分公司內(nèi)業(yè)資料管理制度一、總則（一）目的為加強分公司內(nèi)業(yè)資料管理，確保資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，促進分公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類內(nèi)業(yè)資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：內(nèi)業(yè)資料應(yīng)如實反映分公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋分公司運營管理的各個方面，確保資料不遺漏、不缺失。3.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)符合相關(guān)標準和規(guī)范。4.及時性原則：各項資料應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時整理、歸檔，不得拖延積壓。5.保密性原則：涉及公司機密的內(nèi)業(yè)資料應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、資料分類及管理職責(zé)（一）資料分類1.行政文件類：包括上級來文、分公司發(fā)文、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案類：員工個人檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核檔案等。3.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、賬目憑證、預(yù)算資料、審計報告等。4.業(yè)務(wù)合同類：銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。5.工程資料類（如有相關(guān)業(yè)務(wù)）：項目規(guī)劃書、施工圖紙、工程進度報告、竣工驗收資料等。6.客戶資料類：客戶信息、合作記錄、投訴處理資料等。7.其他資料類：不屬于上述分類的其他各類資料。（二）管理職責(zé)1.綜合管理部門負責(zé)制定和完善內(nèi)業(yè)資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)分公司內(nèi)業(yè)資料的收集、整理、歸檔和保管工作。定期對各類內(nèi)業(yè)資料進行清查和盤點，確保資料的安全與完整。負責(zé)行政文件類資料的具體管理，包括文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等。2.人事部門負責(zé)人事檔案類資料的建立、更新和保管，確保員工檔案信息的準確無誤。組織員工考勤管理，統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)，定期公布考勤情況。制定員工培訓(xùn)計劃，組織實施培訓(xùn)活動，并整理培訓(xùn)資料歸檔。開展員工績效考核工作，建立績效考核檔案，匯總分析考核結(jié)果。3.財務(wù)部門負責(zé)財務(wù)資料類的整理、保管和歸檔工作，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和準確性。按照財務(wù)管理制度要求，妥善保管賬目憑證、財務(wù)報表等資料，以備審計和查詢。協(xié)助完成預(yù)算編制、執(zhí)行和監(jiān)控工作，整理相關(guān)預(yù)算資料。4.業(yè)務(wù)部門負責(zé)業(yè)務(wù)合同類資料的起草、審核、簽訂、履行和歸檔工作。收集、整理客戶資料，建立客戶信息檔案，維護客戶關(guān)系。按照業(yè)務(wù)流程，及時整理和提交與業(yè)務(wù)相關(guān)的其他各類資料。對于工程資料類（如有相關(guān)業(yè)務(wù)），負責(zé)項目資料的收集、整理、歸檔，確保工程資料與工程進度同步。5.其他部門：負責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)內(nèi)業(yè)資料的收集、整理、保管和歸檔工作，接受綜合管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)資料的收集工作，確保資料收集的及時性和準確性。2.在工作過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時將形成的各類資料移交至資料收集責(zé)任人，不得私自留存。3.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的通知、函件等，應(yīng)及時簽收，并交綜合管理部門登記、傳閱。（二）整理要求1.資料收集責(zé)任人應(yīng)按照資料分類標準，對收集到的資料進行初步整理。2.對資料進行分類編號，確保每份資料都有唯一的編號，便于查詢和管理。3.檢查資料的完整性，對于缺頁、破損或內(nèi)容不清晰的資料，應(yīng)及時補充或修正。4.對資料進行排序，按照時間順序、重要程度等合理排列，確保資料的邏輯性和連貫性。四、資料歸檔（一）歸檔流程1.資料整理完成后，資料收集責(zé)任人應(yīng)填寫《內(nèi)業(yè)資料歸檔清單》，詳細記錄資料的名稱、編號、日期、來源、整理人等信息。2.將整理好的資料連同《內(nèi)業(yè)資料歸檔清單》一并移交至綜合管理部門指定的檔案管理人員。3.檔案管理人員對移交的資料進行審核，核對資料的完整性、準確性和規(guī)范性，審核無誤后辦理簽收手續(xù)，并按照檔案管理要求進行歸檔存儲。（二）歸檔存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和年度進行分類裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止日期等信息。3.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案目錄索引，便于查詢和檢索。（三）歸檔時間1.行政文件類資料應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.人事檔案類資料應(yīng)每月定期歸檔，確保資料的及時性和完整性。3.財務(wù)資料類應(yīng)按照財務(wù)結(jié)賬周期及時歸檔，一般為每月結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)。4.業(yè)務(wù)合同類資料應(yīng)在合同簽訂生效后[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.工程資料類（如有相關(guān)業(yè)務(wù)）應(yīng)根據(jù)工程進度及時歸檔，重要節(jié)點資料應(yīng)在節(jié)點完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.客戶資料類應(yīng)隨時更新歸檔，確保客戶信息的準確性和時效性。7.其他資料類應(yīng)在資料形成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。五、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱內(nèi)業(yè)資料的，查閱人應(yīng)填寫《內(nèi)業(yè)資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時間等信息。2.《內(nèi)業(yè)資料查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和審批權(quán)限進行審核，批準后通知檔案管理人員提供查閱服務(wù)。4.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出指定地點。查閱過程中應(yīng)愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將資料歸還檔案管理人員，并在《內(nèi)業(yè)資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱內(nèi)業(yè)資料的，借閱人應(yīng)填寫《內(nèi)業(yè)資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等信息。2.《內(nèi)業(yè)資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字同意后，報分公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供資料，并登記借閱資料的名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播資料內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、資料保密與安全（一）保密措施1.涉及公司機密的內(nèi)業(yè)資料，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，明確保密級別和保密期限。2.接觸機密資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守公司機密，不得泄露給任何無關(guān)人員。3.在資料存儲、傳輸過程中，應(yīng)采取加密、備份等安全措施，防止資料丟失、損壞或泄露。4.對于廢棄的機密資料，應(yīng)按照公司規(guī)定進行銷毀處理，確保資料不被恢復(fù)和利用。（二）安全管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案存儲環(huán)境進行檢查，確保檔案存放場所的安全，防止火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)等災(zāi)害的發(fā)生。2.配備必要的消防、防潮、防蟲等設(shè)備和器材，保證檔案存儲環(huán)境符合要求。3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生意外情況時能夠及時有效地保護檔案資料的安全。七、資料清理與銷毀（一）清理1.綜合管理部門應(yīng)定期對內(nèi)業(yè)資料進行清理，確定需要清理的資料范圍和標準。2.檔案管理人員根據(jù)清理標準，對超過保管期限、已無保存價值的資料進行初步篩選，并填寫《內(nèi)業(yè)資料清理清單》。3.組織相關(guān)部門對《內(nèi)業(yè)資料清理清單》進行審核，確保清理工作的準確性和合理性。（二）銷毀1.經(jīng)審核同意銷毀的資料，由檔案管理人員按照公司規(guī)定的銷毀程序進行處理。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。3.對于電子資料，應(yīng)進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。4.在資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底，并填寫《內(nèi)業(yè)資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門負責(zé)對內(nèi)業(yè)資料管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，每月至少開展一次全面檢查，不定期進行專項抽查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保密、安全等各個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對違反本制度的行為，應(yīng)及時記錄并提出整改意見，要求責(zé)任部門或責(zé)任人限期整改。（二）考核機制1.將內(nèi)業(yè)資料管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2