煙草公司建立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煙草公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煙草公司各部門(mén)及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指煙草公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立綜合管理部門(mén)作為檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，提出檔案保管期限的建議。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。7.協(xié)助各部門(mén)做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等。5.公司的人事檔案，包括員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。6.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司的基建檔案，包括工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。8.公司的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄等。9.公司組織的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、照片、音像資料等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.將整理好的檔案按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列上架。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方案公司檔案分為行政管理類(lèi)、人事管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備管理類(lèi)、聲像檔案類(lèi)等七大類(lèi)。1.行政管理類(lèi)：包括公司的行政事務(wù)、公文處理、會(huì)議管理、印章管理、保密工作等方面的文件材料。2.人事管理類(lèi)：包括公司的人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)關(guān)系等方面的文件材料。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包括公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)監(jiān)督等方面的文件材料。4.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：包括公司的生產(chǎn)計(jì)劃、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、物資采購(gòu)、質(zhì)量管理、安全管理等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類(lèi)：包括公司的基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。6.設(shè)備管理類(lèi)：包括公司的設(shè)備購(gòu)置、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)、報(bào)廢更新等方面的文件材料。7.聲像檔案類(lèi)：包括公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類(lèi)別代碼：按照上述分類(lèi)方案，分別用兩位字母表示各類(lèi)檔案，如“XG”表示行政管理類(lèi)，“RS”表示人事管理類(lèi)等。4.順序號(hào)：按照檔案整理的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類(lèi)的第一份檔案編號(hào)為“2023XG001”。五、檔案的保管期限（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管期限確定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。2.考慮檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。3.對(duì)涉及公司重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)、核心技術(shù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）保管期限調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和檔案實(shí)際情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。調(diào)整時(shí)，由檔案管理部門(mén)提出意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。六、檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類(lèi)型分別存儲(chǔ)，并注明相關(guān)信息，如拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案信息的安全。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的查閱地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱或借閱。2.查閱或借閱檔案的外部單位應(yīng)遵守公司的檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.查閱或借閱結(jié)束后，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與外部單位溝通解決。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.堅(jiān)持既保證檔案的完整性，又避免不必要的留存，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。4.銷(xiāo)毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.檔案檢索利用：通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)，為用戶(hù)提供便捷的檔案檢索和利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。4.系統(tǒng)維護(hù)管理：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加