腫瘤醫(yī)院檔案管理腫瘤病例專庫建設制度?

一、目的為加強腫瘤醫(yī)院腫瘤病例檔案的管理，提高腫瘤病例信息的完整性、準確性和安全性，便于臨床研究、教學、疾病防控及醫(yī)療質量提升，特建立腫瘤病例專庫，并制定本建設制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院內所有涉及腫瘤病例檔案收集、整理、存儲、利用等相關工作及人員。三、專庫建設原則1.科學性原則：依據腫瘤疾病分類標準、醫(yī)療信息管理規(guī)范等，科學規(guī)劃專庫的架構和存儲方式，確保病例信息的系統(tǒng)性和專業(yè)性。2.完整性原則：力求收錄醫(yī)院自成立以來所有腫瘤病例的完整信息，包括但不限于病歷、檢查檢驗報告、治療記錄、隨訪資料等。3.安全性原則：從物理安全、網絡安全等多方面保障病例檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.便捷性原則：建立高效的檢索和查詢系統(tǒng)，方便授權人員快速獲取所需病例信息，以滿足臨床、科研等工作需求。四、檔案收集1.來源渠道-臨床科室：各臨床科室負責收集本科室確診的腫瘤病例相關資料，在患者出院或診療結束后規(guī)定時間內（一般為[X]個工作日），整理并移交至檔案管理部門。-檢查檢驗科室：及時將腫瘤患者的各類檢查檢驗報告（如影像學檢查、病理檢查、實驗室檢驗等）傳遞至檔案管理部門，確保信息的及時、準確。-隨訪部門：隨訪過程中獲取的患者病情變化、康復情況等資料，定期整理后移交至檔案管理部門，納入腫瘤病例專庫。2.收集內容-患者基本信息：姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。-病歷資料：包括門診病歷、住院病歷、病程記錄、會診記錄、手術記錄等。-檢查檢驗報告：各類影像學檢查（如CT、MRI、PET-CT等）、病理檢查報告、實驗室檢驗結果（血常規(guī)、生化指標、腫瘤標志物等）。-治療記錄：治療方案（手術、化療、放療、靶向治療等）、用藥記錄、治療效果評估等。-隨訪資料：隨訪時間、方式、患者病情變化、生存狀態(tài)等信息。五、檔案整理1.分類標準-按照腫瘤類型分類：如肺癌、胃癌、乳腺癌、肝癌等，每個大類型下再根據具體的病理亞型細分。-按照病例年份分類：以患者首次確診年份為依據，便于統(tǒng)計不同時期的腫瘤病例情況。-按照治療方式分類：分為手術治療病例、非手術治療病例等，以便分析不同治療手段的效果。2.編號規(guī)則為每個腫瘤病例分配唯一的編號，編號應包含醫(yī)院代碼、年份、科室代碼、病例流水號等信息，確保編號的系統(tǒng)性和可識別性。3.數(shù)字化處理對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，將圖像轉化為電子文檔，并進行文字識別（OCR）處理，建立電子索引目錄，方便檢索和查詢。同時，對電子文檔進行加密存儲，確保信息安全。六、專庫存儲1.物理存儲-庫房建設：設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，配備溫濕度控制設備、消防設備、防蟲藥品等。-檔案裝具：采用標準的檔案架、檔案盒等裝具，對紙質檔案進行分類存放，標識清晰，便于查找。2.電子存儲-存儲系統(tǒng)：建立高性能的電子存儲服務器，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備，對數(shù)字化檔案進行備份存儲。同時，采用云存儲技術作為輔助存儲方式，提高數(shù)據的安全性和可靠性。-數(shù)據備份：制定嚴格的數(shù)據備份策略，定期對電子檔案進行全量備份和增量備份，備份數(shù)據存儲在異地機房，防止因自然災害等原因導致數(shù)據丟失。七、檔案利用1.申請流程-院內人員：因臨床診療、科研教學等需要查閱腫瘤病例檔案的，需填寫《腫瘤病例檔案查閱申請表》，注明查閱目的、所需病例范圍等信息，經所在科室負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。-院外人員：如科研合作單位、上級主管部門等，需查閱腫瘤病例檔案的，應提交單位介紹信、查閱申請函等相關材料，經醫(yī)院主管領導審批同意后，由檔案管理部門安排查閱。2.查閱方式-紙質檔案查閱：在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域進行查閱，不得將檔案帶出查閱室，如需復印，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。-電子檔案查閱：通過醫(yī)院內部信息系統(tǒng)，授權人員可在權限范圍內在線查閱電子檔案，嚴禁將電子檔案下載或轉發(fā)至外部設備。3.保密要求所有查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露腫瘤病例檔案中的患者個人信息和醫(yī)療數(shù)據。如有違反保密規(guī)定的行為，將按照醫(yī)院相關規(guī)定嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。八、質量控制1.定期檢查檔案管理部門定期對腫瘤病例專庫的檔案收集、整理、存儲等工作進行檢查，確保檔案信息的完整性、準確性和規(guī)范性。每季度至少進行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.數(shù)據審核在檔案數(shù)字化處理過程中，安排專人對數(shù)字化圖像和文字識別結果進行審核，確保電子檔案與紙質檔案內容一致，數(shù)據準確無誤。3.問題整改對檢查和審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時制定整改措施，明確整改責任人及整改期限，跟蹤整改效果，確保腫瘤病例專庫建設質量不斷提升。九、人員培訓1.新員工培訓對新入職的涉及腫瘤病例檔案管理工作的員工，進行系統(tǒng)的崗前培訓，內容包括檔案管理基礎知識、腫瘤病例專庫建設制度、檔案收集整理流程、信息安全保密等方面。2.在職人員培訓定期組織在職檔案管理人員參加業(yè)務培訓，邀請行業(yè)專家進行講座，學習最新的檔案管理技術和腫瘤醫(yī)學知識，不斷提高檔