門說明情況，并提供其他有效證明材料（如加油小票、行程記錄等），經(jīng)行政部門核實后，方可作為油卡使用記錄的補充依據(jù)。（三）使用監(jiān)督1.行政部門定期對油卡使用情況進行抽查，檢查加油記錄是否完整、真實，發(fā)票是否合規(guī)等。2.財務部門在進行賬務處理時，應對油卡使用費用進行審核，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時與行政部門溝通核實。3.鼓勵全體員工對油卡使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對于查證屬實的舉報，公司將給予舉報人一定的獎勵。五、油卡的保管（一）保管責任1.油卡領取人負責油卡的日常保管，應妥善存放油卡，防止丟失、損壞或被盜用。2.如因保管不善導致油卡丟失或被盜用，領取人應立即向行政部門報告，并協(xié)助采取相應的補救措施，如掛失、凍結(jié)油卡等。由此造成的經(jīng)濟損失，由領取人承擔相應責任。（二）保管方式1.油卡應存放在安全可靠的地方，如個人保險柜、辦公室抽屜等，并確保存放環(huán)境干燥、通風，防止油卡損壞。2.不得將油卡隨意轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須轉(zhuǎn)借的，需經(jīng)行政部門批準，并辦理相關轉(zhuǎn)借手續(xù)。轉(zhuǎn)借期間，轉(zhuǎn)借人對油卡的安全負責。（三）密碼管理1.對于設置密碼的油卡，領取人應妥善保管密碼，不得將密碼告知他人。2.如因工作需要必須告知他人密碼的，需經(jīng)行政部門批準，并在使用完畢后及時修改密碼。六、油卡的報銷與核算（一）報銷流程1.員工每月應定期整理當月的油卡使用發(fā)票及相關記錄，填寫《油卡報銷申請表》。2.《油卡報銷申請表》需經(jīng)所在部門負責人簽字審核，確認油卡使用情況屬實后提交至財務部門。3.財務部門對報銷申請進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合規(guī)性，加油記錄與工作任務的相關性等。審核通過后，按照公司財務報銷制度進行報銷支付。（二）核算方法1.財務部門按照車輛類型、使用部門等對油卡使用費用進行分類核算，確保費用核算準確、清晰。2.每月末，財務部門根據(jù)油卡充值金額、實際使用金額等數(shù)據(jù)，編制《油卡使用情況統(tǒng)計表》，詳細反映油卡的充值、使用、結(jié)余等情況，并提交給行政部門及相關領導。七、油卡的盤點與清理（一）盤點周期1.行政部門定期對油卡進行盤點，盤點周期為每季度一次。2.盤點時間應選擇在季度末的最后一個工作日，確保盤點數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）盤點內(nèi)容1.核對油卡實物數(shù)量與《油卡發(fā)放登記表》記錄是否一致，檢查油卡是否存在丟失、損壞等情況。2.核實油卡的余額與財務部門記錄是否相符，如有差異，應及時查明原因并進行調(diào)整。3.檢查油卡的使用記錄是否完整、準確，發(fā)票是否合規(guī)，有無違規(guī)使用油卡的情況。（三）盤點報告1.盤點結(jié)束后，行政部門應編制《油卡盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括盤點時間、盤點范圍、盤點結(jié)果等。2.如發(fā)現(xiàn)油卡存在問題，應在報告中說明問題的具體情況及處理建議，并及時向公司領導匯報。3.根據(jù)盤點結(jié)果，對油卡管理中存在的問題進行分析總結(jié)，提出改進措施，不斷完善油卡管理制度。（四）油卡清理1.對于長期未使用或已不再需要的油卡，行政部門應及時進行清理。2.清理油卡時，需填寫《油卡清理申請表》，經(jīng)行政部門負責人審核、分管領導批準后，交財務部門辦理相關退款手續(xù)。3.財務部門在收到經(jīng)批準的《油卡清理申請表》后，按照公司財務制度將油卡余額退還至公司指定賬戶，并進行相應的賬務處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按本制度規(guī)定申請、審批、使用油卡的。2.虛構加油業(yè)務、虛開發(fā)票套取油卡資金的。3.將油卡用于私人車輛加油或其他非工作用途的。4.未妥善保管油卡導致丟失、被盜用的。5.拒絕配合油卡使用監(jiān)督檢查的。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，除責令其退還違規(guī)所得外，還將根據(jù)公司相關規(guī)定給予相應的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)績效獎金、工資等，直至解除勞動合同。3.如因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法