集團綜合部管理制度一、總則（一）目的為加強集團綜合部的規(guī)范化管理，提高工作效率和服務質量，確保綜合部各項工作有序、高效開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團綜合部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項任務及時、準確完成。3.服務性原則：以服務集團各部門和員工為宗旨，提供優(yōu)質、周到的服務。4.保密性原則：對涉及公司機密的信息嚴格保密，防止泄露。二、組織架構與職責（一）組織架構綜合部設部門經理一名，副經理若干名，下設行政、文秘、后勤等崗位。（二）職責分工1.部門經理職責全面負責綜合部的管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調綜合部與其他部門之間的工作關系，確保各項工作順利進行。審核重要文件和報告，對綜合部工作進行監(jiān)督和指導。負責與外部相關單位的溝通與協(xié)調。2.行政崗位職責負責公司行政事務的處理，包括辦公用品采購、設備維護、車輛管理等。制定和完善行政管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織公司會議、活動等，做好會議記錄和活動安排。負責公司文件、檔案的收發(fā)、整理、歸檔和保管工作。3.文秘崗位職責起草、審核、印發(fā)公司各類文件、通知、報告等。負責公司領導講話稿、匯報材料等的撰寫。做好公司信息的收集、整理和報送工作，及時傳達公司各項政策和工作要求。協(xié)助部門經理處理日常事務，安排工作行程等。4.后勤崗位職責負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，確保辦公環(huán)境整潔舒適。管理公司食堂、宿舍等后勤保障設施，提供優(yōu)質的后勤服務。負責公司固定資產的登記、清查和盤點工作。協(xié)助做好公司安全保衛(wèi)工作，制定安全管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。三、行政管理制度（一）辦公用品管理1.采購各部門根據(jù)實際需求填寫辦公用品申購單，經部門負責人審核后交綜合部。綜合部定期匯總申購單，制定辦公用品采購計劃，經部門經理審批后進行采購。優(yōu)先選擇性價比高、質量可靠的辦公用品供應商，建立供應商檔案。2.發(fā)放綜合部根據(jù)辦公用品采購情況，及時將辦公用品發(fā)放至各部門。各部門指定專人負責辦公用品的領取和保管，建立領用臺賬。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，實行領用登記制度，明確使用責任人。3.使用與節(jié)約員工應合理使用辦公用品，避免浪費。鼓勵員工自帶水杯，減少一次性水杯的使用。定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，對節(jié)約使用辦公用品的部門和個人進行表揚和獎勵。（二）設備維護管理1.設備登記綜合部對公司所有辦公設備進行登記造冊，建立設備檔案，記錄設備名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。2.日常維護各部門負責本部門設備的日常清潔、保養(yǎng)和簡單故障排除。綜合部定期組織對辦公設備進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)和解決設備問題。對于專業(yè)性較強的設備，如服務器、網絡設備等，由專業(yè)技術人員進行維護。3.維修與更換設備出現(xiàn)故障時，使用部門應及時填寫設備維修申請單，注明故障情況和維修要求。綜合部接到維修申請單后，根據(jù)故障情況安排維修人員進行維修。對于無法修復或維修成本過高的設備，綜合部提出更換建議，經公司領導審批后進行更換。（三）車輛管理1.車輛調度綜合部負責公司車輛的統(tǒng)一調度和安排，根據(jù)工作需要合理調配車輛資源。各部門如需使用車輛，應提前填寫用車申請單，注明用車時間、地點、事由等信息，經部門負責人審核后交綜合部。綜合部根據(jù)用車申請單的先后順序和車輛使用情況進行派車，并及時通知用車部門和駕駛員。2.駕駛員管理駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。定期對駕駛員進行安全教育和培訓，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。駕駛員應做好車輛的日常保養(yǎng)和清潔工作，確保車輛性能良好。駕駛員應按照派車單指定的時間、地點和任務出車，不得擅自改變行車路線和任務。3.車輛費用管理車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由駕駛員憑有效票據(jù)到綜合部報銷。綜合部定期對車輛費用進行統(tǒng)計和分析，嚴格控制車輛費用支出。車輛維修、保養(yǎng)等費用應按照公司相關規(guī)定進行審批和報銷。（四）會議管理1.會議分類公司會議分為總經理辦公會、部門例會、專題會議等。2.會議組織總經理辦公會由總經理主持，綜合部負責會議的組織和記錄。部門例會由各部門負責人主持，本部門員工參加，綜合部負責會議通知。專題會議根據(jù)工作需要由相關部門或領導組織召開，綜合部協(xié)助做好會議安排。3.會議通知綜合部提前將會議時間、地點、議題等信息通知參會人員，確保參會人員按時參加會議。重要會議應提前準備會議資料，如會議議程、匯報材料等，并發(fā)放給參會人員。4.會議記錄會議記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議討論的主要問題、決策事項、工作安排等。會議記錄應及時整理，形成會議紀要，經會議主持人審核后印發(fā)給參會人員和相關部門。5.會議執(zhí)行與跟蹤各部門應按照會議決策事項認真組織實施，并及時向綜合部反饋工作進展情況。綜合部負責對會議決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促，確保各項工作落到實處。四、文秘管理制度（一）文件起草與審核1.文件起草文秘人員應根據(jù)公司領導的要求和工作需要，認真起草各類文件、通知、報告等。文件起草應內容準確、表述清晰、格式規(guī)范，符合公司的文風要求。2.文件審核文件起草完成后，由部門經理進行審核，重點審核文件內容的準確性、完整性和合規(guī)性。涉及重要事項或多個部門的文件，應組織相關部門進行會審。審核通過后的文件，由文秘人員按照規(guī)定的格式和程序進行印發(fā)。（二）文件收發(fā)與歸檔1.文件收發(fā)綜合部負責公司文件的收發(fā)工作，設立專門的文件收發(fā)崗位，明確工作職責。收到外部文件后，應及時進行登記、編號，并送部門經理閱批。根據(jù)部門經理的批示，將文件分發(fā)給相關部門辦理，并跟蹤文件辦理情況。公司內部文件由文秘人員負責起草、審核、印發(fā)，并做好文件的發(fā)放記錄。2.文件歸檔文秘人員應定期對公司文件進行整理和歸檔，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。文件歸檔應按照文件類別、時間順序等進行分類存放，便于查閱和檢索。建立電子文件檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化管理，提高文件查閱效率。（三）信息管理1.信息收集文秘人員應關注公司內外部信息動態(tài)，及時收集與公司相關的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、市場信息等。鼓勵員工積極提供信息線索，對提供有價值信息的員工給予適當獎勵。2.信息整理與報送對收集到的信息進行整理、分析和篩選，提取有價值的信息內容。定期編寫公司信息簡報，向公司領導和各部門報送公司工作動態(tài)、重要信息等。根據(jù)公司領導的要求，及時整理和報送專項信息報告。（四）領導講話稿與匯報材料撰寫1.領導講話稿撰寫文秘人員應根據(jù)公司領導的講話主題和要求，深入了解相關背景資料，精心撰寫領導講話稿。領導講話稿應語言生動、富有感染力，體現(xiàn)公司的工作思路和重點。在撰寫過程中，應與領導充分溝通，確保講話稿內容符合領導意圖。2.匯報材料撰寫根據(jù)公司工作需要，文秘人員負責撰寫各類匯報材料，如年度工作總結、專項工作匯報等。匯報材料應數(shù)據(jù)準確、內容詳實、邏輯清晰，能夠客觀反映公司的工作情況和成績。在撰寫匯報材料時，應廣泛收集相關資料，進行綜合分析和提煉。五、后勤管理制度（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.辦公區(qū)域清潔制定辦公區(qū)域清潔標準和工作流程，明確各區(qū)域的清潔責任人。保潔人員應按照清潔標準和工作流程，定期對辦公區(qū)域進行清掃、拖地、擦拭等清潔工作，確保辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生。定期對辦公區(qū)域的門窗、玻璃、燈具等進行清潔和維護，保持辦公環(huán)境的明亮和舒適。2.公共區(qū)域衛(wèi)生包括走廊、樓梯、電梯間、衛(wèi)生間等公共區(qū)域的衛(wèi)生管理。保潔人員應定時對公共區(qū)域進行清掃和消毒，及時清理垃圾和雜物，保持公共區(qū)域的干凈整潔。加強對衛(wèi)生間的管理，確保衛(wèi)生間無異味、設施完好。（二）食堂管理1.食品安全管理嚴格遵守食品安全法律法規(guī)，建立健全食品安全管理制度。食堂工作人員應持健康證上崗，定期進行健康檢查。加強對食品采購、儲存、加工、銷售等環(huán)節(jié)的管理，確保食品安全。2.餐飲服務管理合理安排食譜，保證飯菜質量和營養(yǎng)搭配。提高食堂工作人員的服務意識和水平，為員工提供優(yōu)質的餐飲服務。定期收集員工對食堂飯菜的意見和建議，及時進行改進。3.食堂費用管理嚴格控制食堂費用支出，做好成本核算和財務管理。食堂采購應實行公開招標或詢價采購，降低采購成本。定期公布食堂費用收支情況，接受員工監(jiān)督。（三）宿舍管理1.入住管理綜合部負責公司宿舍的統(tǒng)一管理，制定宿舍入住標準和申請流程。員工如需入住宿舍，應填寫宿舍入住申請表，經部門負責人審核后交綜合部。綜合部根據(jù)宿舍房源情況進行安排，并與員工簽訂宿舍入住協(xié)議。2.宿舍設施管理配備必要的宿舍設施，如床、桌椅、衣柜等，并定期進行檢查和維護。員工應愛護宿舍設施，如有損壞應及時報告綜合部，由綜合部安排維修。3.宿舍衛(wèi)生與安全管理制定宿舍衛(wèi)生管理制度，要求員工保持宿舍整潔衛(wèi)生。加強宿舍安全管理，禁止在宿舍內使用大功率電器、私拉亂接電線等，確保宿舍安全。（四）固定資產管理1.固定資產登記綜合部對公司固定資產進行全面清查和登記，建立固定資產臺賬，詳細記錄固定資產的名稱、型號、購置時間、使用部門、存放地點等信息。2.固定資產購置與處置各部門因工作需要購置固定資產，應填寫固定資產購置申請表，經部門負責人和公司領導審批后交綜合部統(tǒng)一采購。固定資產處置應按照公司相關規(guī)定進行審批，如報廢、出售等，并及時進行賬務處理。3.固定資產清查與盤點定期對固定資產進行清查和盤點，確保固定資產賬實相符。清查和盤點結果應形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。六、安全保衛(wèi)制度（一）安全保衛(wèi)職責1.綜合部安全保衛(wèi)職責制定公司安全保衛(wèi)制度和應急預案，并組織實施。負責公司安全保衛(wèi)工作的日常管理和監(jiān)督檢查，協(xié)調處理安全保衛(wèi)方面的問題。組織開展安全保衛(wèi)宣傳教育活動，提高員工的安全意識和防范能力。2.保安人員職責負責公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，嚴格執(zhí)行門禁制度，對進出人員和車輛進行登記和檢查。定時對公司辦公區(qū)域進行巡邏，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并處理。協(xié)助做好公司重大活動和會議的安全保衛(wèi)工作。（二）門禁管理1.人員出入管理公司員工憑工作證出入辦公區(qū)域，外來人員應經被訪部門或人員同意后，在門衛(wèi)處登記并領取臨時出入證，方可進入公司。嚴格控制外來人員的出入時間和范圍，禁止無關人員進入公司辦公區(qū)域。2.車輛出入管理公司車輛憑車輛通行證出入公司，外來車輛需經公司相關部門或人員批準后，在門衛(wèi)處登記并按指定路線行駛。對進出公司的車輛進行檢查，防止攜帶違禁物品進入公司。（三）巡邏管理1.巡邏路線與時間制定詳細的巡邏路線和時間安排，保安人員應按照規(guī)定的路線和時間進行巡邏。2.巡邏內容檢查辦公區(qū)域的門窗、水電設施等是否關閉和正常，有無安全隱患。查看是否有異常人員或情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理各類安全問題。做好巡邏記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況進行詳細記載。（四）安全事故應急處理1.應急預案制定針對可能發(fā)生的火災、盜竊、突發(fā)疾病等安全事故，制定相應的應急預案。2.應急演練定期組織安全事故應急演練，提高員工的應急處置能力和協(xié)同配合能力。3.事故處理發(fā)生安全事故時，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時向上級報告。對事故原因進行調查和分析，總結經驗教訓，提出改進措施，防止類似事故再次發(fā)生。七、保密制度（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密包括公司的技術秘密、產品配方、客戶信息、市場策略、財務數(shù)據(jù)等。2.公司文件與資料涉及公司機密的文件、報告、合同、協(xié)議等。3.其他應保密信息公司領導交辦的需要保密的事項。（二）保密措施1.人員管理與涉及公司機密的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。加強對員工的保密教育和培訓，提高員工的保密意識。2.文件管理對機密文件進行分類管理，設置專門的存放區(qū)域，并采取加密存儲等措施。嚴格控制機密文件的傳閱范圍，實行借閱登記制度。3.會議管理涉及公司機密的會議，應選擇安全保密的會議場所，并對參會