公司企業(yè)公章管理制度總則目的為加強公司企業(yè)公章的管理，規(guī)范公章的使用流程，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司，涵蓋公司所有部門及員工。定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。公章的刻制、啟用與廢止公章的刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制公章時，由需求部門填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門審核《公章刻制申請表》，確保申請信息準(zhǔn)確無誤后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章單位進行公章刻制。4.刻章單位完成公章刻制后，行政部門應(yīng)及時領(lǐng)取，并對公章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等進行核對，確保與申請信息一致。公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《公章啟用申請表》，詳細(xì)說明公章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上公章印模。2.《公章啟用申請表》經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)發(fā)布公章啟用通知，明確公章的啟用時間、使用范圍及相關(guān)注意事項。3.公章啟用通知應(yīng)發(fā)送至公司各部門及相關(guān)人員，并在公司內(nèi)部公告欄進行張貼。4.行政部門負(fù)責(zé)將新啟用的公章登記在《公章使用登記簿》上，記錄公章的名稱、啟用日期、保管人等信息。公章的廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止公章時，由行政部門填寫《公章廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止原因、公章名稱、廢止日期等信息，并附上需廢止的公章印模。2.《公章廢止申請表》經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)將廢止的公章收回，并進行妥善保管。3.行政部門應(yīng)及時在《公章使用登記簿》上對廢止的公章進行標(biāo)注，并將相關(guān)信息通知公司各部門及相關(guān)人員。4.對于廢止的公章，行政部門應(yīng)定期進行清理，按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。公章的保管保管原則1.公章實行專人保管制度，確保公章的安全與保密。2.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守公章管理制度。3.公章保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人保管公章。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜、遺失或損壞。2.嚴(yán)格按照公章使用流程進行用印審批，對不符合規(guī)定的用印申請予以拒絕，并及時向上級報告。3.認(rèn)真登記《公章使用登記簿》，詳細(xì)記錄每次用印的時間、事由、用印人、批準(zhǔn)人等信息，確保用印記錄真實、準(zhǔn)確、完整。4.定期對公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并按照公司規(guī)定進行處理。5.妥善保管與公章相關(guān)的文件、資料及印模，不得擅自銷毀或丟失。保管地點1.公司公章應(yīng)存放在專門的保險柜或保險箱內(nèi)，并置于安全可靠的地點。2.財務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)存放在公司財務(wù)部門的保險柜內(nèi)，由財務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管。3.合同專用章應(yīng)存放在公司合同管理部門的保險柜內(nèi)，由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。公章的使用使用范圍1.公司公章適用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項。2.合同專用章僅用于公司對外簽訂各類合同。3.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)事項。4.法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項，如簽署重要文件、辦理銀行開戶等。使用流程1.用印申請公司員工因工作需要使用公章時，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印時間等信息，并附上相關(guān)文件或資料。《公章使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門或相關(guān)審批部門。2.用印審批行政部門或相關(guān)審批部門對《公章使用申請表》進行審核，重點審查用印事由是否合理、用印文件是否符合規(guī)定、審批流程是否完整等。根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進行審批簽字。一般事項由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要事項需經(jīng)公司法定代表人審批。3.用印登記公章保管人員在收到經(jīng)審批的《公章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表內(nèi)容與相關(guān)文件資料，確保無誤。在《公章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印時間、事由、用印人、批準(zhǔn)人、用印文件名稱及份數(shù)等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。4.用印操作公章保管人員應(yīng)在指定地點使用公章，用印時要確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或顛倒。用印完成后，應(yīng)在每份用印文件的指定位置加蓋公章，并在文件上注明“此件與原件相符”字樣。對于合同類文件，應(yīng)在騎縫處加蓋公章，確保合同的完整性和有效性。5.用印文件歸檔用印完成后，公章保管人員應(yīng)將《公章使用申請表》及相關(guān)用印文件資料進行整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定妥善保管。歸檔文件應(yīng)包括用印申請表、用印文件原件、復(fù)印件等，確保檔案資料的齊全、完整。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。2.如因特殊情況需要在空白文件上加蓋公章，必須經(jīng)公司法定代表人書面批準(zhǔn)，并在蓋章后及時填寫文件內(nèi)容，確保文件內(nèi)容與蓋章目的相符。3.公章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批流程進行，不得擅自擴大使用范圍或簡化審批程序。4.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門或個人不得擅自使用公司公章對外提供擔(dān)保、抵押、貸款等涉及重大經(jīng)濟責(zé)任的事項。公章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設(shè)立公章管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計部門負(fù)責(zé)人等。2.公章管理監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對公司公章的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保公章使用符合公司規(guī)定。3.審計部門負(fù)責(zé)對公章使用的合規(guī)性進行審計，如發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并向公司管理層報告。檢查內(nèi)容1.公章保管情況，包括保管人員是否符合規(guī)定、保管地點是否安全、保險柜或保險箱是否正常使用等。2.公章使用流程執(zhí)行情況，包括用印申請、審批、登記、操作等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。3.用印文件的真實性、合法性和完整性，是否存在未經(jīng)審批擅自用印、超范圍用印等情況。4.《公章使用登記簿》的記錄情況，是否真實、準(zhǔn)確、完整，與實際用印情況是否一致。檢查頻率1.公章管理監(jiān)督小組每月至少對公章使用情況進行一次檢查，并形成檢查報告。2.審計部門每年對公章使用情況進行一次專項審計，并出具審計報告。問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公章管理監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況報告公章管理監(jiān)督小組。3.對于違反公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等；如給公司造成經(jīng)濟損失的，還應(yīng)承擔(dān)