施工企業(yè)采購設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范施工企業(yè)設(shè)備采購管理工作，確保采購設(shè)備符合施工生產(chǎn)需求，保障設(shè)備質(zhì)量，控制采購成本，提高設(shè)備采購工作效率和效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各項目施工所需各類設(shè)備的采購管理活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)施工生產(chǎn)實際需求，合理確定設(shè)備采購的品種、規(guī)格、數(shù)量等，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、售后服務好的設(shè)備供應商和產(chǎn)品，確保設(shè)備滿足施工要求。3.成本控制原則：在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購信息透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定設(shè)備采購計劃，組織實施設(shè)備采購招標、詢價、談判等采購活動。2.選擇合格的設(shè)備供應商，建立供應商檔案，并對供應商進行評價和管理。3.簽訂設(shè)備采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的問題。4.負責采購設(shè)備的到貨驗收、付款申請等工作。（二）使用部門1.根據(jù)施工生產(chǎn)需要，提出設(shè)備采購申請，明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等要求。2.參與設(shè)備采購的技術(shù)談判、到貨驗收等工作，對設(shè)備的適用性和質(zhì)量進行確認。3.負責設(shè)備的安裝調(diào)試、使用培訓、日常維護保養(yǎng)等工作，及時反饋設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）技術(shù)部門1.提供設(shè)備采購的技術(shù)支持，協(xié)助確定設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能要求等。2.參與設(shè)備采購的技術(shù)談判，對設(shè)備的技術(shù)方案進行審核和評估。3.負責對采購設(shè)備進行技術(shù)驗收，確保設(shè)備符合技術(shù)要求。（四）財務部門1.審核設(shè)備采購預算，監(jiān)督采購資金的使用。2.負責辦理設(shè)備采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。（五）審計部門對設(shè)備采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、合法性，防范采購風險。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.使用部門應根據(jù)施工生產(chǎn)進度計劃、設(shè)備使用狀況及維修保養(yǎng)計劃等，提前[X]個月編制設(shè)備采購申請計劃，詳細列出所需設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容，并提交至采購部門。2.采購部門收到設(shè)備采購申請計劃后，應會同技術(shù)部門、財務部門等相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括設(shè)備需求的合理性、技術(shù)參數(shù)的準確性、采購預算的可行性等。經(jīng)審核無誤后，由采購部門匯總編制年度設(shè)備采購計劃。3.年度設(shè)備采購計劃應報公司主管領(lǐng)導審批后實施。如因施工生產(chǎn)需要調(diào)整采購計劃，使用部門應及時提出書面申請，經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導批準后，采購部門方可進行調(diào)整。（二）采購計劃的執(zhí)行1.采購部門應按照批準的設(shè)備采購計劃，制定具體的采購實施方案，明確采購方式、采購時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容，并組織實施采購活動。2.在采購過程中，采購部門應嚴格按照采購計劃執(zhí)行，不得擅自變更采購內(nèi)容。如遇特殊情況需要變更，應及時報公司領(lǐng)導批準，并重新調(diào)整采購計劃。3.采購部門應定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行過程中存在的問題，確保采購任務按時完成。四、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道收集設(shè)備供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等內(nèi)容。2.根據(jù)設(shè)備采購需求，采購部門從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并組織相關(guān)部門對潛在供應商進行實地考察和評估。考察評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務水平等。3.采購部門會同技術(shù)部門、使用部門等相關(guān)部門對潛在供應商進行綜合評價，評價結(jié)果分為合格、不合格兩個等級。對評價合格的供應商，列入合格供應商名錄；對評價不合格的供應商，不得列入合格供應商名錄，不得參與公司設(shè)備采購活動。（二）供應商的評價與考核1.采購部門應定期對合格供應商進行評價和考核，評價周期為每年一次。評價內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.采購部門應根據(jù)供應商評價結(jié)果，對供應商進行分類管理。對評價優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對評價不合格的供應商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如供應商在規(guī)定期限內(nèi)未完成整改或整改后仍不符合要求，采購部門應取消其合格供應商資格。3.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評價考核結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容，并及時更新檔案信息。（三）供應商的動態(tài)管理1.采購部門應密切關(guān)注供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、市場信譽等變化情況，及時調(diào)整供應商名錄。如發(fā)現(xiàn)供應商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲、價格大幅上漲等情況，采購部門應及時采取措施，如暫停合作、更換供應商等。2.采購部門應定期與供應商進行溝通和交流，了解供應商的需求和意見，共同探討改進合作方式和提高合作效率的方法。同時，采購部門應向供應商宣傳公司的采購政策和要求，確保供應商能夠按照公司要求提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務。五、采購方式管理（一）招標采購1.對于金額較大、技術(shù)復雜、市場競爭充分的設(shè)備采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進行，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。2.招標文件應明確招標項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價格條款、評標標準等內(nèi)容。招標公告應在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)媒體等渠道發(fā)布，吸引潛在供應商參與投標。3.開標應在規(guī)定的時間和地點公開進行，由采購部門主持，邀請相關(guān)部門和監(jiān)督人員參加。評標應按照招標文件規(guī)定的評標標準進行，由評標委員會對投標文件進行評審，推薦中標候選人。定標應根據(jù)評標委員會的推薦意見，由公司主管領(lǐng)導確定中標供應商，并簽訂采購合同。（二）詢價采購1.對于金額較小、技術(shù)簡單、市場貨源充足的設(shè)備采購項目，可采用詢價采購方式。詢價采購應向至少三家以上合格供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.詢價通知書應明確詢價項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價格條款等內(nèi)容。采購部門應根據(jù)供應商的報價情況，進行綜合比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商，并簽訂采購合同。（三）談判采購1.對于一些特殊設(shè)備或獨家供應的設(shè)備采購項目，可采用談判采購方式。談判采購應與單一供應商進行談判，就設(shè)備的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價格條款等內(nèi)容進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂采購合同。2.在談判過程中，采購部門應充分了解供應商的報價構(gòu)成和成本情況，掌握談判技巧，爭取有利的采購條件。同時，采購部門應嚴格遵守談判紀律，確保談判過程的公平、公正、公開。（四）緊急采購1.因施工生產(chǎn)急需設(shè)備，且無法按照正常采購程序進行采購時，可采用緊急采購方式。緊急采購應經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后實施，并做好相關(guān)記錄。2.緊急采購應選擇合格供應商中能夠最快提供設(shè)備的供應商進行采購。采購部門應與供應商簽訂緊急采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期等內(nèi)容，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保設(shè)備及時到貨。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門應在確定中標供應商或成交供應商后，及時與供應商簽訂設(shè)備采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務。2.采購合同應包括以下主要條款：設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務、違約責任等。同時，采購合同應明確合同的生效條件、變更和解除條件等內(nèi)容。3.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交法律部門進行審核。法律部門應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。經(jīng)審核無誤后，由采購部門與供應商簽訂正式合同。（二）合同的履行1.采購部門應按照采購合同約定，及時向供應商支付預付款項，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。2.供應商應按照采購合同約定的時間、地點和方式交付設(shè)備，并提供相關(guān)的技術(shù)資料和售后服務。采購部門應組織相關(guān)部門對設(shè)備進行到貨驗收，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量、數(shù)量等不符合合同約定，應及時與供應商協(xié)商解決。3.在合同履行過程中，如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，雙方應及時協(xié)商解決，并簽訂補充協(xié)議或變更合同。（三）合同的變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、施工生產(chǎn)需要等原因需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為采購合同的組成部分，與采購合同具有同等法律效力。2.如因供應商違約、不可抗力等原因?qū)е虏少徍贤瑹o法繼續(xù)履行或部分無法履行，雙方應協(xié)商解除合同。解除合同應簽訂書面解除協(xié)議，并明確雙方的權(quán)利和義務。同時，雙方應按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，處理合同解除后的善后事宜。（四）合同的歸檔與保管1.采購部門應負責采購合同的歸檔與保管工作。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交財務部門、使用部門等相關(guān)部門，并將合同原件整理歸檔，建立合同臺賬。2.合同臺賬應記錄合同的編號、簽訂日期、供應商名稱、設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、合同履行情況等內(nèi)容。采購部門應定期對合同臺賬進行核對和更新，確保合同信息的準確性和完整性。3.采購合同的保管期限應按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，采購部門應按照檔案管理規(guī)定對合同進行銷毀或移交。七、到貨驗收管理（一）驗收準備1.采購部門在設(shè)備到貨前，應通知使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門做好驗收準備工作。使用部門應安排熟悉設(shè)備性能和操作的人員參與驗收，技術(shù)部門應準備好驗收所需的技術(shù)資料和檢測工具。2.采購部門應與供應商溝通確定設(shè)備的到貨時間、運輸方式等信息，并要求供應商提供設(shè)備的質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品說明書、操作手冊等相關(guān)資料。（二）驗收程序1.設(shè)備到貨后，采購部門應及時組織使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同約定和相關(guān)標準規(guī)范，對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等進行檢查。2.技術(shù)部門應按照技術(shù)要求對設(shè)備進行性能測試和調(diào)試，確保設(shè)備能夠正常運行。使用部門應檢查設(shè)備的操作界面、功能設(shè)置等是否符合使用要求，并對設(shè)備進行試操作。3.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺、規(guī)格不符等情況，驗收人員應及時填寫驗收記錄，并要求供應商限期整改或更換設(shè)備。供應商整改或更換設(shè)備后，采購部門應組織再次驗收，直至設(shè)備符合要求為止。（三）驗收報告1.驗收完成后，驗收人員應填寫設(shè)備驗收報告，詳細記錄設(shè)備的驗收情況，包括驗收時間、地點、驗收人員、設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等內(nèi)容。2.驗收報告應由驗收人員簽字確認，并加蓋采購部門、使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門的公章。驗收報告一式多份，分別報送采購部門、財務部門、使用部門等相關(guān)部門存檔。八、付款管理（一）付款申請1.采購部門應在設(shè)備到貨驗收合格后，按照采購合同約定的付款方式和時間節(jié)點，及時向財務部門提交付款申請。付款申請應包括采購合同編號、供應商名稱、設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容，并附設(shè)備驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。2.財務部門收到付款申請后，應按照公司財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性、付款金額的準確性等。經(jīng)審核無誤后，財務部門方可辦理付款手續(xù)。（二）付款審批1.付款申請經(jīng)財務部門審核后，應按照公司審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導審批。付款審批應根據(jù)采購金額的大小，分別由不同級別的領(lǐng)導進行審批。2.審批通過后，財務部門應及時安排資金，按照采購合同約定的付款方式向供應商支付款項。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。（三）付款記錄1.財務部門應建立付款記錄臺賬，記錄每筆設(shè)備采購款項的支付情況，包括付款日期、供應商名稱、采購合同編號、付款金額、付款方式等內(nèi)容。2.付款記錄臺賬應定期與采購合同臺賬、供應商往來賬等進行核對，確保付款信息的準確性和一致性。同時，財務部門應定期對付款情況進行分析和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中存在的問題。九、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對設(shè)備采購過程中的風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量風險、價格風險、交貨期風險等。2.采購部門應根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施，明確風險應對責任人和時間節(jié)點，降低采購風險對公司造成的損失。（二）風險應對措施1.供應商違約風險：采購部門應在采購合同中明確供應商的違約責任，加強對供應商的監(jiān)督和管理，定期對供應商進行評價和考核，確保供應商能夠按照合同約定履行義務。如發(fā)現(xiàn)供應商違約，應及時采取措施，如要求供應商承擔違約責任、更換供應商等。2.質(zhì)量風險：采購部門應加強對設(shè)備質(zhì)量的控制，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，要求供應商提供質(zhì)量證明文件和售后服務承諾。同時，采購部門應組織相關(guān)部門對設(shè)備進行嚴格的到貨驗收和質(zhì)量檢驗，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量問題，應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商承擔相應的質(zhì)量責任。3.價格風險：采購部門應加強對市場價格的監(jiān)測和分析，定期收集市場價格信息，掌握價格波動趨勢。在采購過程中，采購部門應通過招標、詢價、談判等方式，選擇合理的采購價格，降低價格風險。同時，采購部門應與供應