公司內(nèi)部單據(jù)管理制度總則目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)的填寫、傳遞、審批及保管流程，確保公司財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，保障公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類單據(jù)，包括但不限于費(fèi)用報(bào)銷單、借款單、采購(gòu)申請(qǐng)單、銷售訂單、出入庫(kù)單、收款收據(jù)、付款申請(qǐng)單等。管理原則1.真實(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，不得虛構(gòu)或偽造。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)內(nèi)容應(yīng)填寫準(zhǔn)確、清晰，數(shù)據(jù)計(jì)算無(wú)誤，相關(guān)信息完整。3.完整性原則：各類單據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫齊全，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)填寫、傳遞和審批，不得拖延。5.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)單據(jù)處理的責(zé)任人員，確保單據(jù)管理工作有序進(jìn)行。單據(jù)的種類及填寫規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷單1.適用范圍：用于員工報(bào)銷因公發(fā)生的各類費(fèi)用，如差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)等。2.填寫規(guī)范報(bào)銷日期：填寫實(shí)際報(bào)銷的日期。員工姓名：填寫報(bào)銷人的姓名。部門：填寫報(bào)銷人所在的部門。費(fèi)用明細(xì)：詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的名稱、金額、發(fā)生日期、事由等。附件張數(shù)：注明所附報(bào)銷憑證的張數(shù)。報(bào)銷金額（大寫、小寫）：準(zhǔn)確填寫報(bào)銷的金額。報(bào)銷人簽名：由報(bào)銷人本人簽字確認(rèn)。審批欄：根據(jù)公司審批流程依次由各級(jí)審批人簽字批準(zhǔn)。借款單1.適用范圍：?jiǎn)T工因公務(wù)需要預(yù)借資金時(shí)使用，如出差借款、采購(gòu)借款等。2.填寫規(guī)范借款日期：填寫借款的日期。借款人姓名：填寫借款員工的姓名。部門：填寫借款人所在的部門。借款事由：詳細(xì)說明借款的用途。借款金額（大寫、小寫）：填寫借款的具體金額。預(yù)計(jì)還款日期：明確預(yù)計(jì)歸還借款的日期。借款人簽名：由借款人本人簽字。審批欄：按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批簽字。采購(gòu)申請(qǐng)單1.適用范圍：各部門因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)采購(gòu)物資、設(shè)備、辦公用品等時(shí)使用。2.填寫規(guī)范申請(qǐng)日期：填寫采購(gòu)申請(qǐng)的日期。申請(qǐng)部門：填寫提出采購(gòu)申請(qǐng)的部門名稱。申請(qǐng)人姓名：填寫申請(qǐng)采購(gòu)的人員姓名。采購(gòu)物資明細(xì)：詳細(xì)列出所需采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、金額等。采購(gòu)用途：說明采購(gòu)物資的使用目的。預(yù)計(jì)到貨日期：填寫預(yù)計(jì)物資到貨的日期。審批欄：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員審批簽字。銷售訂單1.適用范圍：公司與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議時(shí)使用，明確銷售商品或提供服務(wù)的相關(guān)信息。2.填寫規(guī)范訂單編號(hào)：由公司統(tǒng)一編制，具有唯一性?？蛻裘Q：填寫購(gòu)買方的名稱?？蛻袈?lián)系方式：包括聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、郵箱等。銷售產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)：詳細(xì)列出所銷售的商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等；對(duì)于提供服務(wù)的訂單，應(yīng)明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用等。交貨日期：約定的交貨時(shí)間。交貨地點(diǎn)：貨物交付的地點(diǎn)。付款方式：明確客戶的付款方式，如現(xiàn)金、支票、銀行轉(zhuǎn)賬等。訂單總價(jià)（大寫、小寫）：填寫訂單的總金額。銷售部門簽字：由銷售部門相關(guān)人員簽字確認(rèn)。審批欄：根據(jù)公司銷售審批流程進(jìn)行審批。出入庫(kù)單入庫(kù)單1.適用范圍：記錄公司采購(gòu)物資、生產(chǎn)成品等入庫(kù)的情況。2.填寫規(guī)范入庫(kù)日期：填寫物資實(shí)際入庫(kù)的日期。倉(cāng)庫(kù)名稱：填寫物資存放的倉(cāng)庫(kù)。物資編號(hào)：按照公司物資編碼規(guī)則填寫物資的編號(hào)。物資名稱：填寫物資的具體名稱。規(guī)格型號(hào)：填寫物資的規(guī)格和型號(hào)。數(shù)量：填寫實(shí)際入庫(kù)的數(shù)量。單價(jià)：填寫采購(gòu)物資的單價(jià)（如為生產(chǎn)成品入庫(kù)，可不填此項(xiàng)）。金額：根據(jù)數(shù)量和單價(jià)計(jì)算得出的入庫(kù)金額（如為生產(chǎn)成品入庫(kù)，可不填此項(xiàng)）。供應(yīng)商名稱（或生產(chǎn)部門）：填寫物資的供應(yīng)方名稱或生產(chǎn)該物資的部門。送貨單號(hào)：填寫供應(yīng)商送貨時(shí)的單號(hào)。驗(yàn)收情況：簡(jiǎn)要描述物資的驗(yàn)收情況，如合格、部分合格、不合格等，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。制單人簽名：由負(fù)責(zé)填寫入庫(kù)單的人員簽字。出庫(kù)單1.適用范圍：記錄公司物資發(fā)出的情況，包括銷售發(fā)貨、生產(chǎn)領(lǐng)料、辦公用品領(lǐng)用等。2.填寫規(guī)范出庫(kù)日期：填寫物資實(shí)際出庫(kù)的日期。倉(cāng)庫(kù)名稱：填寫物資發(fā)出的倉(cāng)庫(kù)。物資編號(hào)：按照公司物資編碼規(guī)則填寫物資的編號(hào)。物資名稱：填寫物資的具體名稱。規(guī)格型號(hào)：填寫物資的規(guī)格和型號(hào)。數(shù)量：填寫實(shí)際出庫(kù)的數(shù)量。單價(jià)：填寫發(fā)出物資的單價(jià)（如為辦公用品領(lǐng)用等，可不填此項(xiàng)）。金額：根據(jù)數(shù)量和單價(jià)計(jì)算得出的出庫(kù)金額（如為辦公用品領(lǐng)用等，可不填此項(xiàng)）。領(lǐng)用部門（或客戶名稱）：填寫領(lǐng)取物資的部門名稱或購(gòu)買方的客戶名稱。用途：說明物資的使用用途。審批簽名：根據(jù)公司規(guī)定需要審批的，由審批人簽字。發(fā)貨人簽名：由負(fù)責(zé)發(fā)貨的人員簽字。收款收據(jù)1.適用范圍：收到客戶款項(xiàng)、押金、預(yù)付款等時(shí)開具，作為收款的證明。2.填寫規(guī)范收據(jù)編號(hào)：由公司統(tǒng)一編制，具有唯一性。收款日期：填寫實(shí)際收到款項(xiàng)的日期。交款單位：填寫付款方的名稱。收款事由：簡(jiǎn)要說明收款的原因。金額（大寫、小寫）：填寫實(shí)際收到的金額。收款方式：注明收款的具體方式，如現(xiàn)金、支票、銀行轉(zhuǎn)賬等。收款人簽名：由收款人員簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)專用章：加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。付款申請(qǐng)單1.適用范圍：公司對(duì)外支付款項(xiàng)時(shí)使用，如支付貨款、報(bào)銷費(fèi)用、歸還借款等。2.填寫規(guī)范申請(qǐng)日期：填寫付款申請(qǐng)的日期。付款部門：填寫提出付款申請(qǐng)的部門名稱。申請(qǐng)人姓名：填寫申請(qǐng)付款的人員姓名。收款單位：填寫收款方的名稱。付款事由：詳細(xì)說明付款的原因。付款金額（大寫、小寫）：填寫需要支付的金額。付款方式：選擇具體的付款方式，如支票、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。附件張數(shù)：注明所附付款相關(guān)憑證的張數(shù)。審批欄：按照公司付款審批流程依次由各級(jí)審批人簽字批準(zhǔn)。單據(jù)的傳遞流程費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)傳遞流程1.報(bào)銷人按照要求填寫費(fèi)用報(bào)銷單，將相關(guān)費(fèi)用發(fā)票及證明材料粘貼在報(bào)銷單后，提交至所在部門負(fù)責(zé)人處。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)，然后將報(bào)銷單傳遞至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行合法性、合規(guī)性及金額準(zhǔn)確性審核，如有不符，退回報(bào)銷人補(bǔ)充或更正。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷款項(xiàng)的支付。借款單據(jù)傳遞流程1.借款人填寫借款單，注明借款事由、金額、預(yù)計(jì)還款日期等，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核借款事項(xiàng)是否合理，簽字同意后將借款單傳遞至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)借款單進(jìn)行審核，主要審核借款金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)、借款人以往借款是否結(jié)清等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門向借款人支付借款。采購(gòu)申請(qǐng)單據(jù)傳遞流程1.各部門申請(qǐng)人填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)說明采購(gòu)物資的相關(guān)信息及用途，提交至部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字批準(zhǔn)后將采購(gòu)申請(qǐng)單傳遞至采購(gòu)部門。3.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行采購(gòu)操作，采購(gòu)?fù)瓿珊髮⑾嚓P(guān)采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單等傳遞回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。同時(shí)，采購(gòu)申請(qǐng)單作為采購(gòu)業(yè)務(wù)的起始憑證留存采購(gòu)部門備案。銷售訂單單據(jù)傳遞流程1.銷售部門與客戶溝通協(xié)商后，銷售人員填寫銷售訂單，經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字，提交給客戶確認(rèn)。2.客戶確認(rèn)訂單無(wú)誤后簽字回傳至銷售部門，銷售部門將銷售訂單復(fù)印件傳遞至生產(chǎn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門，以便安排生產(chǎn)和發(fā)貨。3.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)完成后將產(chǎn)品交付至倉(cāng)儲(chǔ)部門。倉(cāng)儲(chǔ)部門依據(jù)銷售訂單和實(shí)際生產(chǎn)情況進(jìn)行產(chǎn)品入庫(kù)，并開具入庫(kù)單傳遞至財(cái)務(wù)部門。4.銷售部門根據(jù)銷售訂單跟進(jìn)客戶付款情況，收到客戶款項(xiàng)后開具收款收據(jù)，并將收款信息傳遞至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。同時(shí)，銷售訂單作為銷售業(yè)務(wù)的全程記錄留存銷售部門。出入庫(kù)單據(jù)傳遞流程1.入庫(kù)：供應(yīng)商送貨時(shí)，送貨人員將送貨單及物資送至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)保管人員核對(duì)物資信息后，根據(jù)實(shí)際到貨情況填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)，一聯(lián)隨送貨單交采購(gòu)部門核對(duì)，一聯(lián)傳遞至財(cái)務(wù)部門作為記賬依據(jù)。2.出庫(kù)：各部門領(lǐng)用物資時(shí)，填寫出庫(kù)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)出庫(kù)單發(fā)放物資，并在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)。出庫(kù)單一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)傳遞至財(cái)務(wù)部門記賬。單據(jù)的審批流程一般審批流程1.費(fèi)用報(bào)銷、借款、付款申請(qǐng)等報(bào)銷人（借款人、付款申請(qǐng)人）填寫相應(yīng)單據(jù)并準(zhǔn)備好相關(guān)附件。提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性，簽字批準(zhǔn)。轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核單據(jù)的合法性、合規(guī)性及金額準(zhǔn)確性，提出審核意見。財(cái)務(wù)審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如涉及重大金額或特殊事項(xiàng)，可能需報(bào)公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行后續(xù)的款項(xiàng)支付或報(bào)銷處理。2.采購(gòu)申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人評(píng)估采購(gòu)需求的必要性，簽字同意。采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，如涉及采購(gòu)招標(biāo)等流程，按規(guī)定執(zhí)行；完成采購(gòu)后，將采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單等相關(guān)憑證與采購(gòu)申請(qǐng)單一起傳遞至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，并留存采購(gòu)申請(qǐng)單備案。特殊審批流程對(duì)于一些重大項(xiàng)目、大額資金支出或涉及多個(gè)部門協(xié)同的業(yè)務(wù)單據(jù)，可能需要啟動(dòng)特殊審批流程。1.由相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)起部門組織召開專題會(huì)議，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)參加。2.在會(huì)議上詳細(xì)匯報(bào)業(yè)務(wù)情況、資金預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等內(nèi)容，與會(huì)人員進(jìn)行充分討論和審議。3.根據(jù)討論結(jié)果，形成審批意見，按照規(guī)定的簽字流程完成各級(jí)審批。單據(jù)的保管與存檔保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)各類單據(jù)的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)單據(jù)的整理、裝訂和存放。2.各部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好單據(jù)的收集和傳遞工作，并對(duì)本部門產(chǎn)生的單據(jù)完整性負(fù)責(zé)。保管期限1.費(fèi)用報(bào)銷單、借款單、采購(gòu)申請(qǐng)單、銷售訂單、出入庫(kù)單、收款收據(jù)、付款申請(qǐng)單等各類單據(jù)，保管期限為[X]年。2.涉及稅務(wù)、審計(jì)等重要事項(xiàng)的單據(jù)，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的要求，延長(zhǎng)保管期限。存檔方式1.單據(jù)應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類整理，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。2.紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)整齊裝訂成冊(cè)，在每?jī)?cè)封面注明單據(jù)類別、年度、起止日期、單據(jù)數(shù)量等信息，并妥善存放于檔案柜中。3.電子單據(jù)應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照類別和年度進(jìn)行分類存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查詢和檢索。同時(shí)，定期對(duì)電子單據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。單據(jù)的遺失與補(bǔ)辦遺失處理1.若單據(jù)不慎遺失，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并說明遺失的原因、時(shí)間、地點(diǎn)等詳細(xì)情況。2.部門負(fù)責(zé)人核實(shí)情況后，向財(cái)務(wù)部門報(bào)備。對(duì)于重要單據(jù)遺失可能影響財(cái)務(wù)核算或業(yè)務(wù)處理的，應(yīng)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如取得相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生的證明材料等。補(bǔ)辦流程1.如需補(bǔ)辦單據(jù)，由遺失責(zé)任人填寫《單據(jù)補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明原單據(jù)的相關(guān)信息及補(bǔ)辦原因，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況，確定是否同意補(bǔ)辦及補(bǔ)辦的具體要求。3.遺失責(zé)任人按照財(cái)務(wù)部門要求，提供相關(guān)證明材料，如發(fā)票復(fù)印件（需加蓋開票單位公章）、業(yè)務(wù)合同、情況說明等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，重新開具或補(bǔ)辦相應(yīng)單據(jù)，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督責(zé)任部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)單據(jù)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保單據(jù)管理工作規(guī)范有序。檢查內(nèi)容1.單據(jù)填寫的規(guī)范性，包括內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字是否齊全等。2.單據(jù)傳遞流程的執(zhí)行情況，是否存在延誤、積壓或違規(guī)傳遞等問題。3.單據(jù)審批流程的合規(guī)性，各級(jí)審批人員是否認(rèn)真履行職責(zé)，審批意見是否明確合理。4.單據(jù)保管與存檔的完整性和安全性，是否按照規(guī)定的期限和方式進(jìn)行保管和存檔。問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)出具書面報(bào)告，明確問題所在及整