公司內(nèi)部外協(xié)管理制度總則1.目的為規(guī)范公司內(nèi)部外協(xié)工作流程，提高工作效率，保障產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及與外部協(xié)作單位之間的協(xié)作業(yè)務管理。3.基本原則明確職責原則：外協(xié)業(yè)務涉及的各方應明確各自的職責和權限，避免職責不清導致的工作混亂。質(zhì)量第一原則：確保外協(xié)加工或服務的質(zhì)量符合公司要求和相關標準，以保障公司整體業(yè)務的順利進行和產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制外協(xié)成本，通過有效的成本管理措施提高公司的經(jīng)濟效益。信息共享原則：加強外協(xié)過程中信息的溝通與共享，確保各方能夠及時了解工作進展、問題及解決方案，以便協(xié)同工作。外協(xié)工作流程1.外協(xié)需求提出內(nèi)部需求：公司內(nèi)部各部門根據(jù)業(yè)務需要，如需外協(xié)加工產(chǎn)品零部件、提供特定服務等，應由需求部門填寫《外協(xié)需求申請表》，詳細說明外協(xié)項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計完成時間等信息。外部需求：對于來自外部客戶要求公司進行外協(xié)加工或服務的項目，由銷售部門或相關業(yè)務對接部門根據(jù)客戶需求填寫《外協(xié)需求申請表》，并確?？蛻粢笄逦鷾蚀_傳達給需求部門和后續(xù)參與外協(xié)流程的各部門。2.外協(xié)供應商選擇供應商篩選：采購部門根據(jù)《外協(xié)需求申請表》中的要求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，建立供應商名錄。對供應商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平、交貨期等方面進行綜合評估，篩選出符合要求的供應商。實地考察：對于重要的外協(xié)項目，采購部門組織相關技術人員、質(zhì)量人員等對擬選定的供應商進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)設施、工藝流程、人員配備、質(zhì)量檢測設備等，確保供應商具備滿足公司外協(xié)需求的實際能力。供應商確定：采購部門根據(jù)評估和考察結(jié)果，擬定《外協(xié)供應商選定報告》，注明推薦的供應商名單及理由，報公司領導審批。經(jīng)批準后，確定最終的外協(xié)供應商，并與其簽訂《外協(xié)加工合同》或《外協(xié)服務協(xié)議》，明確雙方的權利和義務、質(zhì)量要求、價格、交貨期、付款方式等條款。3.外協(xié)任務下達任務交底：在與供應商簽訂合同或協(xié)議后，需求部門負責組織向供應商進行任務交底。交底內(nèi)容應包括《外協(xié)需求申請表》中的全部信息、公司的質(zhì)量標準和技術要求、特殊工藝要求、檢驗流程等，確保供應商充分理解工作要求。技術文件提供：需求部門根據(jù)外協(xié)任務的特點，向供應商提供必要的技術文件，如圖紙、工藝文件、操作規(guī)程等。技術文件應清晰準確，如有變更應及時通知供應商。進度安排：需求部門與供應商共同制定外協(xié)任務的進度計劃，明確各階段的工作任務和時間節(jié)點，并以書面形式確定下來。進度計劃應合理可行，同時要考慮到可能出現(xiàn)的風險和延誤因素，預留一定的彈性時間。4.外協(xié)過程監(jiān)控定期溝通：需求部門指定專人負責與供應商保持定期溝通，及時了解外協(xié)工作進展情況。溝通頻率應根據(jù)外協(xié)任務的復雜程度和進度要求確定，至少每周進行一次工作匯報和問題溝通?，F(xiàn)場檢查：質(zhì)量部門和技術部門根據(jù)需要對外協(xié)現(xiàn)場進行不定期檢查。檢查內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)過程控制、質(zhì)量檢驗情況、設備運行狀況、人員操作規(guī)范等，確保外協(xié)工作按照公司要求和標準進行。進度跟蹤：需求部門負責對外協(xié)任務的進度進行跟蹤，對照進度計劃檢查實際執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)進度延誤，應及時與供應商溝通，分析原因并采取相應的解決措施，如調(diào)整工作計劃、增加資源投入等，確保外協(xié)任務按時完成。質(zhì)量檢驗：外協(xié)產(chǎn)品或服務完成后，供應商應按照公司要求進行自檢，自檢合格后提交檢驗申請。質(zhì)量部門依據(jù)合同要求、質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范對外協(xié)產(chǎn)品或服務進行檢驗。檢驗方式包括首件檢驗、抽檢、全檢等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。對于檢驗不合格的產(chǎn)品，應及時通知供應商進行整改，直至達到合格標準。5.外協(xié)產(chǎn)品交付與驗收產(chǎn)品交付：供應商完成外協(xié)任務并檢驗合格后，應按照合同約定的時間、地點和方式將產(chǎn)品或服務交付給公司。交付時應提供產(chǎn)品的質(zhì)量證明文件、檢驗報告等相關資料。驗收流程：需求部門組織相關人員對交付的外協(xié)產(chǎn)品或服務進行驗收。驗收人員應依據(jù)合同要求、質(zhì)量標準和技術文件對產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行全面檢查。驗收合格后，填寫《外協(xié)產(chǎn)品驗收單》，雙方簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時與供應商協(xié)商處理，要求其采取補救措施或重新提供合格產(chǎn)品。6.外協(xié)費用結(jié)算費用核算：財務部門根據(jù)合同約定的價格、數(shù)量、質(zhì)量標準等條款，對外協(xié)費用進行核算。核算內(nèi)容包括加工費、材料費、運輸費、檢驗費等各項費用明細。付款申請：供應商在完成產(chǎn)品交付并通過驗收后，應向公司提交《付款申請單》，注明合同編號、付款金額、開戶行及賬號等信息。財務部門審核《付款申請單》及相關資料無誤后，按照公司的付款流程辦理付款手續(xù)。付款審批：外協(xié)費用的支付應經(jīng)過嚴格的審批流程，由需求部門、采購部門、質(zhì)量部門等相關部門審核簽字后，報公司領導審批。審批通過后，財務部門方可進行付款操作。各部門職責1.需求部門負責提出外協(xié)需求，填寫《外協(xié)需求申請表》，明確外協(xié)項目的具體要求。組織向供應商進行任務交底，提供技術文件和相關資料。對外協(xié)過程進行跟蹤，協(xié)調(diào)解決外協(xié)過程中出現(xiàn)的問題。參與外協(xié)產(chǎn)品或服務的驗收工作。2.采購部門負責外協(xié)供應商的篩選、評估和選定工作。與選定的供應商簽訂《外協(xié)加工合同》或《外協(xié)服務協(xié)議》。對外協(xié)合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和管理。協(xié)助需求部門處理外協(xié)過程中的商務問題。3.質(zhì)量部門制定外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗標準和檢驗規(guī)范。對外協(xié)產(chǎn)品進行檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。參與供應商的評估工作，提供質(zhì)量方面的意見和建議。負責處理外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的反饋和整改跟蹤。4.技術部門為外協(xié)任務提供技術支持，協(xié)助需求部門進行任務交底。對外協(xié)過程中的技術問題進行指導和解決。參與外協(xié)產(chǎn)品或服務的驗收工作，提供技術方面的評估意見。5.財務部門負責外協(xié)費用的核算和支付工作。審核外協(xié)費用的相關憑證和資料，確保費用支付的準確性和合規(guī)性。對外協(xié)成本進行分析和控制，提供成本管理方面的建議。6.其他部門根據(jù)外協(xié)工作的需要，配合需求部門、采購部門等完成相關工作任務。對各自部門涉及的外協(xié)業(yè)務進行管理和協(xié)調(diào)，確保工作的順利進行。外協(xié)合同管理1.合同簽訂采購部門在選定外協(xié)供應商后，應及時與供應商簽訂《外協(xié)加工合同》或《外協(xié)服務協(xié)議》。合同應采用書面形式，內(nèi)容明確、條款清晰，具備以下主要條款：雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。外協(xié)項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術標準等詳細內(nèi)容。價格及付款方式，包括單價、總價、付款期限、付款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等）。交貨期及地點，明確產(chǎn)品或服務的交付時間和地點。質(zhì)量檢驗標準和驗收方法，以及不合格品的處理方式。雙方的權利和義務，如保密條款、違約責任、爭議解決方式等。其他需要約定的條款。2.合同執(zhí)行合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。需求部門負責監(jiān)督供應商按照合同要求進行生產(chǎn)或服務，確保產(chǎn)品質(zhì)量和進度符合要求。采購部門負責監(jiān)控合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.合同變更在合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，應由合同一方提出書面變更申請，經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、對合同其他條款的影響以及雙方的權利和義務調(diào)整情況。4.合同終止合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，雙方應按照合同約定辦理終止手續(xù)。終止手續(xù)包括但不限于產(chǎn)品交付驗收、費用結(jié)算、資料交接等。合同終止后，雙方應妥善保管與合同相關的資料和文件。保密管理1.保密范圍公司因外協(xié)業(yè)務向供應商提供的技術文件、圖紙、工藝資料、客戶信息、商業(yè)秘密等屬于保密范圍。供應商應承擔保密義務，不得向任何第三方披露或使用這些保密信息。2.保密措施公司與供應商簽訂的合同或協(xié)議中應明確保密條款，規(guī)定保密信息的范圍、保密期限、保密責任等內(nèi)容。供應商應對涉及公司保密信息的文件、資料、數(shù)據(jù)等進行嚴格管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。在涉及公司保密信息的工作中，供應商應要求其工作人員嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播或使用保密信息。3.違約責任如供應商違反保密規(guī)定，將保密信息泄露給第三方，公司有權要求其承擔違約責任，賠償公司因此遭受的損失。違約責任的承擔方式包括但不限于支付違約金、賠償經(jīng)濟損失、采取補救措施等。公司將視情節(jié)嚴重程度，決定是否繼續(xù)與該供應商合作。風險管理1.風險識別各部門在參與外協(xié)業(yè)務過程中，應關注可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、進度風險、成本風險、法律風險等。定期對外協(xié)業(yè)務進行風險評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。2.風險評估根據(jù)風險識別結(jié)果，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估。風險評估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。3.風險應對針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險事項，應制定詳細的應對預案，明確責任人和應對流程；對于中風險事項，采取適當?shù)娘L險控制措施進行防范和化解；對于低風險事項，進行持續(xù)監(jiān)控，確保風險處于可控范圍內(nèi)。建立風險預警機制，及時向相關部門和人員通報風險信息，以便提前做好應對準備。如發(fā)現(xiàn)風險有擴大趨勢或出現(xiàn)緊急情況，應立即啟動應急預案，采取果斷措施降低風險損失?？己伺c獎懲1.考核標準制定外協(xié)業(yè)務考核標準，從供應商選擇、合同執(zhí)行、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、成本控制、服務水平等方面對各部門的外協(xié)工作進行考核評價。考核指標應明確、具體、可量化，便于實施考核。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對未達到考核要求的部門和個人進行相應處罰。2.獎勵措施對于在外協(xié)工作中表現(xiàn)突出，如成功降低成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量、及時解決重大問題等，為公司帶來顯著經(jīng)濟效益或社會效益的部門和個人，公司給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。3.處罰措施對于在外協(xié)工作中出現(xiàn)失誤或違規(guī)行為，如供應商選擇不當、合同執(zhí)行不力、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、延誤交貨期等，給公司造成損失的部門和個人，公司視情節(jié)輕重給予相應