寫字樓前期樓宇管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)寫字樓前期樓宇管理，保障寫字樓的正常運(yùn)營，維護(hù)業(yè)主、租戶及使用人的合法權(quán)益，創(chuàng)造安全、舒適、整潔、有序的辦公環(huán)境，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本寫字樓內(nèi)的所有區(qū)域，包括辦公區(qū)域、公共區(qū)域、配套設(shè)施等，以及在寫字樓內(nèi)開展活動(dòng)的所有人員，包括業(yè)主、租戶、員工、訪客等。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保寫字樓管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.服務(wù)至上原則：以業(yè)主、租戶及使用人的需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的物業(yè)服務(wù)。3.統(tǒng)一管理原則：對(duì)寫字樓實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一服務(wù)，確保管理的一致性和協(xié)調(diào)性。4.安全第一原則：把安全工作放在首位，建立健全安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，確保寫字樓人員和財(cái)產(chǎn)的安全。二、寫字樓基本信息及管理架構(gòu)（一）寫字樓基本信息1.地理位置：詳細(xì)描述寫字樓所在的具體地址、周邊交通情況等。2.建筑規(guī)模：包括寫字樓的占地面積、建筑面積、層數(shù)、高度等。3.功能布局：介紹寫字樓內(nèi)辦公區(qū)域、公共區(qū)域、配套設(shè)施等的分布情況。（二）管理架構(gòu)1.管理部門設(shè)置：明確寫字樓管理的主要部門，如物業(yè)管理部、安保部、工程部、客服部等，并說明各部門的職責(zé)范圍。2.人員配備：列出各部門的人員編制及崗位設(shè)置，包括部門經(jīng)理、主管、員工等的數(shù)量及職責(zé)。3.管理流程：繪制寫字樓管理的主要流程，如客戶接待流程、設(shè)施設(shè)備維修流程、安全巡查流程等，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。三、寫字樓入駐管理（一）入駐申請(qǐng)1.業(yè)主或租戶需填寫入駐申請(qǐng)表，提供相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照副本、法人身份證明、租賃合同等。2.申請(qǐng)表應(yīng)包括入駐單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、入駐面積、入駐時(shí)間等信息。（二）資料審核1.管理部門對(duì)業(yè)主或租戶提交的入駐申請(qǐng)資料進(jìn)行審核，核實(shí)資料的真實(shí)性、完整性和合法性。2.對(duì)于資料不全或不符合要求的，通知業(yè)主或租戶補(bǔ)充或修改資料。（三）入駐手續(xù)辦理1.審核通過后，業(yè)主或租戶與管理部門簽訂入駐協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.辦理相關(guān)費(fèi)用的繳納手續(xù)，如物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、裝修押金等。3.領(lǐng)取寫字樓鑰匙、門禁卡等物品，辦理人員出入證。4.管理部門向業(yè)主或租戶介紹寫字樓的管理制度、服務(wù)內(nèi)容、設(shè)施設(shè)備使用方法等。四、寫字樓裝修管理（一）裝修申請(qǐng)1.業(yè)主或租戶在裝修前需向管理部門提交裝修申請(qǐng)表，填寫裝修單位名稱、裝修范圍、裝修期限、裝修負(fù)責(zé)人等信息。2.同時(shí)提交裝修設(shè)計(jì)圖紙、施工方案等資料，包括平面布局圖、電路圖、效果圖等。（二）裝修審批1.管理部門對(duì)裝修申請(qǐng)資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查裝修設(shè)計(jì)是否符合寫字樓的整體規(guī)劃和安全要求，是否影響其他業(yè)主或租戶的正常使用。2.對(duì)于涉及結(jié)構(gòu)變動(dòng)、消防設(shè)施改動(dòng)等重大裝修項(xiàng)目，需報(bào)相關(guān)部門審批。3.審核通過后，管理部門與業(yè)主或租戶簽訂裝修管理協(xié)議，明確裝修期間的注意事項(xiàng)和雙方的責(zé)任。（三）裝修監(jiān)管1.管理部門安排專人對(duì)裝修施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行巡查，檢查施工進(jìn)度、施工質(zhì)量、安全措施等是否符合要求。2.要求裝修單位遵守寫字樓的裝修時(shí)間規(guī)定，避免噪音、粉塵等對(duì)其他業(yè)主或租戶造成影響。3.監(jiān)督裝修單位按規(guī)定使用裝修材料，確保裝修質(zhì)量和環(huán)保要求。（四）裝修驗(yàn)收1.裝修工程竣工后，業(yè)主或租戶向管理部門提交裝修驗(yàn)收申請(qǐng)。2.管理部門組織相關(guān)人員對(duì)裝修工程進(jìn)行驗(yàn)收，檢查裝修是否符合設(shè)計(jì)要求和裝修管理協(xié)議的規(guī)定。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的，退還裝修押金；對(duì)于驗(yàn)收不合格的，要求業(yè)主或租戶限期整改，整改合格后再進(jìn)行驗(yàn)收。五、寫字樓公共區(qū)域管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生清掃標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè)流程，明確清掃時(shí)間、頻次和范圍。2.安排專人負(fù)責(zé)公共區(qū)域的清掃保潔工作，包括走廊、樓梯、電梯間、衛(wèi)生間、大堂等，保持環(huán)境整潔。3.定期對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行消毒殺菌，預(yù)防疾病傳播。4.及時(shí)清理公共區(qū)域的垃圾和雜物，做到日產(chǎn)日清。（二）綠化養(yǎng)護(hù)管理1.對(duì)寫字樓內(nèi)的公共綠化區(qū)域進(jìn)行合理規(guī)劃和布局，選擇適合的植物品種進(jìn)行種植。2.安排專業(yè)的綠化養(yǎng)護(hù)人員，定期對(duì)綠化植物進(jìn)行澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等養(yǎng)護(hù)工作，確保植物生長(zhǎng)良好。3.及時(shí)清理綠化區(qū)域內(nèi)的枯枝敗葉和雜草，保持綠化景觀的美觀。（三）秩序維護(hù)管理1.制定寫字樓秩序維護(hù)管理制度，明確秩序維護(hù)人員的崗位職責(zé)和工作流程。2.在寫字樓出入口設(shè)置崗?fù)?，安排專?4小時(shí)值班，對(duì)進(jìn)出人員和車輛進(jìn)行登記、檢查和引導(dǎo)。3.加強(qiáng)寫字樓內(nèi)的巡邏檢查，包括定時(shí)巡邏和不定時(shí)巡邏，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理各類安全隱患和突發(fā)事件。4.維護(hù)寫字樓內(nèi)的公共秩序，制止各類違法違規(guī)行為，保障業(yè)主、租戶及使用人的人身和財(cái)產(chǎn)安全。（四）設(shè)施設(shè)備管理1.建立寫字樓設(shè)施設(shè)備檔案，記錄設(shè)施設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、購置時(shí)間、維修保養(yǎng)記錄等信息。2.制定設(shè)施設(shè)備操作規(guī)程和維修保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行巡檢、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)施設(shè)備故障和異常情況。4.按照規(guī)定對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新改造，提高設(shè)施設(shè)備的性能和可靠性。六、寫字樓安全管理（一）安全制度1.建立健全寫字樓安全管理制度，包括安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全檢查制度、安全教育培訓(xùn)制度、安全事故應(yīng)急預(yù)案等。2.明確各部門和人員在安全管理工作中的職責(zé)，確保安全管理工作落到實(shí)處。（二）安全教育培訓(xùn)1.定期組織寫字樓內(nèi)的業(yè)主、租戶及使用人進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和自我防范能力。2.對(duì)寫字樓員工進(jìn)行安全知識(shí)和技能培訓(xùn)，使其熟悉安全操作規(guī)程和應(yīng)急處置方法。（三）安全檢查1.制定安全檢查計(jì)劃，定期對(duì)寫字樓進(jìn)行全面的安全檢查，包括消防設(shè)施、電氣設(shè)備、電梯、門窗等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改。3.建立安全檢查記錄檔案，對(duì)安全檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（四）消防管理1.按照消防法律法規(guī)的要求，完善寫字樓的消防設(shè)施設(shè)備，確保消防設(shè)施設(shè)備完好有效。2.制定消防應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)事故的能力。3.加強(qiáng)對(duì)寫字樓內(nèi)消防通道、疏散通道的管理，確保暢通無阻。4.嚴(yán)禁在寫字樓內(nèi)違規(guī)使用明火、私拉亂接電線、堆放易燃物品等。（五）應(yīng)急管理1.制定各類突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、地震、水浸、盜竊等，明確應(yīng)急處置流程和各部門、人員的職責(zé)。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高應(yīng)急處置能力。3.建立應(yīng)急物資儲(chǔ)備制度，儲(chǔ)備必要的應(yīng)急物資，如滅火器、消防水帶、應(yīng)急照明設(shè)備等，確保應(yīng)急物資充足、完好。七、寫字樓客戶服務(wù)管理（一）客戶接待1.制定客戶接待標(biāo)準(zhǔn)和流程，規(guī)范接待人員的言行舉止和服務(wù)態(tài)度。2.在寫字樓大堂設(shè)置客戶服務(wù)中心，安排專人負(fù)責(zé)客戶接待工作，及時(shí)解答客戶的咨詢和疑問。3.對(duì)客戶提出的問題和需求進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，跟蹤處理結(jié)果并及時(shí)反饋給客戶。（二）投訴處理1.建立投訴處理機(jī)制，公布投訴渠道和投訴電話，確?？蛻舻耐对V能夠及時(shí)得到受理。2.對(duì)客戶投訴進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查和分析，明確投訴原因和責(zé)任部門，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將投訴處理結(jié)果反饋給客戶，征求客戶對(duì)處理結(jié)果的意見，確?？蛻魸M意。（三）客戶溝通1.定期組織客戶座談會(huì)，了解客戶的需求和意見，加強(qiáng)與客戶的溝通和交流。2.通過問卷調(diào)查、電話回訪、電子郵件等方式，收集客戶對(duì)寫字樓管理服務(wù)的評(píng)價(jià)和建議，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。3.及時(shí)向客戶傳達(dá)寫字樓的相關(guān)信息，如管理制度的調(diào)整、設(shè)施設(shè)備的維修改造等，確?？蛻糁闄?quán)。八、寫字樓費(fèi)用管理（一）費(fèi)用項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)1.明確寫字樓管理涉及的各項(xiàng)費(fèi)用項(xiàng)目，如物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、裝修押金等。2.制定各項(xiàng)費(fèi)用的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、透明，并報(bào)相關(guān)部門備案。（二）費(fèi)用收繳1.管理部門按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間，向業(yè)主或租戶收取各項(xiàng)費(fèi)用。2.對(duì)逾期未繳納費(fèi)用的業(yè)主或租戶，發(fā)出催繳通知，督促其按時(shí)繳納費(fèi)用。3.建立費(fèi)用收繳臺(tái)賬，記錄費(fèi)用收繳情況，定期進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)。（三）費(fèi)用使用1.制定費(fèi)用使用計(jì)劃，明確各項(xiàng)費(fèi)用的用途和支出范圍。2.嚴(yán)格按照費(fèi)用使用計(jì)劃進(jìn)行費(fèi)用支出，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)。3.定期對(duì)費(fèi)用使用情況進(jìn)行公示，接受業(yè)主、租戶及使用人的監(jiān)督。九、寫字樓檔案管理（一）檔案分類1.將寫字樓管理檔案分為業(yè)主檔案、租戶檔案、裝修檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、安全檔案、客戶服務(wù)檔案、費(fèi)用檔案等類別。2.對(duì)每類檔案進(jìn)行細(xì)分，明確檔案的具體內(nèi)容和歸檔要求。（二）檔案收集1.各部門按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門工作中形成的各類文件、資料、記錄等，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案索引和目錄，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維