分公司技術(shù)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)分公司技術(shù)文件的管理，確保技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，充分發(fā)揮技術(shù)文件在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司所有技術(shù)文件的管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)報(bào)告、圖紙等。（三）職責(zé)分工1.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、修訂和廢止等工作。組織對(duì)技術(shù)文件的培訓(xùn)和交底，確保相關(guān)人員熟悉和掌握技術(shù)文件的要求。負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸檔和保管，建立技術(shù)文件檔案庫(kù)。2.生產(chǎn)部門按照技術(shù)文件的要求組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)技術(shù)文件在生產(chǎn)過程中的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)反饋存在的問題。協(xié)助技術(shù)部門對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行修訂和完善。3.質(zhì)量部門依據(jù)技術(shù)文件制定檢驗(yàn)計(jì)劃和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)。對(duì)技術(shù)文件的質(zhì)量控制要求進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定。參與技術(shù)文件的評(píng)審和驗(yàn)證工作，提出質(zhì)量方面的意見和建議。4.其他部門各部門應(yīng)按照技術(shù)文件的要求開展本部門的工作，確保各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。配合技術(shù)部門做好技術(shù)文件的管理工作，提供相關(guān)的資料和信息。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。分公司技術(shù)文件管理工作由技術(shù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門按照職責(zé)分工負(fù)責(zé)具體的管理工作。2.科學(xué)規(guī)范、確保質(zhì)量。技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照科學(xué)規(guī)范的程序進(jìn)行，確保技術(shù)文件的質(zhì)量。3.及時(shí)更新、有效受控。技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步和市場(chǎng)需求及時(shí)進(jìn)行修訂和更新，確保其有效性和受控狀態(tài)。4.保密安全、合理利用。技術(shù)文件涉及企業(yè)的商業(yè)秘密和技術(shù)機(jī)密，應(yīng)嚴(yán)格保密，同時(shí)應(yīng)合理利用技術(shù)文件，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。二、技術(shù)文件的分類與編號(hào)（一）分類1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)計(jì)算書、技術(shù)說(shuō)明書、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等。2.工藝文件：包括工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.檢驗(yàn)文件：包括檢驗(yàn)計(jì)劃、檢驗(yàn)規(guī)范、檢驗(yàn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等。4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。5.技術(shù)報(bào)告：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、技術(shù)改進(jìn)報(bào)告等。6.其他技術(shù)文件：如技術(shù)協(xié)議、技術(shù)合同、技術(shù)變更單等。（二）編號(hào)1.技術(shù)文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，便于識(shí)別、查詢和管理。2.編號(hào)規(guī)則：產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件編號(hào)：[分公司代碼][產(chǎn)品類別代碼][設(shè)計(jì)版本號(hào)][順序號(hào)]工藝文件編號(hào)：[分公司代碼][工藝類別代碼][工藝版本號(hào)][順序號(hào)]檢驗(yàn)文件編號(hào)：[分公司代碼][檢驗(yàn)類別代碼][檢驗(yàn)版本號(hào)][順序號(hào)]技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)：[分公司代碼][標(biāo)準(zhǔn)類別代碼][標(biāo)準(zhǔn)版本號(hào)][順序號(hào)]技術(shù)報(bào)告編號(hào)：[分公司代碼][報(bào)告類別代碼][報(bào)告年份][順序號(hào)]其他技術(shù)文件編號(hào)：[分公司代碼][文件類別代碼][文件年份][順序號(hào)]3.分公司代碼：由分公司名稱的首字母大寫組成，如[分公司名稱首字母大寫]。4.產(chǎn)品類別代碼、工藝類別代碼、檢驗(yàn)類別代碼、標(biāo)準(zhǔn)類別代碼、報(bào)告類別代碼、文件類別代碼：根據(jù)技術(shù)文件的具體類別進(jìn)行編制，由兩位數(shù)字組成，如01表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件，02表示工藝文件等。5.設(shè)計(jì)版本號(hào)、工藝版本號(hào)、檢驗(yàn)版本號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)版本號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如V1.0、V2.0等。6.順序號(hào)：由三位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，從001開始依次編號(hào)。三、技術(shù)文件的編制與審核（一）編制要求1.技術(shù)文件應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)規(guī)定的要求，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。2.編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，了解產(chǎn)品的設(shè)計(jì)要求和生產(chǎn)工藝。3.技術(shù)文件的編制應(yīng)遵循科學(xué)合理的程序，進(jìn)行充分的調(diào)研、分析和論證，確保技術(shù)文件的可行性和可靠性。4.技術(shù)文件的格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號(hào)、排版、圖表等，便于閱讀和使用。（二）審核要求1.技術(shù)文件編制完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核人員應(yīng)具備豐富的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，熟悉相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.審核內(nèi)容包括技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性和可靠性等方面，確保技術(shù)文件符合要求。3.審核人員應(yīng)認(rèn)真審查技術(shù)文件的內(nèi)容，提出修改意見和建議，并簽字確認(rèn)。4.對(duì)于重要的技術(shù)文件，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行會(huì)審，充分聽取各方面的意見和建議，確保技術(shù)文件的質(zhì)量。（三）批準(zhǔn)要求1.技術(shù)文件經(jīng)審核通過后，應(yīng)報(bào)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人員應(yīng)具備較高的管理水平和決策能力，熟悉企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和技術(shù)狀況。2.批準(zhǔn)人員應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的內(nèi)容進(jìn)行全面審查，確保技術(shù)文件符合企業(yè)的利益和發(fā)展要求，并簽字批準(zhǔn)。3.技術(shù)文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得發(fā)布和實(shí)施。四、技術(shù)文件的發(fā)放與使用（一）發(fā)放范圍1.技術(shù)文件應(yīng)發(fā)放給與技術(shù)文件使用相關(guān)的部門和人員，包括技術(shù)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、采購(gòu)部門、銷售部門等。2.根據(jù)工作需要，確定技術(shù)文件的發(fā)放份數(shù)和發(fā)放對(duì)象，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取和使用技術(shù)文件。（二）發(fā)放程序1.技術(shù)文件編制完成并經(jīng)批準(zhǔn)后，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)填寫《技術(shù)文件發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄技術(shù)文件的名稱、編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、簽收人等信息。2.技術(shù)部門按照發(fā)放范圍將技術(shù)文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員，簽收人應(yīng)在《技術(shù)文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子文件，技術(shù)部門應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或其他指定的方式將技術(shù)文件發(fā)送給相關(guān)人員，并確保接收人員能夠正常打開和使用。（三）使用要求1.各部門和人員應(yīng)妥善保管技術(shù)文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或丟失技術(shù)文件。2.使用技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照技術(shù)文件的要求進(jìn)行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量和工作質(zhì)量。3.如發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件存在問題或不適用的情況，應(yīng)及時(shí)向技術(shù)部門反饋，技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂和更新。4.技術(shù)文件的使用過程中，應(yīng)做好記錄，包括文件的使用時(shí)間、使用人員、使用情況等，以便追溯和查詢。五、技術(shù)文件的修訂與廢止（一）修訂原因1.國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，技術(shù)文件需要相應(yīng)修訂。2.企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)工藝等發(fā)生變化，技術(shù)文件需要進(jìn)行調(diào)整。3.技術(shù)文件在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)存在問題或不合理之處，需要進(jìn)行修訂。4.市場(chǎng)需求發(fā)生變化，技術(shù)文件需要滿足新的要求。（二）修訂程序1.技術(shù)部門或相關(guān)部門根據(jù)修訂原因提出技術(shù)文件修訂申請(qǐng)，填寫《技術(shù)文件修訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容、范圍等。2.技術(shù)部門對(duì)修訂申請(qǐng)進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對(duì)修訂內(nèi)容進(jìn)行論證和評(píng)審，確保修訂后的技術(shù)文件符合要求。3.修訂后的技術(shù)文件經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，按照技術(shù)文件的發(fā)放程序進(jìn)行發(fā)放，并收回舊版技術(shù)文件。4.技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)更新技術(shù)文件檔案庫(kù)，確保技術(shù)文件的有效性和受控狀態(tài)。（三）廢止程序1.技術(shù)文件因不再適用、被替代或其他原因需要廢止時(shí)，由技術(shù)部門提出廢止申請(qǐng)，填寫《技術(shù)文件廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止的原因、文件名稱、編號(hào)等。2.技術(shù)部門對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)廢止的技術(shù)文件應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行公示，通知相關(guān)部門和人員停止使用，并收回已發(fā)放的技術(shù)文件。4.技術(shù)部門應(yīng)將廢止的技術(shù)文件進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。六、技術(shù)文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.技術(shù)文件形成過程中產(chǎn)生的各種資料、記錄、圖表等應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保技術(shù)文件的完整性。2.歸檔的技術(shù)文件應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行整理，編制目錄，便于查找和管理。3.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，確保電子文件的安全性和可讀性。（二）保管要求1.技術(shù)文件檔案庫(kù)應(yīng)具備良好的保管條件，防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施應(yīng)齊全有效。2.技術(shù)文件應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和取用。3.定期對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保技術(shù)文件的數(shù)量和質(zhì)量與檔案記錄一致。4.對(duì)于重要的技術(shù)文件，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）借閱與歸還1.因工作需要借閱技術(shù)文件時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《技術(shù)文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)技術(shù)部門審批。2.技術(shù)部門根據(jù)審批情況，辦理借閱手續(xù)，填寫《技術(shù)文件借閱登記表》，記錄借閱人員、借閱文件、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還技術(shù)文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還技術(shù)文件時(shí)，借閱人員應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，技術(shù)部門應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。七、技術(shù)文件的保密管理（一）保密范圍1.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)機(jī)密的技術(shù)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝配方、技術(shù)訣竅等。2.未經(jīng)公開的技術(shù)文件，如正在研發(fā)的新產(chǎn)品技術(shù)文件、尚未實(shí)施的技術(shù)改造方案等。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的技術(shù)文件，應(yīng)明確保密級(jí)別，采取相應(yīng)的保密標(biāo)識(shí)和管理措施。2.嚴(yán)格限制保密技術(shù)文件的接觸范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和使用。3.加強(qiáng)對(duì)保密技術(shù)文件的存儲(chǔ)和傳輸管理，采用加密存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止信息泄露。4.對(duì)接觸保密技術(shù)文件的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。5.定期對(duì)保密技術(shù)文件進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除保密隱患。（三）泄密處理