高爾夫采購管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司高爾夫相關物資的采購管理流程，確保采購活動的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟性，滿足公司業(yè)務發(fā)展對高爾夫物資的需求，同時保障物資質(zhì)量，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與高爾夫采購相關的活動，包括但不限于高爾夫球具、球服、球包、練習場設備及相關耗材等的采購。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部相關規(guī)定。效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應保持公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。職責明確原則：明確各部門在采購活動中的職責，確保采購工作有序進行。采購職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購任務。尋找、篩選、評估供應商，建立和維護供應商檔案。執(zhí)行采購合同，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。負責采購成本的控制和分析，與供應商進行價格談判，爭取有利的采購條件。2.使用部門提出高爾夫物資的采購需求，詳細說明所需物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與供應商的評估和選擇，提供專業(yè)意見。對到貨物資進行驗收，確保物資符合使用要求。反饋物資使用過程中的問題，協(xié)助采購部門改進采購工作。3.財務部門負責審核采購預算，確保采購費用在預算范圍內(nèi)。參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。4.審計部門對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性。審查采購合同的合法性、完整性。對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。采購流程1.需求提出使用部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《高爾夫物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計使用時間、質(zhì)量要求等信息，并提交部門負責人審批。2.需求審批部門負責人對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性。對于金額較大或特殊的采購申請，需提交公司管理層審批。3.采購計劃制定采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容。4.供應商選擇與評估供應商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。供應商篩選：對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面，確定入圍供應商名單。供應商評估：采購部門會同使用部門等相關人員，對入圍供應商進行實地考察或樣品評估。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、售后服務等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行打分排名，選擇優(yōu)質(zhì)供應商。5.采購合同簽訂合同起草：采購部門與選定的供應商協(xié)商合同條款，起草采購合同。合同應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等內(nèi)容。合同審核：采購合同初稿完成后，提交財務部門、法務部門等相關部門進行審核。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、風險防范等方面。各部門提出修改意見，采購部門與供應商協(xié)商修改后，再次提交審核，直至合同審核通過。合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應商簽訂。簽訂后的合同原件由采購部門負責保管，并及時將副本分發(fā)給相關部門。6.采購訂單下達采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確訂單編號、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。7.采購跟蹤與催貨采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。對于可能影響交貨期的問題，及時與供應商協(xié)商解決。在交貨期臨近時，對供應商進行催貨，確保物資按時到貨。8.到貨驗收驗收準備：使用部門在物資到貨前，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。初步驗收：物資到貨后，采購部門通知使用部門進行驗收。驗收人員按照采購合同和相關標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進行初步驗收。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、規(guī)格不符、外觀損壞等問題，應及時記錄，并要求供應商當場確認。詳細驗收：對于重要或技術(shù)復雜的物資，使用部門可組織專業(yè)人員進行詳細驗收。詳細驗收內(nèi)容包括物資的性能、質(zhì)量等方面。驗收合格后，驗收人員在《高爾夫物資驗收單》上簽字確認。9.入庫與付款入庫：驗收合格的物資，由采購部門辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間等信息。倉庫管理人員根據(jù)《入庫單》對物資進行入庫登記，并妥善保管。付款：財務部門根據(jù)采購合同和《入庫單》、《驗收單》等相關憑證，審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。采購預算管理1.預算編制采購部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和高爾夫業(yè)務發(fā)展需求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度高爾夫采購預算。采購預算應明確各項采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購金額等內(nèi)容，并提交財務部門審核。2.預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，控制采購成本。如因業(yè)務發(fā)展需要調(diào)整采購預算，應按照公司預算調(diào)整流程進行申請和審批。3.預算監(jiān)控財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，分析預算執(zhí)行差異原因。對于預算執(zhí)行偏差較大的項目，及時與采購部門溝通，采取措施進行糾正。供應商管理1.供應商檔案建立采購部門對與公司有業(yè)務往來的供應商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應商基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、合作記錄、評估報告等。供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。2.供應商考核采購部門會同使用部門等相關人員，定期對供應商進行考核?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行評分排名，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商進行警告或淘汰。3.供應商激勵公司建立供應商激勵機制，對長期合作、產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良、服務周到的供應商給予一定的獎勵，如增加訂單量、優(yōu)先付款、提供合作機會等。通過激勵措施，提高供應商的積極性和合作意愿。采購風險管理1.風險識別采購部門會同相關部門，對采購過程中可能存在的風險進行識別，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、合同風險等。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級。3.風險應對措施針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。如對于供應商違約風險，可在合同中約定違約責任和賠償條款；對于質(zhì)量風險，加強驗收環(huán)節(jié)管理，要求供應商提供質(zhì)量保證；對于價格波動風險，可采用套期保值等方式進行應對；對于合同風險，加強合同審核和管理等。采購信息管理1.采購數(shù)據(jù)記錄采購部門應及時記錄采購活動中的各項數(shù)據(jù)，包括采購申請、采購計劃、供應商選擇、采購合同、采購訂單、到貨驗收、付款等信息。采購數(shù)據(jù)