鮮活品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司鮮活品采購工作，確保采購的鮮活品質(zhì)量合格、價格合理、供應及時，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及鮮活品采購的部門和人員。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量優(yōu)良、新鮮度高的鮮活品，確保符合公司相關(guān)標準和要求。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當交易。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關(guān)系。二、采購計劃與預算（一）采購計劃制定1.需求部門提報：各需求部門應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前向采購部門提報鮮活品采購計劃。采購計劃應明確鮮活品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等詳細信息。2.采購部門匯總：采購部門收到各需求部門的采購計劃后，進行匯總整理，并結(jié)合庫存情況，制定公司整體的鮮活品采購計劃。3.計劃審核與調(diào)整：采購計劃需經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人及相關(guān)領(lǐng)導審核。如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，應及時辦理相關(guān)手續(xù)。（二）采購預算編制1.采購預算依據(jù)：采購預算應根據(jù)采購計劃、市場價格走勢、歷史采購數(shù)據(jù)等因素進行編制。2.預算編制流程：采購部門負責編制鮮活品采購預算草案，經(jīng)財務部門審核后，報公司領(lǐng)導審批。采購預算一經(jīng)批準，應嚴格執(zhí)行。三、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選標準具有合法經(jīng)營資質(zhì)，具備良好的商業(yè)信譽。具備穩(wěn)定的鮮活品供應能力，能夠滿足公司的采購需求。產(chǎn)品質(zhì)量符合國家相關(guān)標準和公司要求，提供質(zhì)量合格證明文件。價格合理，具有一定的價格優(yōu)勢。售后服務良好，能夠及時處理質(zhì)量問題和交貨延遲等情況。2.供應商開發(fā)渠道通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應商自薦等方式收集供應商信息。對潛在供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量控制體系、物流配送能力等。3.供應商評估與選擇采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括資質(zhì)審核、樣品檢驗、價格比較、服務能力等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應商，并與其簽訂采購合同。（二）供應商考核1.考核指標設定質(zhì)量指標：包括鮮活品的新鮮度、合格率、農(nóng)藥殘留量等。交貨指標：包括交貨準時率、交貨數(shù)量準確性等。價格指標：包括采購價格的合理性、價格波動情況等。服務指標：包括售后服務響應速度、處理問題的能力等。2.考核周期與方式采購部門定期對供應商進行考核，考核周期為[考核周期時長]?？己朔绞桨〝?shù)據(jù)統(tǒng)計分析、實地考察、客戶反饋等。3.考核結(jié)果應用根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎勵；對于考核不合格的供應商，及時發(fā)出整改通知，如整改后仍不符合要求，終止合作。四、采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)采購計劃，填寫鮮活品采購申請表，詳細說明采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負責人審批后提交給采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，對其進行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預算的合規(guī)性等。審核通過后，報采購部門負責人審批。如采購金額較大或涉及特殊采購項目，還需報公司領(lǐng)導審批。（三）采購實施1.詢價與比價采購人員根據(jù)采購需求，向多家供應商發(fā)出詢價函，獲取報價信息。對供應商的報價進行比較分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應商進行談判。2.合同簽訂采購人員與選定的供應商就采購價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款進行談判，達成一致后簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，確保采購活動的順利進行。3.訂單下達采購人員根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、鮮活品品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應及時傳遞給供應商，并要求供應商確認。（四）到貨驗收1.驗收準備采購部門提前通知質(zhì)量檢驗部門、需求部門等相關(guān)人員做好到貨驗收準備工作。質(zhì)量檢驗部門制定驗收標準和檢驗方法，準備好驗收所需的工具和設備。2.到貨檢驗鮮活品到貨后，質(zhì)量檢驗部門按照驗收標準對鮮活品的質(zhì)量進行檢驗，包括新鮮度、外觀、規(guī)格、重量、農(nóng)藥殘留量等方面。需求部門對鮮活品的數(shù)量、品種、規(guī)格等進行核對，確保與采購訂單一致。3.驗收結(jié)果處理如驗收合格，驗收人員在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，并跟蹤處理結(jié)果。（五）付款結(jié)算1.發(fā)票審核采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、準確性進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票金額、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、稅率等是否與采購合同一致。2.付款申請采購部門根據(jù)驗收合格的情況和采購合同約定，填寫付款申請表，附上發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，報財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，確保付款金額準確無誤、付款手續(xù)齊全。3.付款審批付款申請經(jīng)財務部門審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導根據(jù)公司資金狀況和審批權(quán)限進行審批。4.付款執(zhí)行財務部門根據(jù)公司領(lǐng)導的審批意見，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)，支付貨款給供應商。五、采購風險管理（一）市場風險1.價格波動風險關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格預警機制，及時掌握鮮活品價格波動情況。與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，或采用套期保值等方式降低價格波動風險。2.供應短缺風險加強與供應商的溝通與合作，建立穩(wěn)定的供應渠道。提前儲備一定數(shù)量的常用鮮活品，以應對突發(fā)供應短缺情況。（二）質(zhì)量風險1.加強供應商管理：嚴格篩選供應商，定期對供應商進行考核，確保供應商提供的鮮活品質(zhì)量合格。2.完善驗收環(huán)節(jié)：加強到貨驗收工作，嚴格按照驗收標準進行檢驗，確保不合格鮮活品不進入公司。3.建立質(zhì)量追溯體系：對采購的鮮活品建立質(zhì)量追溯檔案，記錄供應商、采購批次、驗收情況等信息，以便在出現(xiàn)質(zhì)量問題時能夠及時追溯和處理。（三）合同風險1.合同審核：在簽訂采購合同前，由法務部門或?qū)I(yè)人員對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)、權(quán)利義務明確。2.合同執(zhí)行跟蹤：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保雙方嚴格履行合同約定。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期審計：公司審計部門定期對鮮活品采購業(yè)務進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.采購部門自查：采購部門定期對本部門的采購工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公司領(lǐng)導匯報自查情況。（二）外部監(jiān)督1.接受供應商監(jiān)督：積極接受供應商的監(jiān)督，聽取供應商的意見和建議，不斷改進采購工作。2.接受相關(guān)部門檢查：主動接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的檢查，配合做好各項工作，確保公司采購活動合法合規(guī)。七、信息管理（一）采購信息收集1.市場信息收集：采購人員應關(guān)注市場動態(tài)，收集鮮活品的價格、質(zhì)量、供應情況等市場信息，并定期進行分析和整理。2.供應商信息管理：建立供應商信息檔案，記錄供應商的基本情況、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等信息，并及時更新。（二）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計：采購部門定期對采購業(yè)務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，包括采購金額、采購數(shù)量、采購品種、供應商分布等。2.采購數(shù)據(jù)分析：運用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購數(shù)據(jù)進行分析，找出采購工作中的問題和規(guī)律，為采購決策提供依據(jù)。八、培訓與考核（一）培訓1.采購業(yè)務培訓：定期組織采購人員參加采購業(yè)務培訓，提高采購人員的專業(yè)知識和技能，包括采購流程、供應商管理、談判技巧、質(zhì)量檢驗等方面。2.法律法規(guī)培訓：組織采購人員學習國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，增強采購人員的法律意識和合規(guī)意識。（二）考核1.采購人員考核：建立采購人員考核制度，從工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)能力等方面對采購人員進行考核。2.考核結(jié)果