公司證件與簽章管理制度一、總則1.目的為加強公司證件與簽章的管理，規(guī)范證件與簽章的使用行為，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.定義公司證件：指公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、授權委托書等各類具有法律效力的文件。公司簽章：指公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人私章等用于代表公司進行各類事務處理的印章。二、證件管理1.證件的種類及用途營業(yè)執(zhí)照：用于公司對外經(jīng)營活動，證明公司的合法經(jīng)營資格。組織機構代碼證：用于標識公司的組織機構代碼，便于政府部門及其他機構對公司進行管理和識別。稅務登記證：用于公司納稅申報及稅務管理，證明公司已依法進行稅務登記。法定代表人身份證明書：用于證明公司法定代表人的身份，在辦理相關業(yè)務時作為法定代表人的有效身份證明。授權委托書：用于公司委托他人辦理特定事項時，明確委托權限和范圍。2.證件的辦理與領取新設立公司時，由行政部門負責按照相關法律法規(guī)及政府部門要求，準備齊全所需材料，辦理各類證件。證件辦理完成后，行政部門應及時領取，并進行登記備案。登記內(nèi)容包括證件名稱、頒發(fā)機關、頒發(fā)日期、有效期、領取人等。領取人應在領取登記表上簽字確認，如證件由他人代領，需注明代領人姓名及與領取人的關系。3.證件的保管各類證件應指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。證件應存放在安全、可靠的地方，如保險柜或專門的文件柜，并確保存放環(huán)境干燥、通風，防止證件受潮、損壞或丟失。行政部門應建立證件保管臺賬，詳細記錄證件的保管情況，包括證件名稱、保管人、存放位置等信息。4.證件的使用公司證件的使用應嚴格按照規(guī)定的用途和程序進行。使用前，需填寫《公司證件使用申請表》，注明使用證件的名稱、用途、使用期限、使用部門及使用人等信息。《公司證件使用申請表》應由使用部門負責人簽字審批，如涉及重要事項或金額較大的業(yè)務，還需經(jīng)公司分管領導或法定代表人批準。審批通過后，保管人員方可將證件提供給使用人，并在《公司證件使用登記表》上記錄使用情況，包括使用時間、歸還時間、使用人簽字等。使用人應妥善保管證件，不得轉借、涂改、偽造或擅自復印。使用完畢后，應及時歸還保管人員，并確保證件完好無損。5.證件的年檢與換證行政部門應及時關注各類證件的年檢與換證時間，提前準備相關材料，按照規(guī)定的程序辦理年檢與換證手續(xù)。在年檢與換證過程中，如發(fā)現(xiàn)證件存在問題或需要補充相關材料，行政部門應積極與相關政府部門溝通協(xié)調，確保年檢與換證工作順利完成。年檢與換證完成后，行政部門應及時更新證件保管臺賬及相關檔案資料。三、簽章管理1.簽章的種類及用途公章：用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署，代表公司的正式意思表示。合同專用章：專門用于公司簽訂各類合同，明確合同的法律效力。財務專用章：用于公司財務收支、結算等相關業(yè)務，保障財務工作的準確性和規(guī)范性。法定代表人私章：用于特定的財務或法律文件簽署，作為法定代表人的個人印鑒。2.簽章的刻制與啟用公司簽章的刻制應嚴格按照國家法律法規(guī)及相關規(guī)定進行，由行政部門統(tǒng)一辦理?？讨魄?，需填寫《公司簽章刻制申請表》，注明簽章種類、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)公司法定代表人批準。簽章刻制完成后，行政部門應及時辦理啟用手續(xù)，并在《公司簽章啟用登記表》上記錄簽章啟用時間、啟用人等信息。新啟用的簽章應在公司內(nèi)部進行公示，告知全體員工簽章的種類、用途及使用規(guī)定。3.簽章的保管公司公章、合同專用章、財務專用章應分別指定專人保管，法定代表人私章可由法定代表人本人或其授權的專人保管。保管人員應嚴格遵守簽章保管制度，不得擅自將簽章交予他人保管或使用。如因工作需要臨時交接，需辦理交接手續(xù)，并由部門負責人或分管領導監(jiān)交。簽章應存放在安全、保密的地方，如保險柜或專門的印章盒，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。行政部門應建立簽章保管臺賬，詳細記錄簽章的保管情況，包括簽章種類、保管人、存放位置等信息。4.簽章的使用公司簽章的使用應遵循“誰使用、誰負責”的原則，嚴格按照規(guī)定的用途和程序進行。使用前，需填寫《公司簽章使用申請表》，注明使用簽章的種類、用途、使用期限、使用部門及使用人等信息?！豆竞炚率褂蒙暾埍怼窇墒褂貌块T負責人簽字審批，如涉及重要事項或金額較大的業(yè)務，還需經(jīng)公司分管領導或法定代表人批準。審批通過后，保管人員方可將簽章提供給使用人，并在《公司簽章使用登記表》上記錄使用情況，包括使用時間、歸還時間、使用人簽字等。使用人應在使用簽章的文件或合同上規(guī)范簽字，并確保簽字內(nèi)容與申請表一致。簽字完成后，應及時將簽章歸還保管人員。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公司簽章。如因特殊情況需要先行蓋章，必須經(jīng)公司法定代表人批準，并由專人負責跟蹤文件的使用情況。5.簽章的停用與銷毀因公司名稱變更、業(yè)務調整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公司簽章時，由行政部門填寫《公司簽章停用申請表》，注明停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)公司法定代表人批準。停用的簽章應及時收回，并妥善保管。保管人員應在《公司簽章停用登記表》上記錄停用情況，包括簽章種類、停用時間、保管人等信息。對于不再使用或已損壞的簽章，行政部門應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，需填寫《公司簽章銷毀申請表》，注明銷毀簽章的種類、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司法定代表人批準。簽章銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，并由行政部門指定專人負責監(jiān)督銷毀過程，確保簽章徹底銷毀。銷毀完成后，應在《公司簽章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀時間、銷毀人等信息。四、監(jiān)督與檢查1.公司行政部門負責定期對證件與簽章的管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括證件與簽章的保管、使用、年檢與換證等方面。2.檢查人員應認真填寫檢查記錄，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。3.公司各部門應積極配合行政部門的檢查工作，如實提供相關資料和信息。對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。五、責任追究1.因保管不善導致公司證件或簽章丟失、損壞的，保管人員應承擔相應的賠償責任。如因保管人員故意或重大過失造成公司經(jīng)濟損失的，公司將依法追究其法律責任。2.未經(jīng)批準擅自使用公司證件或簽章的，使用人應承擔相應的法律責任，并賠償由此給公司造成的經(jīng)濟損失。如因使用部門負責人或分管領導審批不嚴導