大學(xué)會(huì)議室預(yù)約使用制度?

一、目的為了合理、高效地利用醫(yī)院的會(huì)議室資源，確保各部門及相關(guān)學(xué)術(shù)活動(dòng)、會(huì)議等的順利進(jìn)行，特制定本預(yù)約使用制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)各科室、部門以及因醫(yī)院相關(guān)事務(wù)有會(huì)議室使用需求的單位或個(gè)人。三、會(huì)議室管理與維護(hù)1.管理部門：醫(yī)院行政辦公室負(fù)責(zé)所有會(huì)議室的統(tǒng)籌管理、預(yù)約登記以及整體協(xié)調(diào)工作。2.設(shè)施維護(hù)：后勤保障部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常設(shè)施維護(hù)、設(shè)備檢查與維修，確保會(huì)議室的硬件設(shè)施處于良好運(yùn)行狀態(tài)。行政辦公室定期進(jìn)行監(jiān)督檢查。四、會(huì)議室預(yù)約流程1.預(yù)約申請(qǐng)-各科室、部門如需使用會(huì)議室，應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)包含以下信息：申請(qǐng)部門、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、使用時(shí)間（精確到起止時(shí)間）、會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)等。-若因緊急情況需臨時(shí)使用會(huì)議室，應(yīng)在使用前[X]小時(shí)與行政辦公室聯(lián)系，說(shuō)明情況并進(jìn)行口頭申請(qǐng)，事后及時(shí)補(bǔ)辦書面申請(qǐng)手續(xù)。2.審批流程-《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》提交至行政辦公室后，由行政辦公室工作人員根據(jù)會(huì)議室的使用安排情況進(jìn)行審核。-對(duì)于涉及醫(yī)院重要會(huì)議或大型學(xué)術(shù)活動(dòng)等特殊情況的申請(qǐng)，行政辦公室應(yīng)及時(shí)向醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行審批。-審批通過(guò)后，行政辦公室工作人員將以電話、郵件或內(nèi)部系統(tǒng)反饋等方式通知申請(qǐng)部門預(yù)約成功；若因會(huì)議室檔期沖突等原因無(wú)法批準(zhǔn)，也應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)部門，并協(xié)助其協(xié)商其他可用會(huì)議室或調(diào)整使用時(shí)間。3.確認(rèn)與變更-申請(qǐng)部門在接到預(yù)約成功通知后，如需對(duì)預(yù)約信息進(jìn)行變更（如使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等），應(yīng)至少提前[X]個(gè)小時(shí)告知行政辦公室，并重新填寫《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》進(jìn)行審批。-若未能按時(shí)使用會(huì)議室，申請(qǐng)部門應(yīng)提前[X]小時(shí)通知行政辦公室取消預(yù)約，以便將會(huì)議室重新安排給其他有需求的部門。無(wú)故不使用且未提前取消預(yù)約的部門，將記錄在案，情節(jié)嚴(yán)重的將影響后續(xù)會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)。五、會(huì)議室使用規(guī)范1.使用時(shí)間：申請(qǐng)部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)約的時(shí)間使用會(huì)議室，不得提前占用或超時(shí)使用。如因特殊情況需要延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.設(shè)備使用：使用部門應(yīng)在使用前熟悉會(huì)議室的各類設(shè)備（如投影儀、音響、麥克風(fēng)等）的操作方法，如有疑問(wèn)可聯(lián)系后勤保障部門技術(shù)人員協(xié)助。使用過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞。若因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修或賠償責(zé)任。3.衛(wèi)生保持：使用部門在會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室的垃圾，保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生。將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備、照明燈具、空調(diào)等，確保門窗關(guān)閉。4.安全注意：使用人員應(yīng)遵守消防安全規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙或使用明火。在會(huì)議期間注意保管好個(gè)人財(cái)物，如發(fā)生財(cái)物丟失或安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政辦公室及相關(guān)部門。六、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的科室或部門，行政辦公室將視情節(jié)輕重給予口頭警告、書面通報(bào)批評(píng)等處理。2.因違規(guī)使用會(huì)議室給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)部門或個(gè)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則1.本制度自