大學留學生檔案管理制度?

一、總則1.為加強對大學留學生檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，為學校教學、管理及留學生個人發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。2.留學生檔案工作遵循集中統(tǒng)一管理、確保安全、便于利用的原則，維護檔案的真實性、完整性和保密性。二、檔案管理職責分工1.國際交流學院-作為留學生檔案管理的牽頭部門，負責制定和完善留學生檔案管理工作流程及相關規(guī)范。-收集、整理新生入學時提交的各類原始材料，初步審核材料的完整性和準確性。-建立留學生個人檔案的電子和紙質目錄索引，便于查詢和管理。-負責與校內其他涉及留學生管理的部門（如教務處、學生處等）進行溝通協(xié)調，及時獲取需歸檔的相關材料。2.教務處-負責整理和提供留學生的學業(yè)成績、課程選修記錄、考試成績、學籍變動（如轉學、休學、復學等）等教學相關檔案材料，并定期移交至國際交流學院。-對涉及留學生教學檔案材料的真實性和準確性負責。3.學生處-負責收集、整理留學生在校期間的獎懲記錄、違紀處理情況、社會實踐活動記錄等學生管理相關檔案材料，并按時移交至國際交流學院。-確保學生管理檔案材料的完整性和規(guī)范性。4.其他相關部門-各學院負責提供本學院接收的留學生的專業(yè)學習表現(xiàn)評價、導師評語等相關材料，及時移交國際交流學院。-后勤管理部門若有涉及留學生在校生活方面（如住宿違規(guī)記錄等）的相關材料，應及時整理并移交國際交流學院。三、檔案收集范圍1.入學材料-個人基本信息表，包括姓名、性別、出生日期、國籍、護照號碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。-學歷證明材料（最高學歷畢業(yè)證書和學位證書的原件及翻譯件）。-成績單（高中或本科階段，需有官方蓋章及翻譯件）。-語言能力證明（如漢語水平考試HSK證書、英語雅思或托福成績等）。-個人簡歷。-推薦信（一般為兩封，來自原學校教師或相關負責人）。-健康證明（符合我國出入境衛(wèi)生檢疫要求的體檢報告）。-留學申請表及相關申請費用繳納憑證。2.在校學習材料-每學期課程成績單。-課程論文、實習報告、畢業(yè)設計（論文）等學業(yè)成果材料。-學籍變動材料，如轉學、休學、復學、退學等審批表。-參加學術活動、競賽獲獎等相關證明材料。3.在校生活材料-校內住宿登記信息。-獎懲記錄，包括學校及上級部門頒發(fā)的各類獎勵證書復印件和違紀處分決定書。-參與社團活動、志愿服務等社會實踐活動記錄。-心理咨詢記錄（如有）。4.畢業(yè)及離校材料-畢業(yè)鑒定，包括學業(yè)成績、思想表現(xiàn)、綜合素質評價等方面。-學位授予證明。-離校手續(xù)辦理清單。四、檔案整理與歸檔1.分類-按照檔案材料的性質和時間順序進行分類，如入學材料、學習材料、生活材料、畢業(yè)材料等。-每一大類再細分小類，例如學習材料可細分為成績單、學籍變動、學業(yè)成果等。2.編號-為每一位留學生檔案編制唯一的檔案編號，編號規(guī)則應簡潔明了，易于識別和管理，如“年份+國籍代碼+入學順序號”。3.裝訂-對紙張規(guī)格不一的檔案材料進行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。-使用專用的檔案裝訂設備和材料，將分類整理好的材料裝訂成冊，確保牢固、整齊。4.歸檔-紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，按照檔案編號順序排列上架，便于查找。-同時，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案材料的掃描件或數(shù)字化信息錄入數(shù)據(jù)庫，形成電子檔案，并與紙質檔案一一對應。五、檔案保管1.檔案庫房管理-檔案庫房應保持清潔、通風、干燥，溫度和濕度應控制在適宜范圍內（溫度一般為14-24℃，相對濕度為45%-60%）。-配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥品、防盜門、遮光窗簾等。-定期對檔案庫房進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檔案保管期限-留學生在校期間檔案應妥善保管。畢業(yè)后，檔案繼續(xù)保存[X]年，以備查詢和核實相關信息。-對于超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，銷毀過程需有專人監(jiān)督，并做好記錄。六、檔案利用1.內部查閱-校內相關部門因工作需要查閱留學生檔案，需填寫《留學生檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱人信息等，經部門負責人簽字同意后，提交國際交流學院審批。-審批通過后，查閱人需在檔案管理人員的陪同下在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案材料。-查閱完畢后，查閱人應在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.留學生本人查閱-留學生本人如需查閱個人檔案，應提前向國際交流學院提出書面申請，說明查閱原因。-經國際交流學院審核同意后，安排專門時間和地點供留學生查閱，檔案管理人員應在場監(jiān)督。3.對外提供檔案信息-如遇其他單位或機構因正當理由需要查詢留學生檔案信息，需提供正式的公函，說明查詢目的、查詢內容等。-國際交流學院在核實來函單位的資質和查詢需求后，經學校主管領導審批同意，按照規(guī)定的程序提供相關檔案信息，但應遵循保密原則，不得泄露留學生的個人隱私信息。七、檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和學校的保密制度，保守留學生檔案中的機密信息。2.檔案管理場所應具備必要的保密設施，限制無關人員進入。3.對于涉及留學生個人隱私、敏感信息（如宗教信仰、健康狀況等）的檔案材料，應采取嚴格的保密措施，未經本人同意或法律許可，不得向任何單位或個人泄露。八、檔案信息化建設1.逐步推進留學生檔案管理的信息化進程，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)。2.利用信息技術實現(xiàn)檔案的電子化采集、整理、存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務質量。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。九、監(jiān)督與考核1.學校成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對留學生檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.將留學生檔案管理工作納入相關