公司電子文件傳送管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子文件的傳送流程，確保電子文件在傳輸過程中的安全性、完整性和及時(shí)性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部合作伙伴之間電子文件的傳送管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保電子文件在傳輸過程中不被泄露、篡改或丟失，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證電子文件的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)傳送，避免因延誤影響工作。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確電子文件傳送的流程、格式和標(biāo)準(zhǔn)，確保公司內(nèi)部電子文件傳送的規(guī)范性和一致性。二、電子文件定義與分類（一）電子文件定義本制度所稱電子文件是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。（二）電子文件分?.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、公告、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同、訂單、報(bào)告、報(bào)表、技術(shù)文檔等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、報(bào)銷憑證等。4.人事文件：員工檔案、招聘信息、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他電子文件。三、電子文件傳送流程（一）內(nèi)部傳送流程1.發(fā)起各部門員工因工作需要傳送電子文件時(shí)，應(yīng)首先確定文件的接收部門和接收人。通過公司指定的電子文件傳送系統(tǒng)（如郵件系統(tǒng)、協(xié)同辦公平臺(tái)等）發(fā)起文件傳送請(qǐng)求，填寫文件主題、正文內(nèi)容，并準(zhǔn)確添加附件。在“收件人”字段中填寫接收部門的全稱或接收人的具體郵箱地址等信息，如有多個(gè)接收人，應(yīng)分別列出或使用群組功能。對(duì)于重要文件，應(yīng)在正文中簡要說明文件的重要性和緊急程度。2.審批（如有需要）根據(jù)公司規(guī)定，部分電子文件的傳送可能需要經(jīng)過審批流程。發(fā)起傳送的員工應(yīng)按照審批要求填寫相關(guān)審批信息，如審批人姓名、審批意見等。將文件提交給審批人進(jìn)行在線審批。審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，如同意傳送，則點(diǎn)擊“通過”按鈕；如不同意，應(yīng)注明原因并退回給發(fā)起人員。3.傳送審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)將電子文件發(fā)送至接收人。發(fā)起人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注文件的發(fā)送狀態(tài)，確保文件成功傳送。對(duì)于一些緊急文件，發(fā)起人員可在發(fā)送后通過電話、即時(shí)通訊工具等方式通知接收人及時(shí)查收。4.接收與確認(rèn)接收人在收到電子文件后，應(yīng)及時(shí)登錄指定系統(tǒng)查收。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、內(nèi)容不完整等問題，應(yīng)立即與發(fā)起人員聯(lián)系，要求重新發(fā)送。接收人確認(rèn)文件無誤后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如一個(gè)工作日）進(jìn)行確認(rèn)反饋?？赏ㄟ^回復(fù)郵件、在系統(tǒng)中標(biāo)記已讀等方式表示已收到并知曉文件內(nèi)容。（二）外部傳送流程1.發(fā)起與外部合作伙伴進(jìn)行電子文件傳送時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)起。同樣通過公司指定的電子文件傳送系統(tǒng)或雙方認(rèn)可的其他安全方式（如加密郵件、專用文件傳輸平臺(tái)等）發(fā)起傳送請(qǐng)求。在填寫文件主題、正文內(nèi)容和添加附件時(shí)，應(yīng)確保信息清晰、準(zhǔn)確，能夠讓外部合作伙伴明確文件的用途和要求。明確填寫外部合作伙伴的接收信息，包括公司名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式等。2.審批（如有需要）涉及重要合同、機(jī)密文件等外部傳送的，需按照公司對(duì)外文件審批流程進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括文件的合規(guī)性、安全性以及對(duì)公司利益的影響等方面。審批通過后，方可進(jìn)行文件傳送。3.傳送根據(jù)與外部合作伙伴約定的方式進(jìn)行文件傳送。如使用加密郵件傳送，應(yīng)確保郵件加密設(shè)置正確，并告知對(duì)方解密方式和密碼（如有）。在傳送過程中，應(yīng)注意跟蹤文件的傳輸狀態(tài)，確保文件成功送達(dá)對(duì)方指定接收點(diǎn)。4.接收與確認(rèn)外部合作伙伴接收文件后，應(yīng)及時(shí)反饋接收情況。如采用郵件方式，對(duì)方應(yīng)回復(fù)郵件確認(rèn)已收到文件，并對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行初步審核，如有疑問及時(shí)與我方溝通。對(duì)于重要文件的傳送，可要求對(duì)方提供書面的接收確認(rèn)函，以確保文件傳送的有效性和可追溯性。四、電子文件格式與命名規(guī)范（一）格式規(guī)范1.文檔類：一般應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的辦公軟件格式，如.docx、.xlsx、.pptx等，以確保文件在公司內(nèi)部各系統(tǒng)和設(shè)備上能夠正常打開和編輯。2.圖片類：常用格式為.jpg、.png等，分辨率應(yīng)滿足公司使用需求，一般不低于300dpi（根據(jù)具體用途而定）。3.表格類：盡量使用Excel格式（.xlsx），確保表格結(jié)構(gòu)清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，便于數(shù)據(jù)處理和分析。4.演示文稿類：采用PowerPoint格式（.pptx），保證演示文稿的排版規(guī)范、內(nèi)容完整，便于在會(huì)議等場合進(jìn)行展示。5.其他格式：如涉及特殊業(yè)務(wù)需求或特定軟件使用的文件，應(yīng)在傳送時(shí)注明文件格式及相關(guān)軟件要求，確保接收方能夠正確處理。（二）命名規(guī)范1.文件命名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的主題和主要內(nèi)容。一般采用“部門名稱文件主題日期”的命名方式，例如“人力資源部員工績效考核方案20230510”。2.對(duì)于系列文件或同一項(xiàng)目的相關(guān)文件，可在文件名后添加序號(hào)或版本號(hào)進(jìn)行區(qū)分，如“市場部產(chǎn)品推廣計(jì)劃20230601”表示產(chǎn)品推廣計(jì)劃系列文件中的第1個(gè)版本。3.涉及多個(gè)部門協(xié)作的文件，命名時(shí)可將主要負(fù)責(zé)部門放在前面，其他相關(guān)部門依次列出，如“研發(fā)部市場部新產(chǎn)品研發(fā)合作協(xié)議20230715”。4.對(duì)于外部傳送的文件，在文件名中應(yīng)體現(xiàn)與外部合作伙伴的關(guān)系，如“[合作公司名稱]項(xiàng)目合作方案202308”。五、電子文件安全管理（一）訪問控制1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的電子文件訪問權(quán)限。例如，普通員工只能訪問與其工作相關(guān)的文件，敏感文件和重要資料僅限特定人員訪問。2.賬號(hào)管理：員工應(yīng)妥善保管自己的電子文件傳送系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，不得隨意將賬號(hào)借給他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)存在異常情況，應(yīng)及時(shí)向公司IT部門報(bào)告。3.定期檢查：公司IT部門應(yīng)定期對(duì)電子文件系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行檢查和清理，確保權(quán)限設(shè)置符合規(guī)定，避免出現(xiàn)權(quán)限濫用的情況。（二）加密傳輸1.敏感文件加密：對(duì)于涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密等敏感電子文件，在傳送前應(yīng)進(jìn)行加密處理。可采用公司統(tǒng)一規(guī)定的加密軟件或工具，按照指定的加密算法和密鑰進(jìn)行加密。2.傳輸加密：在通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子文件傳送時(shí)，應(yīng)使用安全的傳輸協(xié)議（如SSL/TLS等），確保文件在傳輸過程中的數(shù)據(jù)安全，防止被竊取或篡改。3.加密密鑰管理：加密密鑰應(yīng)嚴(yán)格保密，專人負(fù)責(zé)保管。密鑰的分發(fā)、存儲(chǔ)和使用應(yīng)遵循公司的安全規(guī)定，定期更換密鑰，以提高加密的安全性。（三）數(shù)據(jù)備份1.定期備份：公司應(yīng)建立電子文件定期備份制度，對(duì)重要的電子文件按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如磁帶庫、外部硬盤等，以防止因硬件故障、軟件問題或人為誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。2.備份數(shù)據(jù)驗(yàn)證：定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)和修復(fù)。3.災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃：制定完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，明確在發(fā)生重大災(zāi)難事件時(shí)如何快速恢復(fù)電子文件數(shù)據(jù)，確保公司業(yè)務(wù)能夠盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。（四）安全審計(jì)1.日志記錄：電子文件傳送系統(tǒng)應(yīng)具備完善的日志記錄功能，記錄所有文件的傳送操作，包括發(fā)起時(shí)間、傳送人、接收人、文件名稱、文件大小等詳細(xì)信息。2.審計(jì)分析：公司IT部門或相關(guān)安全管理部門應(yīng)定期對(duì)日志記錄進(jìn)行審計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常的文件傳送行為，如未經(jīng)授權(quán)的訪問、大量敏感文件的異常傳送等，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反電子文件安全管理規(guī)定的行為，如泄露公司機(jī)密文件、非法訪問他人文件等，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究責(zé)任人的責(zé)任。六、電子文件存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)方式1.集中存儲(chǔ)：公司設(shè)立專門的電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器，用于集中存儲(chǔ)各類電子文件。各部門應(yīng)將本部門產(chǎn)生的重要電子文件及時(shí)上傳至服務(wù)器指定的文件夾中，以便統(tǒng)一管理和共享。2.分布式存儲(chǔ)：對(duì)于一些臨時(shí)性或特定項(xiàng)目的電子文件，可在相關(guān)部門或項(xiàng)目組的本地服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上進(jìn)行臨時(shí)存儲(chǔ)，但應(yīng)定期備份至公司集中存儲(chǔ)服務(wù)器，并確保數(shù)據(jù)的一致性和安全性。3.云存儲(chǔ)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和安全評(píng)估，可選擇合適的云存儲(chǔ)服務(wù)提供商，將部分非敏感電子文件存儲(chǔ)在云端。但在使用云存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)與云服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護(hù)。（二）存儲(chǔ)期限1.行政文件：按照公司檔案管理規(guī)定，行政文件的存儲(chǔ)期限一般為[X]年，期滿后經(jīng)檔案管理部門審核，可進(jìn)行銷毀或存檔處理。2.業(yè)務(wù)文件：業(yè)務(wù)文件的存儲(chǔ)期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。例如，合同文件應(yīng)至少保存至合同履行完畢后[X]年；財(cái)務(wù)文件應(yīng)按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保存。3.人事文件：員工檔案等人事文件應(yīng)長期保存，以確保員工信息的完整性和可追溯性。4.其他文件：其他電子文件的存儲(chǔ)期限由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況提出建議，經(jīng)公司管理層審批后確定。（三）存儲(chǔ)清理1.定期清理：公司應(yīng)定期對(duì)電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器進(jìn)行清理，刪除已超過存儲(chǔ)期限且無保留價(jià)值的文件。清理工作應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，由檔案管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人牽頭組織實(shí)施。2.清理審核：在進(jìn)行文件清理前，應(yīng)對(duì)擬清理的文件進(jìn)行審核，確保清理工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對(duì)于重要文件或存在疑問的文件，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員進(jìn)行溝通確認(rèn)，避免誤刪重要文件。3.清理記錄：對(duì)每次文件清理工作進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括清理時(shí)間、清理范圍、清理文件數(shù)量等信息，以便日后查詢和審計(jì)。七、電子文件版本管理（一）版本標(biāo)識(shí)1.版本號(hào)編制：電子文件的版本號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，以便清晰地標(biāo)識(shí)文件的不同版本。一般采用“主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)”的格式，例如“1.0.1”表示主版本號(hào)為1，次版本號(hào)為0，修訂號(hào)為1。2.版本更新說明：每次對(duì)電子文件進(jìn)行修改后，應(yīng)在文件中或相關(guān)文檔中注明版本更新的內(nèi)容和原因，以便使用者了解文件的變化情況。（二）版本控制1.多人協(xié)作編輯：對(duì)于多人協(xié)作編輯的電子文件，應(yīng)使用具有版本控制功能的辦公軟件或協(xié)同編輯工具，確保每個(gè)編輯人員的修改都能得到記錄和管理，避免版本沖突和數(shù)據(jù)丟失。2.版本審核：重要電子文件在發(fā)布新版本前，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門或人員的審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等方面，確保新版本文件符合公司要求和業(yè)務(wù)需求。3.版本發(fā)布：審核通過后的新版本電子文件應(yīng)及時(shí)發(fā)布，并通知相關(guān)人員進(jìn)行查閱和使用。同時(shí)，應(yīng)將舊版本文件進(jìn)行妥善保存，以便追溯歷史版本。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期培訓(xùn)：公司應(yīng)制定電子文件傳送管理制度的培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括電子文件的分類、格式與命名規(guī)范、傳送流程、安全管理等方面的知識(shí)和操作技能。2.新員工培訓(xùn)：對(duì)于新入職員工，應(yīng)在入職培訓(xùn)中安排專門的電子文件傳送管理培訓(xùn)課程，使其盡快熟悉公司的相關(guān)制度和操作流程。3.針對(duì)性培訓(xùn)：根據(jù)不同崗位的工作需求，開展針對(duì)性的電子文件傳送管理培訓(xùn)，如對(duì)涉及機(jī)密文件處理的員工進(jìn)行加密技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)經(jīng)常進(jìn)行文件傳送的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行操作技能培訓(xùn)等。（二）宣傳推廣1.內(nèi)部宣傳：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳電子文件傳送管理制度的重要性和相關(guān)要求，提高員工對(duì)制度的認(rèn)知度和遵守意識(shí)。2.制度手冊(cè)：編制電子文件傳送管理制度手冊(cè)，發(fā)放給每位員工，方便員工隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí)制度內(nèi)容。3.案例分享：收集整理電子文件傳送過程中的典型案例，通過內(nèi)部培訓(xùn)、會(huì)議等形式進(jìn)行分享，讓員工了解違規(guī)行為的后果和正確的操作方法，起到警示和教育作用。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.日常監(jiān)督：公司IT部門負(fù)責(zé)對(duì)電子文件傳送系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)故障、安全隱患等問題。同時(shí)，對(duì)員工的文件傳送操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常行為及時(shí)提醒和糾正。2.定期檢查：公司檔案管理部門或相關(guān)職能部門應(yīng)定期對(duì)各部門電子文件的傳送、存儲(chǔ)、版本管理等情況進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作符合制度要求。檢查內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及存儲(chǔ)期限的執(zhí)行情況等。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)重要項(xiàng)目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)或特殊時(shí)期，可開展電子文件傳送管理的專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況和文件管理的安全性、規(guī)范性。（二）考核辦法1.納入績效考核：將員工遵守電子文件傳送管理制度的情況納入績效考核體系，作為員工績效評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)之一。對(duì)于在電子文件管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反制度規(guī)定的員工，按照績效考核辦法進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。2.違規(guī)處理：對(duì)于嚴(yán)重違反電子文件傳送管理制度，給公司造成重大損失或不良影響的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等，并依法追究其法律責(zé)任。十、附則（一）解釋權(quán)本制度