外貿(mào)公司銷售部管理制度總則制度目的本制度旨在規(guī)范外貿(mào)公司銷售部的各項工作流程，提高銷售團隊的工作效率和業(yè)績，確保公司銷售目標的順利實現(xiàn)，同時維護公司與客戶的良好合作關(guān)系，促進公司業(yè)務(wù)的持續(xù)健康發(fā)展。適用范圍本制度適用于外貿(mào)公司銷售部全體員工，包括銷售經(jīng)理、業(yè)務(wù)員、跟單員等相關(guān)崗位人員。基本原則1.客戶至上原則：始終將客戶需求放在首位，努力滿足客戶期望，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，以客戶滿意度作為衡量工作的重要標準。2.團隊協(xié)作原則：強調(diào)部門內(nèi)部及與其他部門之間的協(xié)作配合，形成合力，共同推動公司業(yè)務(wù)發(fā)展。3.業(yè)績導(dǎo)向原則：以銷售業(yè)績?yōu)楹诵?，建立科學合理的績效考核體系，激勵員工積極拓展業(yè)務(wù)，提升銷售業(yè)績。4.合規(guī)經(jīng)營原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，依法開展業(yè)務(wù)活動，確保公司運營的合法性和規(guī)范性。崗位職責銷售經(jīng)理1.銷售計劃制定與執(zhí)行根據(jù)公司年度銷售目標，制定銷售部季度、月度銷售計劃，并組織實施。分解銷售任務(wù)至各業(yè)務(wù)員，明確銷售目標、重點客戶及銷售策略。2.團隊管理與指導(dǎo)負責銷售團隊的日常管理工作，包括人員招聘、培訓、績效考核、激勵等。定期組織銷售團隊內(nèi)部培訓和經(jīng)驗分享會，提升團隊整體業(yè)務(wù)水平和銷售能力。指導(dǎo)業(yè)務(wù)員開展業(yè)務(wù)工作，解決業(yè)務(wù)過程中遇到的問題，提供必要的支持和幫助。3.客戶關(guān)系維護負責與重要客戶的溝通與協(xié)調(diào)，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。及時了解客戶需求和市場動態(tài)，反饋客戶意見和建議，為公司產(chǎn)品研發(fā)和市場策略調(diào)整提供依據(jù)。4.銷售數(shù)據(jù)分析與決策定期收集、整理銷售數(shù)據(jù)，進行銷售數(shù)據(jù)分析，評估銷售業(yè)績和市場趨勢。根據(jù)銷售數(shù)據(jù)分析結(jié)果，制定針對性的銷售策略和行動計劃，優(yōu)化銷售流程，提高銷售效率。5.市場拓展與業(yè)務(wù)創(chuàng)新關(guān)注行業(yè)動態(tài)和競爭對手情況，積極尋找新的市場機會和業(yè)務(wù)增長點。推動銷售部業(yè)務(wù)創(chuàng)新，探索新的銷售模式和合作方式，提升公司市場競爭力。業(yè)務(wù)員1.客戶開發(fā)與維護通過各種渠道積極開發(fā)新客戶，拓展海外市場，建立客戶資源庫。定期回訪客戶，了解客戶需求變化，維護良好的客戶關(guān)系，提高客戶滿意度和忠誠度。2.銷售業(yè)務(wù)執(zhí)行根據(jù)銷售計劃，負責具體客戶的銷售工作，與客戶進行商務(wù)談判，簽訂銷售合同。跟進訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。及時處理客戶反饋的問題和投訴，積極解決業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的各種問題，保障業(yè)務(wù)順利進行。3.市場信息收集關(guān)注市場動態(tài)和競爭對手情況，收集相關(guān)市場信息，及時反饋給銷售經(jīng)理。分析市場需求和客戶偏好，為公司產(chǎn)品研發(fā)和市場推廣提供參考建議。跟單員1.訂單跟進負責銷售訂單的全程跟進，包括訂單下達、生產(chǎn)安排、出貨協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)。及時與生產(chǎn)部門溝通，確保訂單生產(chǎn)進度符合要求，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。跟蹤貨物運輸情況，確保貨物按時、安全送達客戶手中，及時向客戶反饋物流信息。2.單證制作與審核根據(jù)銷售合同和客戶要求，制作各類出口單證，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單等。對制作的單證進行仔細審核，確保單證內(nèi)容準確無誤，符合國際貿(mào)易慣例和客戶要求。協(xié)助業(yè)務(wù)員辦理出口報關(guān)、報檢等手續(xù)，確保貨物順利出口。3.客戶溝通協(xié)調(diào)與客戶保持密切溝通，及時了解客戶對訂單執(zhí)行情況的意見和需求，反饋給相關(guān)部門并協(xié)調(diào)解決。處理客戶關(guān)于訂單的各類咨詢和問題，提供專業(yè)的解答和服務(wù)，維護良好的客戶關(guān)系。銷售業(yè)務(wù)流程客戶開發(fā)1.市場調(diào)研業(yè)務(wù)員通過網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)展會、商務(wù)平臺等渠道收集潛在客戶信息，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、需求偏好等。對收集到的客戶信息進行整理和分析，篩選出有合作潛力的目標客戶。2.客戶接觸業(yè)務(wù)員通過電話、郵件、社交媒體等方式與目標客戶進行初步溝通，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)，了解客戶需求和意向。對于有合作意向的客戶，安排面對面拜訪或視頻會議，進一步深入了解客戶情況，展示公司優(yōu)勢和合作誠意。3.客戶跟進建立客戶跟進記錄，詳細記錄與客戶溝通的時間、內(nèi)容、客戶反饋等信息。根據(jù)客戶需求和反饋，及時調(diào)整銷售策略和產(chǎn)品方案，持續(xù)跟進客戶，保持與客戶的密切聯(lián)系。銷售談判與合同簽訂1.商務(wù)談判銷售經(jīng)理或業(yè)務(wù)員與客戶就產(chǎn)品價格、數(shù)量、交貨期、付款方式等關(guān)鍵條款進行商務(wù)談判。在談判過程中，充分了解客戶需求和關(guān)注點，靈活運用談判技巧，爭取達成雙方都能接受的合作方案。2.合同起草與審核根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，由業(yè)務(wù)員起草銷售合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。銷售合同起草完成后，提交給銷售經(jīng)理、法務(wù)部門等相關(guān)人員進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、準確無誤。3.合同簽訂審核通過的銷售合同，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。銷售合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、財務(wù)部門等，以便各部門按照合同要求開展工作。訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)安排跟單員根據(jù)銷售合同要求，及時與生產(chǎn)部門溝通，下達生產(chǎn)訂單，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等生產(chǎn)要求。跟蹤生產(chǎn)進度，定期與生產(chǎn)部門召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保訂單按時完成生產(chǎn)任務(wù)。2.質(zhì)量控制質(zhì)量部門負責對生產(chǎn)過程進行質(zhì)量監(jiān)控，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求和相關(guān)標準。跟單員配合質(zhì)量部門做好產(chǎn)品檢驗工作，及時反饋產(chǎn)品質(zhì)量問題，督促生產(chǎn)部門進行整改。3.出貨安排生產(chǎn)完成后，跟單員根據(jù)合同交貨期和客戶要求，安排貨物運輸事宜，選擇合適的物流公司，辦理訂艙、報關(guān)、報檢等手續(xù)。跟蹤貨物運輸情況，及時向客戶反饋物流信息，確保貨物按時、安全送達客戶手中。售后服務(wù)1.客戶反饋處理業(yè)務(wù)員和跟單員負責收集客戶反饋的問題和意見，及時記錄并反饋給相關(guān)部門。對于客戶投訴，銷售部應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)響應(yīng)，積極協(xié)調(diào)解決問題，確?？蛻魸M意度。2.客戶滿意度調(diào)查定期開展客戶滿意度調(diào)查，了解客戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的評價和意見。根據(jù)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，分析存在的問題和不足，制定改進措施，持續(xù)提升客戶滿意度?？冃Э己伺c激勵機制績效考核1.考核指標設(shè)定銷售業(yè)績指標：包括銷售額、銷售利潤、銷售增長率等，考核業(yè)務(wù)員的銷售成果?？蛻糸_發(fā)與維護指標：如新客戶開發(fā)數(shù)量、客戶滿意度、客戶流失率等，評估業(yè)務(wù)員在客戶拓展和關(guān)系維護方面的工作表現(xiàn)。業(yè)務(wù)執(zhí)行指標：訂單完成率、交貨準時率、單證準確率等，考核業(yè)務(wù)員在訂單執(zhí)行過程中的工作質(zhì)量和效率。團隊協(xié)作指標：與其他部門協(xié)作配合情況、對團隊的貢獻等，評價員工的團隊合作精神。2.考核周期績效考核分為月度考核和年度考核。月度考核于次月上旬進行，年度考核于次年1月進行，結(jié)合月度考核結(jié)果進行綜合評價。3.考核方式自評：員工根據(jù)自己的工作表現(xiàn)進行自我評價，填寫績效考核自評表。上級評價：由上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)、業(yè)績完成情況等進行評價打分?？蛻粼u價：對于直接與客戶接觸的崗位，如業(yè)務(wù)員，由客戶對其工作表現(xiàn)進行評價，評價結(jié)果作為績效考核的參考依據(jù)。綜合評價：人力資源部門根據(jù)自評、上級評價和客戶評價結(jié)果，進行綜合分析，確定員工的績效考核成績。激勵機制1.薪酬激勵基本工資：根據(jù)員工崗位和職級確定基本工資水平，保障員工基本生活需求。績效獎金：根據(jù)績效考核結(jié)果發(fā)放績效獎金，績效獎金與員工的業(yè)績表現(xiàn)和考核成績掛鉤，充分體現(xiàn)多勞多得的原則。銷售提成：對于業(yè)務(wù)員，根據(jù)其銷售額和銷售利潤完成情況，按照一定比例發(fā)放銷售提成，鼓勵員工積極拓展業(yè)務(wù)，提高銷售業(yè)績。2.晉升激勵建立明確的晉升通道，員工可以根據(jù)自身能力和業(yè)績表現(xiàn)，從業(yè)務(wù)員逐步晉升為銷售主管、銷售經(jīng)理等管理崗位。公司定期進行內(nèi)部競聘，為員工提供公平的晉升機會，激勵員工不斷提升自己的能力和業(yè)績。3.榮譽激勵設(shè)立月度、年度優(yōu)秀員工獎、銷售冠軍獎等榮譽稱號，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行表彰和獎勵。在公司內(nèi)部宣傳優(yōu)秀員工的先進事跡，樹立榜樣，激發(fā)員工的工作積極性和榮譽感。4.培訓與發(fā)展激勵為員工提供豐富的培訓機會，包括內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等，幫助員工提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。根據(jù)員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和培訓需求，為員工制定個性化的培訓計劃，支持員工不斷成長和進步。費用報銷與控制費用報銷范圍1.業(yè)務(wù)招待費：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的餐飲、住宿、娛樂等費用。2.差旅費：員工因出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。3.通訊費：員工因工作需要發(fā)生的手機話費、網(wǎng)絡(luò)費等。4.市場推廣費：用于市場宣傳、廣告投放、參加行業(yè)展會等方面的費用。5.其他費用：與銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的其他合理費用，如樣品費、快遞費等。費用報銷流程1.費用申請：員工因業(yè)務(wù)需要發(fā)生費用支出前，應(yīng)填寫費用申請表，詳細說明費用用途、金額、預(yù)計發(fā)生時間等信息，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.費用報銷：費用發(fā)生后，員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集相關(guān)發(fā)票和憑證，按照公司財務(wù)制度要求填寫費用報銷單，附上費用申請表、發(fā)票等資料，提交給財務(wù)部門審核。3.財務(wù)審核：財務(wù)部門對費用報銷單進行審核，檢查發(fā)票的真實性、合法性、完整性，以及費用報銷是否符合公司財務(wù)制度規(guī)定。對于不符合要求的報銷單據(jù)，財務(wù)部門有權(quán)要求員工補充或更正相關(guān)資料。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過的費用報銷單，提交給上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)費用情況和公司相關(guān)規(guī)定進行審批，審批通過后報銷費用方可支付。5.費用支付：財務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)果，將報銷費用支付給員工。費用控制措施1.預(yù)算控制：銷售部應(yīng)根據(jù)年度銷售計劃和業(yè)務(wù)需求，制定費用預(yù)算，并嚴格按照預(yù)算執(zhí)行。對于超出預(yù)算的費用支出，需提前申請追加預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可支出。2.審批控制：加強費用報銷審批管理，明確各級審批權(quán)限和審批流程，確保費用支出的合理性和必要性。對于大額費用支出，實行集體決策審批制度。3.監(jiān)督檢查：財務(wù)部門定期對銷售部費用支出情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。保密制度保密范圍1.客戶信息：包括客戶名稱、聯(lián)系方式、交易記錄、商業(yè)秘密等。2.公司業(yè)務(wù)信息：如銷售計劃、產(chǎn)品價格、市場策略、訂單信息等。3.技術(shù)信息：涉及公司產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格、工藝配方、研發(fā)成果等。4.其他保密信息：公司規(guī)定的其他需要保密的信息。保密措施1.簽訂保密協(xié)議：新員工入職時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責任。2.加強培訓教育：定期組織員工參加保密培訓，提高員工的保密意識和保密技能。3.規(guī)范文件管理：對涉及保密信息的文件、資料等進行嚴格管理，標明密級，限制查閱范圍，妥善保管。4.網(wǎng)絡(luò)安全管理：加強公司網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置訪問權(quán)限，防止保密信息通過網(wǎng)絡(luò)泄露。5.辦公區(qū)域管理：對辦公區(qū)域進行合理劃分，限制無關(guān)人員進入，確保保密信息的安全。保密責任追究1.對于違反保密制度，泄露公司保密信息的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等