公司人員證件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員證件管理，規(guī)范證件的申請、使用、保管、歸還等流程，確保公司人員證件的安全與有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員及勞務(wù)派遣人員等。（三）定義1.人員證件：指由公司統(tǒng)一辦理或要求員工自行辦理的，用于證明員工身份、資質(zhì)、權(quán)限等的各類證件，包括但不限于工作證、門禁卡、身份證、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)證書、駕駛證等。2.證件保管人：指負(fù)責(zé)保管公司人員證件的個(gè)人，一般為證件的實(shí)際使用人。二、證件的種類及辦理（一）工作證1.辦理對象：公司全體員工。2.辦理流程員工入職時(shí)，由人力資源部門統(tǒng)一收集員工個(gè)人免冠一寸照片。人力資源部門負(fù)責(zé)將員工照片及相關(guān)信息錄入工作證制作系統(tǒng)，生成工作證電子版。將電子版工作證提交給指定的制作單位進(jìn)行制作，制作完成后由人力資源部門統(tǒng)一領(lǐng)取。人力資源部門組織新員工培訓(xùn)時(shí)，發(fā)放工作證，并要求員工當(dāng)場確認(rèn)信息無誤后簽字領(lǐng)取。（二）門禁卡1.辦理對象：因工作需要進(jìn)入公司特定區(qū)域的員工。2.辦理流程員工所在部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，填寫《門禁卡申請表》，注明申請門禁卡的員工姓名、部門、申請門禁區(qū)域等信息，并簽字確認(rèn)。將《門禁卡申請表》提交至安全管理部門審核。安全管理部門審核通過后，通知人力資源部門為員工辦理門禁卡。辦理流程同工作證，制作完成后由安全管理部門統(tǒng)一領(lǐng)取并發(fā)放給員工。員工離職時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知安全管理部門收回門禁卡，并辦理相關(guān)注銷手續(xù)。（三）身份證1.辦理對象：尚未辦理身份證或身份證遺失、過期的員工。2.辦理流程員工向人力資源部門提交身份證辦理申請，并提供相關(guān)證明材料（如戶口本等）。人力資源部門審核申請材料后，統(tǒng)一收集員工的申請材料，前往當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)代為辦理身份證。身份證辦理完成后，人力資源部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取并發(fā)放給員工。（四）學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)證書等1.辦理對象：需要提供相關(guān)證書作為資質(zhì)證明或參加培訓(xùn)后獲得證書的員工。2.辦理流程員工自行參加學(xué)歷教育、職業(yè)資格考試或培訓(xùn)課程，并取得相應(yīng)證書。員工將證書原件提交至人力資源部門進(jìn)行審核與備案。人力資源部門核實(shí)證書的真實(shí)性、有效性后，進(jìn)行登記，并將證書復(fù)印件留存歸檔。對于重要崗位或涉及資質(zhì)要求的崗位，人力資源部門可要求員工提供證書原件進(jìn)行掃描備份，原件返還員工后妥善保管。（五）駕駛證1.辦理對象：因工作需要駕駛公司車輛或使用公司交通補(bǔ)貼的員工。2.辦理流程員工向人力資源部門提交駕駛證辦理申請，并提供駕駛證原件及復(fù)印件。人力資源部門審核申請材料后，對駕駛證原件進(jìn)行掃描備份，復(fù)印件留存歸檔。人力資源部門將員工駕駛證信息錄入公司車輛管理系統(tǒng)，以便進(jìn)行車輛使用權(quán)限的管理。三、證件的使用（一）工作證1.員工在公司內(nèi)部辦公區(qū)域應(yīng)佩戴工作證，以便于識別身份和進(jìn)行日常管理。2.工作證僅限員工本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。如有特殊情況需要他人代為出示工作證，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并在相關(guān)記錄上注明。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將工作證交回人力資源部門。（二）門禁卡1.員工應(yīng)妥善保管門禁卡，不得隨意損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)門禁卡損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向安全管理部門報(bào)告，并辦理掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。2.門禁卡僅限授權(quán)人員在規(guī)定的門禁區(qū)域內(nèi)使用，不得擅自將門禁卡提供給非授權(quán)人員使用。3.員工離職時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知安全管理部門收回門禁卡。如門禁卡丟失，員工應(yīng)按照公司規(guī)定賠償門禁卡制作費(fèi)用。（三）身份證1.員工在辦理涉及個(gè)人身份驗(yàn)證的公司業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)出示身份證原件。2.公司各部門在使用員工身份證復(fù)印件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保復(fù)印件僅用于辦理公司業(yè)務(wù)所需，并妥善保管，防止信息泄露。（四）學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)證書等1.員工在應(yīng)聘、晉升、績效考核、崗位調(diào)整等涉及資質(zhì)審核的情況下，應(yīng)按照公司要求提供相應(yīng)證書原件或復(fù)印件。2.公司各部門在查閱員工證書時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)證書的完整性和保密性，不得擅自涂改、復(fù)印或傳播證書信息。（五）駕駛證1.持有駕駛證的員工在駕駛公司車輛時(shí)，應(yīng)隨身攜帶駕駛證，并按照交通法規(guī)和公司車輛管理規(guī)定安全駕駛。2.員工使用公司交通補(bǔ)貼時(shí)，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提供駕駛證信息，以便核實(shí)補(bǔ)貼資格。四、證件的保管（一）保管責(zé)任1.各類人員證件的保管責(zé)任原則上為證件的實(shí)際使用人。證件保管人應(yīng)妥善保管證件，防止證件丟失、損壞或被盜用。2.對于公司統(tǒng)一辦理并發(fā)放的證件，如工作證、門禁卡等，在員工離職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收回并統(tǒng)一保管。（二）保管方式1.員工應(yīng)將證件放置在安全、干燥、不易損壞的地方，避免證件受到擠壓、折疊、水浸、暴曬等損壞。2.對于重要證件（如學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等），建議員工自行購買專門的證件保管盒進(jìn)行存放，并妥善保管鑰匙。3.公司各部門應(yīng)設(shè)立專門的文件柜或檔案盒，用于存放員工的證件復(fù)印件及相關(guān)證明材料，并指定專人負(fù)責(zé)管理，確保文件柜或檔案盒的安全與保密。（三）定期檢查1.人力資源部門應(yīng)定期對公司統(tǒng)一辦理的證件進(jìn)行清查，核對證件的發(fā)放、使用、回收情況，確保證件管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.員工應(yīng)定期檢查自己保管的證件，如發(fā)現(xiàn)證件有損壞、過期等情況，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告并辦理更換或延期手續(xù)。五、證件的借用與歸還（一）借用1.因工作需要借用他人證件的，須填寫《證件借用申請表》，注明借用證件的名稱、借用原因、借用期限等信息，并經(jīng)證件所有人和所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.借用人員應(yīng)在借用期限內(nèi)妥善保管所借證件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因借用人員保管不善導(dǎo)致證件丟失、損壞或發(fā)生其他問題，由借用人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借用期限屆滿后，借用人員應(yīng)及時(shí)將所借證件歸還證件所有人，并在《證件借用申請表》上簽字確認(rèn)。（二）歸還1.員工離職時(shí)，應(yīng)將公司統(tǒng)一辦理的各類證件（如工作證、門禁卡等）交回人力資源部門。人力資源部門應(yīng)核對證件的完整性和有效性，如發(fā)現(xiàn)證件丟失或損壞，應(yīng)按照公司規(guī)定要求員工進(jìn)行賠償。2.員工因個(gè)人原因不再需要使用自行辦理的證件（如學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等），可選擇自行保管或交回公司人力資源部門統(tǒng)一保管。如交回公司保管，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行登記，并注明保管期限和歸還條件等信息。六、證件的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.員工發(fā)現(xiàn)證件丟失或被盜用后，應(yīng)立即向相關(guān)部門報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括證件名稱、丟失時(shí)間、丟失地點(diǎn)、可能的去向等信息。2.人力資源部門接到員工掛失報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行核實(shí)，并通知相關(guān)部門對涉及該證件的業(yè)務(wù)進(jìn)行暫時(shí)凍結(jié)，防止因證件丟失造成公司利益受損。3.安全管理部門接到門禁卡掛失報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)對門禁系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置，使丟失的門禁卡失效，并為員工辦理掛失登記手續(xù)。（二）補(bǔ)辦1.員工在掛失證件后，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程申請補(bǔ)辦證件。補(bǔ)辦流程同證件的初次辦理流程，但需提供掛失證明等相關(guān)材料。2.對于因證件丟失而產(chǎn)生的補(bǔ)辦費(fèi)用，如工作證、門禁卡等的制作費(fèi)用，按照公司相關(guān)規(guī)定由員工個(gè)人承擔(dān)。3.如涉及重要證件（如學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等）的補(bǔ)辦，員工應(yīng)自行聯(lián)系相關(guān)發(fā)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行補(bǔ)辦，并及時(shí)將補(bǔ)辦后的證件提交至人力資源部門進(jìn)行備案。七、證件的有效期管理（一）定期審核1.人力資源部門應(yīng)定期對員工持有的證件有效期進(jìn)行審核，確保員工在工作期間始終具備所需的資質(zhì)和資格。2.對于有效期即將屆滿的證件，人力資源部門應(yīng)提前通知員工辦理延期或重新考取手續(xù)，避免因證件過期影響員工正常工作。（二）延期與重新考取1.員工應(yīng)在證件有效期屆滿前，按照相關(guān)規(guī)定辦理延期手續(xù)。如因特殊原因未能及時(shí)辦理延期，應(yīng)在證件過期后盡快補(bǔ)辦，補(bǔ)辦期間應(yīng)暫停使用該證件從事相關(guān)業(yè)務(wù)活動。2.對于需要重新考取的證件，員工應(yīng)自行安排時(shí)間參加考試，并在取得新證件后及時(shí)提交至人力資源部門進(jìn)行更新備案。八、證件的信息變更（一）變更申請1.員工個(gè)人信息（如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式等）發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交《證件信息變更申請表》，并提供相關(guān)證明材料（如身份證變更證明、戶口本等）。2.人力資源部門審核申請材料后，對涉及的證件信息進(jìn)行修改，并更新相關(guān)檔案記錄。（二）證件更換1.對于因個(gè)人信息變更導(dǎo)致證件內(nèi)容需要更新的情況，如工作證、門禁卡等，人力資源部門應(yīng)統(tǒng)一收回原證件，并按照新信息重新制作發(fā)放。2.對于學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等重要證件，員工應(yīng)自行聯(lián)系相關(guān)發(fā)證機(jī)構(gòu)辦理信息變更手續(xù)，并將變更后的證件提交至人力資源部門進(jìn)行備案。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.轉(zhuǎn)借、冒用他人證件的。2.擅自涂改、偽造證件的。3.因保管不善導(dǎo)致證件丟失、損壞，給公司或他人造成損失的。4.未按照規(guī)定使用證件，從事違法違規(guī)活動的。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工