大學(xué)資產(chǎn)管理檔案管理制度?

一、總則1.為加強醫(yī)院資產(chǎn)管理檔案的科學(xué)管理，有效保護和利用檔案信息，保障醫(yī)院資產(chǎn)的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)院實際情況，特制定本制度。2.資產(chǎn)管理檔案是指醫(yī)院在資產(chǎn)采購、驗收、使用、維護、處置等全過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.醫(yī)院資產(chǎn)管理檔案工作遵循集中統(tǒng)一管理、分類歸檔、安全保密、便于利用的原則。二、管理職責1.資產(chǎn)管理部門-負責制定和完善資產(chǎn)管理檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等具體工作流程和規(guī)范。-對本部門形成的資產(chǎn)管理文件材料進行收集、整理，并定期移交至醫(yī)院檔案管理部門。-負責對資產(chǎn)從形成到處置全過程檔案資料的跟蹤管理，確保檔案資料的完整性和準確性。-配合檔案管理部門開展資產(chǎn)管理檔案的數(shù)字化建設(shè)、編研利用等工作。2.檔案管理部門-負責制定醫(yī)院資產(chǎn)管理檔案管理制度，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。-接收資產(chǎn)管理部門移交的各類資產(chǎn)管理檔案，對檔案進行集中統(tǒng)一保管。-對接收的資產(chǎn)管理檔案進行分類、編目、裝訂、上架等規(guī)范化整理，確保檔案管理的標準化和科學(xué)化。-負責資產(chǎn)管理檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。-負責資產(chǎn)管理檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定的程序和權(quán)限為醫(yī)院內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案利用支持。-組織開展資產(chǎn)管理檔案的數(shù)字化掃描、存儲和備份工作，推進檔案信息化建設(shè)。3.其他相關(guān)部門-負責本部門資產(chǎn)使用過程中產(chǎn)生的文件材料的收集、整理和初步審核工作，并及時移交至資產(chǎn)管理部門。-在資產(chǎn)清查、處置等工作中，配合資產(chǎn)管理部門和檔案管理部門提供相關(guān)檔案資料，協(xié)助完成檔案管理工作任務(wù)。三、檔案收集與整理1.收集范圍-資產(chǎn)采購相關(guān)資料：包括采購申請、采購預(yù)算、采購合同、招投標文件、供應(yīng)商資質(zhì)證明、驗收報告等。-資產(chǎn)驗收資料：驗收清單、驗收報告、資產(chǎn)質(zhì)量檢驗報告、技術(shù)參數(shù)文件等。-資產(chǎn)使用與維護資料：資產(chǎn)領(lǐng)用單、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修申請及維修記錄、設(shè)備運行日志等。-資產(chǎn)變更資料：資產(chǎn)調(diào)撥單、資產(chǎn)處置申請、資產(chǎn)評估報告、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記文件等。-其他與資產(chǎn)管理相關(guān)的資料：如資產(chǎn)盤點報告、資產(chǎn)報廢鑒定文件、資產(chǎn)清查工作報告等。2.收集要求-各部門應(yīng)指定專人負責資產(chǎn)管理文件材料的收集工作，確保文件材料收集的及時性和完整性。-文件材料應(yīng)真實、準確、有效，簽字蓋章等手續(xù)完備，紙張、字跡、圖像等符合檔案保存要求。-電子文件應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)中，并確保其可讀性和完整性，同時應(yīng)注明文件的名稱、日期、來源等關(guān)鍵信息。3.整理方法-資產(chǎn)管理部門按照資產(chǎn)類別、時間順序等對收集的文件材料進行初步整理，分類裝訂成冊，并編制目錄清單。-檔案管理部門接收資產(chǎn)管理部門移交的檔案后，按照醫(yī)院檔案分類編號方案進行統(tǒng)一分類、編號，編制檔案檢索工具，建立檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案保管1.保管設(shè)施-醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合國家相關(guān)標準。-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，嚴禁在庫房內(nèi)堆放易燃、易爆、易腐蝕等物品。2.保管期限-資產(chǎn)管理檔案的保管期限根據(jù)資產(chǎn)的性質(zhì)、價值、使用年限等因素確定，一般分為短期（1-5年）、中期（5-10年）和長期（10年以上）。-對于涉及重要資產(chǎn)、關(guān)鍵設(shè)備或具有重大歷史意義的檔案，應(yīng)永久保存。-檔案保管期限屆滿，由檔案管理部門會同資產(chǎn)管理部門進行鑒定，對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。3.檔案備份-檔案管理部門應(yīng)定期對資產(chǎn)管理檔案進行數(shù)字化備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。-定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、檔案利用1.查閱與借閱-醫(yī)院內(nèi)部各部門因工作需要查閱資產(chǎn)管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-如需借閱資產(chǎn)管理檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄查閱、借閱人員的姓名、部門、查閱（借閱）時間、歸還時間等信息。2.利用限制-查閱、借閱資產(chǎn)管理檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。-未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱、借閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。如有特殊需要，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。-對于涉及醫(yī)院商業(yè)秘密、敏感信息的資產(chǎn)管理檔案，應(yīng)嚴格限制查閱、借閱范圍，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱、借閱。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作-檔案管理部門會同資產(chǎn)管理部門定期對已到保管期限的資產(chǎn)管理檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理人員、資產(chǎn)管理人員及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。-鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、資產(chǎn)狀況等因素，確定檔案是否仍有保存必要。對于有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。2.銷毀程序-對經(jīng)鑒定需要銷毀的資產(chǎn)管理檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。-《檔案銷毀清冊》經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門和資產(chǎn)管理部門共同負責實施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。-銷毀工作完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字蓋章，并存檔備查。七、監(jiān)督與考核1.醫(yī)院審計部門和紀檢監(jiān)察部門負責對資產(chǎn)管理檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對資產(chǎn)管理檔案的收集、整理、保管、利用等工作進行審計和檢查。2.對在資產(chǎn)管理檔