公司erp系統(tǒng)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用與管理，確保系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的作用，提高公司整體運(yùn)營效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門管理人員、業(yè)務(wù)人員以及其他涉及ERP系統(tǒng)操作與使用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用與管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全性原則：確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，采取有效的安全防護(hù)措施。3.規(guī)范性原則：規(guī)范系統(tǒng)操作流程，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和一致性，遵循統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)則。4.高效性原則：充分利用ERP系統(tǒng)的功能，提高工作效率，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)信息共享。5.培訓(xùn)與支持原則：為員工提供必要的培訓(xùn)和技術(shù)支持，確保員工能夠熟練使用ERP系統(tǒng)。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、技術(shù)支持和系統(tǒng)升級工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.制定和完善ERP系統(tǒng)的安全策略，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。3.對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。4.協(xié)助各部門解決ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的技術(shù)問題，提供技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時和完整。2.按照公司規(guī)定的業(yè)務(wù)流程，在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行各項業(yè)務(wù)操作，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)范。3.配合信息管理部門做好系統(tǒng)的測試、優(yōu)化和改進(jìn)工作，提出業(yè)務(wù)需求和改進(jìn)建議。4.負(fù)責(zé)本部門員工的ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)和日常管理，督促員工正確使用系統(tǒng)。（三）公司管理層1.審批ERP系統(tǒng)的建設(shè)、升級、維護(hù)等重大事項，提供必要的資源支持。2.監(jiān)督ERP系統(tǒng)管理制度的執(zhí)行情況，確保制度的有效落實。3.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，指導(dǎo)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用和優(yōu)化，推動公司管理信息化建設(shè)。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）賬號管理1.員工入職時，由所在部門負(fù)責(zé)人提出ERP系統(tǒng)賬號開通申請，信息管理部門根據(jù)員工崗位權(quán)限設(shè)置相應(yīng)的賬號和初始密碼，并及時通知員工。2.員工應(yīng)妥善保管自己的ERP系統(tǒng)賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即通知信息管理部門進(jìn)行處理。3.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知信息管理部門，信息管理部門在確認(rèn)員工已完成所有系統(tǒng)操作且無遺留問題后，注銷其ERP系統(tǒng)賬號。（二）數(shù)據(jù)錄入1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入工作，錄入人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和操作技能，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時性。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)遵循統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)則和數(shù)據(jù)格式，不得隨意更改或簡化。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審核，確保數(shù)據(jù)真實、完整、有效。3.對于重要數(shù)據(jù)的錄入，應(yīng)進(jìn)行雙人錄入核對，確保數(shù)據(jù)的一致性。錄入完成后，錄入人員應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行簽名確認(rèn)。（三）業(yè)務(wù)操作1.員工在使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行，不得擅自更改或跳過操作步驟。2.在操作過程中，如遇到系統(tǒng)故障或異常情況，應(yīng)及時記錄相關(guān)信息，并通知信息管理部門進(jìn)行處理。不得自行嘗試解決可能影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的問題。3.對于涉及資金、物資等重要業(yè)務(wù)的操作，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制和審批流程，確保操作的合規(guī)性和安全性。（四）數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計1.員工因工作需要查詢ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作，不得越權(quán)查詢。2.查詢的數(shù)據(jù)應(yīng)僅供工作使用，不得泄露給無關(guān)人員。如需對外提供數(shù)據(jù)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。3.各部門如需進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，應(yīng)使用ERP系統(tǒng)提供的統(tǒng)計功能或通過合法的數(shù)據(jù)分析工具進(jìn)行操作，確保統(tǒng)計結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。四、系統(tǒng)安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.信息管理部門應(yīng)采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.限制ERP系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，只允許經(jīng)過授權(quán)的人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問系統(tǒng)。嚴(yán)禁在公司外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備訪問ERP系統(tǒng)。3.定期對公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)網(wǎng)絡(luò)安全隱患。（二）數(shù)據(jù)安全1.對ERP系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定，一般為每天或每周進(jìn)行一次全量備份，每小時或每天進(jìn)行一次增量備份。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，授予相應(yīng)的數(shù)據(jù)訪問級別。對于涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格限制訪問范圍。（三）用戶安全1.加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的安全教育，提高員工的安全意識和防范能力，防止因用戶操作不當(dāng)導(dǎo)致系統(tǒng)安全事故。2.定期對系統(tǒng)用戶進(jìn)行安全審計，檢查用戶的操作行為是否符合安全規(guī)定。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)操作行為，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并記錄在案。3.要求員工定期更換ERP系統(tǒng)密碼，密碼應(yīng)具備一定的強(qiáng)度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于規(guī)定位數(shù)。五、系統(tǒng)培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計劃1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識、操作技能、業(yè)務(wù)流程等方面，確保員工能夠全面了解和掌握系統(tǒng)的使用方法。3.對于新入職員工，應(yīng)在入職后及時安排ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其盡快熟悉系統(tǒng)環(huán)境和基本操作。（二）培訓(xùn)實施1.根據(jù)培訓(xùn)計劃，信息管理部門組織開展各類ERP系統(tǒng)培訓(xùn)活動，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示等多種形式。2.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重理論與實踐相結(jié)合，通過實際案例和操作練習(xí)，幫助員工更好地理解和掌握培訓(xùn)內(nèi)容。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對員工進(jìn)行考核，考核方式可采用筆試、實際操作等形式，考核成績應(yīng)記錄在員工培訓(xùn)檔案中。對于考核不合格的員工，應(yīng)安排補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至合格為止。（三）技術(shù)支持1.信息管理部門設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時解答員工在ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題。2.對于員工反饋的技術(shù)問題，信息管理部門應(yīng)及時進(jìn)行記錄和分析，并安排技術(shù)人員進(jìn)行處理。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋給員工，并做好相關(guān)記錄。3.定期收集員工對ERP系統(tǒng)的意見和建議，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求和員工反饋，對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，不斷提升系統(tǒng)的性能和用戶體驗。六、系統(tǒng)維護(hù)與升級（一）日常維護(hù)1.信息管理部門安排專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)監(jiān)控、數(shù)據(jù)備份、故障排除等。2.每天對系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)、服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)連接等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的問題。3.定期對系統(tǒng)進(jìn)行清理和優(yōu)化，如清除系統(tǒng)日志、優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能等，確保系統(tǒng)的運(yùn)行效率。（二）故障處理1.當(dāng)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，信息管理部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速組織技術(shù)人員進(jìn)行故障排查和修復(fù)。2.在故障處理過程中，應(yīng)及時記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象、處理過程和結(jié)果等信息，以便后續(xù)進(jìn)行分析和總結(jié)。3.對于因系統(tǒng)故障導(dǎo)致的業(yè)務(wù)中斷，應(yīng)采取臨時應(yīng)急措施，如手工處理業(yè)務(wù)等，盡量減少對公司業(yè)務(wù)的影響。故障排除后，應(yīng)及時恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，并對受影響的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和補(bǔ)錄。（三）系統(tǒng)升級1.根據(jù)軟件供應(yīng)商發(fā)布的系統(tǒng)升級補(bǔ)丁和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，信息管理部門制定系統(tǒng)升級計劃。2.在系統(tǒng)升級前，應(yīng)進(jìn)行充分的測試，確保升級后的系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，且不會對現(xiàn)有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程造成影響。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、兼容性測試等。3.系統(tǒng)升級過程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時處理升級過程中出現(xiàn)的問題。升級完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查和驗證，確保系統(tǒng)升級成功。4.系統(tǒng)升級后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉升級后的系統(tǒng)功能和操作方法。同時，應(yīng)及時更新系統(tǒng)操作手冊和相關(guān)文檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門ERP系統(tǒng)的使用與管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括系統(tǒng)操作規(guī)范執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、系統(tǒng)安全管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并及時反饋給被檢查部門。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，被檢查部門應(yīng)及時整改，并將整改情況報告給公司管理層。信息管理部門負(fù)責(zé)跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.將ERP系統(tǒng)的使用與管理情況納入員工績效考核體系，對在系統(tǒng)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對違反系統(tǒng)管理制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.考核指標(biāo)可包括系統(tǒng)操作熟練程度、數(shù)據(jù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況、系統(tǒng)安