公司合同歸誰所管理制度一、總則（一）目的為了加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，保障公司合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應當公平合理，不得顯失公平。4.誠實守信原則：合同雙方應當誠實守信，履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)進行把關。2.參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。（二）業(yè)務部門1.負責合同的談判、起草、簽訂工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務需求。2.負責合同的履行，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負責合同變更、解除等事項的提出和辦理。（三）財務部門1.負責對合同涉及的財務條款進行審核，確保合同的財務風險可控。2.負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理收款和付款手續(xù)。3.協(xié)助業(yè)務部門對合同執(zhí)行情況進行財務分析。（四）行政部門1.負責合同檔案的管理，包括合同的起草、審批、簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料的整理、歸檔和保管。2.負責合同專用章的保管和使用，按照規(guī)定辦理合同蓋章手續(xù)。三、合同簽訂流程（一）合同立項業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、對方當事人、簽訂時間等基本信息，并附上相關背景資料和初步擬定的合同條款。（二）合同審核1.業(yè)務部門將《合同立項申請表》及初步擬定的合同條款提交給法務部門進行合法性審查。法務部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.業(yè)務部門將法務部門審查通過的合同文本提交給財務部門進行財務審核。財務部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.業(yè)務部門將法務部門和財務部門審查通過的合同文本提交給分管領導進行審批。分管領導在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。（三）合同簽訂1.經(jīng)分管領導審批通過后，業(yè)務部門與對方當事人進行合同談判，就合同條款達成一致意見。2.業(yè)務部門根據(jù)談判結果，對合同文本進行修改和完善，確保合同條款準確、清晰、完整。3.業(yè)務部門將修改后的合同文本提交給行政部門加蓋合同專用章。行政部門在加蓋合同專用章前，應對合同文本進行再次審核，確保合同文本與審批意見一致。4.合同雙方當事人在合同文本上簽字（或蓋章）后，合同正式生效。業(yè)務部門應將合同原件一份交行政部門存檔，一份交財務部門作為付款依據(jù)，一份自留作為履行合同的憑證。四、合同履行管理（一）履行計劃制定業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點和責任人，并將履行計劃提交給相關部門和人員。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤和檢查，及時掌握合同履行進度，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.財務部門應按照合同約定及時辦理收款和付款手續(xù)，并對合同款項的收付情況進行跟蹤和監(jiān)督。3.法務部門應對合同履行過程中的法律風險進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的法律問題。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審批和簽訂。2.如因對方當事人違約或其他原因需要解除合同的，業(yè)務部門應及時通知對方當事人，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理合同解除手續(xù)。合同解除協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審批和簽訂。五、合同檔案管理（一）檔案收集行政部門負責收集合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同立項申請表、合同審核意見、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來信函、會議紀要等。（二）檔案整理行政部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同文件資料進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管行政部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，對合同檔案進行妥善保管。合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱合同檔案時，查閱人員應在行政部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關信息。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.業(yè)務部門在簽訂合同前，應充分了解對方當事人的主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況等，避免與信譽不佳的當事人簽訂合同。2.業(yè)務部門在合同履行過程中，應嚴格按照合同約定履行義務，及時與對方當事人溝通協(xié)調(diào)，避免因履行不當引發(fā)糾紛。3.法務部門應定期對公司合同進行法律風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的法律問題，預防合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)材料，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出初步的解決方案，并向法務部門報告。2.法務部門應根據(jù)業(yè)務部門提供的情況，對合同糾紛進行法律分析，提出法律意見和建議，并協(xié)助業(yè)務部門制定具體的糾紛處理方案。3.如合同糾紛需要通過訴訟、仲裁等法律程序解決的，法務部門應代表公司參與相關法律程序，維護公司的合法權益。七、合同專用章管理（一）印章保管合同專用章由行政部門指定專人負責保管，保管人員應妥善保管印章，不得擅自將印章交他人使用。（二）印章使用1.合同專用章的使用必須經(jīng)過嚴格的審批程序。業(yè)務部門在使用合同專用章前，應填寫《合同專用章使用申請表》，經(jīng)分管領導簽字同意后，到行政部門辦理蓋章手續(xù)。2.行政部門在蓋章前，應對合同文本進行再次審核，確保合同文本與審批意見一致。蓋章時，應在合同文本規(guī)定的位置加蓋合同專用章，并在《合同專用章使用登記表》上登記蓋章日期、合同名稱、合同編號、對方當事人等信息。3.嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。如因特殊情況需要在空白合同文本上加蓋合同專用章的，必須經(jīng)公司法定代表人批準，并在合同文本上注明用途和有效期限。（三）印章掛失與補辦如合同專用章不慎遺失，保管人員應立即向行政部門報告，并采取必要的措施防止印章被冒用。行政部門應及時在公司內(nèi)部發(fā)布印章掛失聲明