國際工程公司采購管理制度總則目的為規(guī)范國際工程公司的采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司工程項目的順利實施，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于國際工程公司及所屬各部門、項目組在工程項目實施過程中涉及的各類物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購活動?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。采購組織與職責采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負責統(tǒng)籌管理公司的采購工作。采購部根據(jù)工作需要可下設(shè)采購小組，分別負責不同類型物資、設(shè)備或服務(wù)的采購任務(wù)。采購部職責1.制定和完善公司采購管理制度、流程和標準。2.編制采購計劃，根據(jù)項目需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。3.組織供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案。4.負責采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的有效履行。5.協(xié)調(diào)采購過程中的內(nèi)外部關(guān)系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。6.負責采購物資、設(shè)備的驗收、入庫、付款等工作的審核和監(jiān)督。7.收集、分析采購信息，為公司采購決策提供支持。其他部門職責1.項目組：根據(jù)項目需求，及時向采購部提交采購申請，配合采購部進行供應(yīng)商選擇、合同談判等工作，參與采購物資、設(shè)備的驗收工作。2.技術(shù)部門：提供采購物資、設(shè)備的技術(shù)規(guī)格和要求，協(xié)助采購部評估供應(yīng)商的技術(shù)能力和產(chǎn)品質(zhì)量。3.財務(wù)部門：負責采購資金的預(yù)算安排、支付審核和賬務(wù)處理，監(jiān)督采購成本的控制情況。采購流程采購申請1.項目組根據(jù)項目進度和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資、設(shè)備或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給采購部。2.《采購申請表》需經(jīng)項目負責人簽字確認，如有必要，還需經(jīng)過相關(guān)部門負責人或公司領(lǐng)導(dǎo)的審批。采購計劃編制采購部收到采購申請后，對其進行審核和匯總，結(jié)合公司庫存情況和采購周期，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資、設(shè)備或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部根據(jù)采購計劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。對于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部組織相關(guān)人員進行實地考察，了解其實際情況，評估其是否具備合作條件。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部建立供應(yīng)商評估指標體系，定期對供應(yīng)商進行評估。評估指標包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類分級管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)采用招標、詢價、競爭性談判等采購方式，確保選擇過程的公平公正公開，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理采購部與選定的供應(yīng)商簽訂《采購框架協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資、設(shè)備或服務(wù)的規(guī)格型號、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進行跟蹤評估，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通解決。建立供應(yīng)商激勵和淘汰機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進行淘汰。采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資、設(shè)備或服務(wù)的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、涉及公共利益的采購項目，應(yīng)采用招標采購方式；對于金額較小、標準化程度較高的采購項目，可采用詢價采購方式；對于技術(shù)復(fù)雜、需求不確定的采購項目，可采用競爭性談判采購方式；對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資、設(shè)備或服務(wù)，可采用單一來源采購方式。2.采購文件編制根據(jù)選定的采購方式，編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標文件、詢價文件、談判文件、采購合同等。采購文件應(yīng)明確采購物資、設(shè)備或服務(wù)的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格要求、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準確性。3.采購談判與合同簽訂采購部組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進行采購談判，就采購文件中的各項條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。在談判過程中，應(yīng)記錄談判內(nèi)容，形成談判紀要。談判紀要應(yīng)經(jīng)雙方簽字確認，作為采購合同的組成部分。采購談判達成一致后，采購部起草采購合同，經(jīng)公司法律部門審核后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。采購驗收1.采購物資、設(shè)備到貨前，采購部應(yīng)通知項目組、技術(shù)部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.采購物資、設(shè)備到貨后，由項目組、技術(shù)部門等相關(guān)人員按照采購合同和技術(shù)規(guī)格要求進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資、設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《采購驗收單》，并簽字確認?！恫少忩炇諉巍窇?yīng)作為采購付款的依據(jù)之一。4.如發(fā)現(xiàn)采購物資、設(shè)備存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，驗收人員應(yīng)及時通知采購部，采購部負責與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至問題得到妥善處理。采購付款1.采購部根據(jù)采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請表》，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請表》進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收情況、發(fā)票開具情況等。審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.對于預(yù)付款項，采購部應(yīng)在簽訂采購合同后，根據(jù)合同約定的預(yù)付款比例，填寫《預(yù)付款申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給財務(wù)部門辦理預(yù)付款手續(xù)。4.在辦理采購付款時，財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核發(fā)票的真實性、合法性和有效性，確保付款的準確性和合規(guī)性。采購風險管理風險識別與評估1.采購部應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動情況，合理安排采購時間，避免因市場價格上漲導(dǎo)致采購成本增加。建立采購價格預(yù)警機制，當市場價格波動超過一定范圍時，及時調(diào)整采購策略。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。與供應(yīng)商簽訂風險分擔協(xié)議，明確雙方在采購過程中可能出現(xiàn)的風險及責任承擔方式。建立供應(yīng)商備用機制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應(yīng)商，確保采購任務(wù)的順利進行。3.質(zhì)量風險應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強采購物資、設(shè)備的驗收工作，確保采購質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量認證證書等。定期對采購物資、設(shè)備進行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商溝通解決。4.合同風險應(yīng)對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。定期對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，評估合同風險，不斷完善合同管理工作。5.付款風險應(yīng)對嚴格審核采購發(fā)票，確保發(fā)票的真實性、合法性和有效性。建立付款審批制度，明確付款流程和審批權(quán)限，避免因付款不當導(dǎo)致的財務(wù)風險。加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解供應(yīng)商的資金狀況，合理安排付款時間，避免因付款不及時影響供應(yīng)商的合作積極性。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.采購部應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督檢查。外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門開展的采購專項檢查等工作。2.主動接受社會監(jiān)督，及時處理供應(yīng)商和其他利益相關(guān)方的投訴和舉報，確保采購活動的公平公正公開。采購信息管理采購信息收集1.采購部應(yīng)建立采購信息收集渠道，包括供應(yīng)商信息、市場價格信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.定期收集、整理采購信息，為公司采購決策提供參考依據(jù)。采購信息分析與利用1.采購部對收集到的采購信息進行分析，挖掘信息價值，為采購決策提供支持。2.根據(jù)采購信息分析結(jié)果，及時調(diào)整采購策略和采購計劃，提高采購工作的效率和效益。采購信息保密1.采購人員應(yīng)嚴格遵守公司的信息保密制度，對采購過程中涉及的商業(yè)秘密、供應(yīng)