社區(qū)統(tǒng)一采購設備管理制度總則目的為規(guī)范社區(qū)統(tǒng)一采購設備的管理，提高采購效率，保證設備質量，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于社區(qū)內所有統(tǒng)一采購設備的活動，包括但不限于辦公設備、公共設施設備、維修維護設備等?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策。2.公平公正原則：確保采購過程公開透明，對所有供應商一視同仁。3.效益原則：追求采購效益最大化，在保證質量的前提下降低成本。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。采購計劃與預算管理采購需求調研1.各部門應定期對本部門及社區(qū)公共區(qū)域所需設備進行梳理，結合實際工作和發(fā)展需求，提出設備采購需求。2.社區(qū)管理委員會應組織相關人員對采購需求進行調研，充分征求意見，確保需求的合理性和必要性。采購計劃制定1.根據采購需求調研結果，由社區(qū)管理委員會牽頭，相關部門參與，制定年度采購計劃。2.采購計劃應明確設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內容。3.采購計劃應根據實際情況進行動態(tài)調整，如因工作需要增加或減少采購項目，應及時辦理相關手續(xù)。采購預算編制1.采購預算應根據采購計劃編制，明確各項采購費用的預算金額。2.采購預算應嚴格控制，確保不超出社區(qū)財務預算范圍。3.在采購過程中，如因特殊情況需要調整采購預算，應按照社區(qū)財務管理制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。供應商管理供應商選擇1.建立供應商庫，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從供應商庫中選擇合格的供應商。2.對供應商的資質、信譽、業(yè)績、產品質量、售后服務等進行綜合評估，確定入圍供應商名單。3.定期對供應商進行考核評價，對于考核不合格的供應商，及時從供應商庫中剔除。供應商合作1.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括設備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務等內容。2.建立與供應商的溝通協(xié)調機制，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.監(jiān)督供應商履行合同情況，確保設備按時、按質、按量供應。采購流程管理采購申請1.各部門根據采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息。2.采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交至社區(qū)管理委員會。采購審批1.社區(qū)管理委員會對采購申請表進行審核，根據采購金額大小，按照社區(qū)內部審批流程進行審批。2.采購金額較小的，由社區(qū)管理委員會主任審批；采購金額較大的，需提交社區(qū)居民代表大會或相關決策機構審議通過。采購實施1.根據審批通過的采購申請表，采購部門負責組織實施采購活動。2.采購人員應按照采購流程，選擇合適的采購方式，與供應商進行洽談、簽訂合同等。3.在采購過程中，采購人員應嚴格遵守法律法規(guī)和本制度規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。驗收管理1.設備到貨后，采購部門應及時通知使用部門和質量檢驗部門進行驗收。2.驗收人員應按照合同要求和相關標準，對設備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀、質量等進行檢查。3.驗收合格的設備，由驗收人員簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的設備，應及時與供應商協(xié)商處理。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.合同內容應包括設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等條款。3.采購合同簽訂前，應經社區(qū)管理委員會審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。合同執(zhí)行1.采購部門應負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應商應按照合同約定按時、按質、按量供應設備，提供相應的售后服務。3.如因供應商原因導致合同無法履行或出現(xiàn)違約行為，采購部門應及時采取措施，維護社區(qū)的合法權益。合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更或解除合同，應經雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應報社區(qū)管理委員會備案。采購資金管理資金預算1.采購資金預算應納入社區(qū)年度財務預算，確保采購資金的合理安排。2.采購部門應根據采購計劃和合同約定，編制采購資金預算明細，報社區(qū)財務部門審核。資金支付1.采購資金支付應嚴格按照社區(qū)財務管理制度的規(guī)定執(zhí)行，憑合法有效的票據進行支付。2.采購人員應及時辦理設備驗收手續(xù)，將驗收合格的相關資料提交至財務部門，作為資金支付的依據。3.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時支付采購資金。采購檔案管理檔案收集1.采購部門應負責收集采購活動過程中形成的各類文件資料，包括采購申請表、采購合同、驗收報告、發(fā)票等。2.采購檔案應按照時間順序和類別進行整理，確保檔案資料的完整性和準確性。檔案保管1.采購檔案應指定專人負責保管，建立檔案保管制度，確保檔案安全。2.檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和社區(qū)相關規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。2.查閱檔案時，應遵守檔案保管部門的相關規(guī)定，不得擅自復印、涂改、損毀檔案資料。監(jiān)督與考核內部監(jiān)督1.社區(qū)管理委員會應定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購過程合法合規(guī)、公開透明。2.審計部門應定期對采購資金使用情況進行審計，防止出現(xiàn)違規(guī)使用資金的行為。考核評價1.建立采購工作考核評價機制，對采購部門和采購人員的工作進行考核評價。2.考核評價內容包括采購計劃執(zhí)行情況、采購質量、采購成本控制、合同履行情況、售后服務等方面。3.根據考核評價結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購