公司印刷品領(lǐng)用管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司印刷品的管理，規(guī)范印刷品的領(lǐng)用流程，節(jié)約成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.印刷品定義本制度所指印刷品包括但不限于文件、資料、表格、名片、宣傳冊(cè)、海報(bào)、辦公用品標(biāo)識(shí)等各類以印刷方式制作的物品。二、印刷品的分類與編號(hào)1.分類原則根據(jù)印刷品的用途、性質(zhì)、形式等因素進(jìn)行分類，以便于管理和識(shí)別。2.具體分類行政文件類：如公司紅頭文件、通知、報(bào)告等。業(yè)務(wù)資料類：如合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。辦公用品類：如信紙、信封、筆記本、便簽紙、文件夾等。宣傳推廣類：如宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁、企業(yè)簡(jiǎn)介等。其他類：如名片、工作證、獎(jiǎng)狀、證書等。3.編號(hào)規(guī)則為便于印刷品的管理和查詢，對(duì)每類印刷品進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年份+順序號(hào)”的形式，具體如下：行政文件類：XZ+年份+001999業(yè)務(wù)資料類：YW+年份+001999辦公用品類：BG+年份+001999宣傳推廣類：XC+年份+001999其他類：QT+年份+001999例如，2023年第10份行政文件的編號(hào)為XZ23010。三、印刷品的采購與制作1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《印刷品需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印刷品的名稱、類別、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。2.審核與審批行政部對(duì)各部門提交的《印刷品需求申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，主要審核內(nèi)容包括：印刷品的必要性、數(shù)量合理性、格式規(guī)范性等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購與制作經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行印刷品的采購與制作。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等因素，確保印刷品的質(zhì)量和交貨期。4.驗(yàn)收印刷品制作完成后，行政部組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：印刷品的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、格式等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)。四、印刷品的庫存管理1.入庫管理印刷品到貨后，行政部倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《印刷品入庫單》，詳細(xì)記錄印刷品的名稱、類別、規(guī)格、數(shù)量、編號(hào)、供應(yīng)商等信息，并簽字確認(rèn)。2.庫存盤點(diǎn)行政部倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)印刷品進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成《印刷品庫存盤點(diǎn)表》，并上報(bào)行政部負(fù)責(zé)人。3.庫存安全行政部倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保印刷品的質(zhì)量不受影響。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)安全防范措施，防止印刷品被盜、損壞、丟失等情況發(fā)生。五、印刷品的領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程填寫申請(qǐng)表：?jiǎn)T工因工作需要領(lǐng)用印刷品時(shí)，應(yīng)填寫《印刷品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明領(lǐng)用印刷品的名稱、類別、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審批：《印刷品領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交至行政部后，行政部根據(jù)庫存情況進(jìn)行審批。如庫存充足，直接批準(zhǔn)領(lǐng)用；如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并說明情況。領(lǐng)用：經(jīng)審批同意后，員工憑《印刷品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部倉庫領(lǐng)取印刷品。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的信息，發(fā)放相應(yīng)的印刷品，并在《印刷品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)辦公用品類：根據(jù)員工崗位和工作需要，制定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。例如，普通員工每月信紙領(lǐng)用不超過50張，信封領(lǐng)用不超過20個(gè)；部門負(fù)責(zé)人每月信紙領(lǐng)用不超過100張，信封領(lǐng)用不超過50個(gè)等。其他類：根據(jù)實(shí)際工作需要，按需領(lǐng)用。如名片、工作證等，應(yīng)在員工入職、崗位變動(dòng)等情況下及時(shí)發(fā)放。3.特殊情況領(lǐng)用如因工作緊急需要領(lǐng)用印刷品，且無法提前辦理申請(qǐng)手續(xù)的，員工可先電話向行政部說明情況，經(jīng)同意后先行領(lǐng)用，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。六、印刷品的使用管理1.節(jié)約使用全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用印刷品，避免浪費(fèi)。在印刷文件、資料等時(shí)，應(yīng)盡量雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。2.規(guī)范使用員工應(yīng)按照規(guī)定的用途使用印刷品，不得擅自更改印刷品的用途或挪作他用。如發(fā)現(xiàn)印刷品有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告。3.保密管理對(duì)于涉及公司機(jī)密的印刷品，如合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，妥善保管，防止泄露。七、印刷品的回收與銷毀1.回收對(duì)于已使用完畢或不再使用的印刷品，各部門應(yīng)及時(shí)將其回收至行政部?；厥盏挠∷⑵窇?yīng)保持完整、清潔，不得隨意丟棄或損壞。2.銷毀行政部對(duì)回收的印刷品進(jìn)行分類整理，對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的印刷品，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保信息無法恢復(fù)。對(duì)于一般性的印刷品，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行定期銷毀。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司印刷品的采購、庫存、領(lǐng)用、使用、回收與銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.考核機(jī)制將印刷品管理納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門及員工在印刷品管理方面的表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括：印刷品需求申請(qǐng)的合理性、領(lǐng)用的規(guī)范性、節(jié)約使用情況、回收與銷毀的及時(shí)性等。對(duì)于在印刷品管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度的部門和員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰等處理。九、附則1.