公務(wù)封閉酒店管理制度總則1.目的為加強公司在公務(wù)活動中對封閉酒店的規(guī)范化管理，確保公務(wù)活動的順利進行，保障參與人員的安全與健康，提高工作效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司因公務(wù)需要安排在封閉酒店內(nèi)進行的各類活動，包括但不限于會議、培訓(xùn)、項目執(zhí)行等。3.管理原則安全第一原則：確保酒店內(nèi)人員的生命財產(chǎn)安全，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。高效有序原則：優(yōu)化公務(wù)活動流程，提高工作效率，確保各項任務(wù)按時完成。規(guī)范管理原則：明確各部門及人員的職責(zé)，嚴格按照制度規(guī)定進行操作。服務(wù)保障原則：為公務(wù)活動提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和必要的支持，滿足工作與生活需求。酒店選擇與預(yù)訂1.酒店選擇標準地理位置：優(yōu)先選擇交通便利、臨近工作地點或主要活動場所的酒店，便于人員出行。設(shè)施設(shè)備：酒店應(yīng)具備完善的住宿、餐飲、會議等設(shè)施，滿足公務(wù)活動的基本需求。安全保障：酒店應(yīng)具備良好的安全防范措施，如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、安保人員等，確保人員安全。服務(wù)質(zhì)量：酒店服務(wù)人員應(yīng)具備專業(yè)素養(yǎng)，服務(wù)熱情周到，能夠及時響應(yīng)并解決問題。2.預(yù)訂流程需求部門提前[X]個工作日填寫《公務(wù)封閉酒店預(yù)訂申請表》，詳細說明活動時間、人數(shù)、房型、餐飲要求等信息。行政部門根據(jù)需求部門提供的信息，進行酒店篩選和詢價，選擇合適的酒店并與其溝通預(yù)訂事宜。行政部門將預(yù)訂確認信息反饋給需求部門，并抄送財務(wù)部門備案。如需變更預(yù)訂信息，需求部門應(yīng)提前[X]個工作日通知行政部門，由行政部門與酒店協(xié)商處理。入住管理1.人員登記參與公務(wù)活動的人員需憑有效身份證件在酒店前臺辦理入住手續(xù)，行政部門應(yīng)提前將人員名單提供給酒店。酒店工作人員應(yīng)核對人員身份信息，確保入住人員與預(yù)訂名單一致，并發(fā)放房卡。2.房間分配行政部門根據(jù)人員性別、職務(wù)等因素進行合理的房間分配，盡量滿足人員的個性化需求。如需特殊房型或房間調(diào)整，應(yīng)由需求部門提出申請，經(jīng)行政部門審核后通知酒店進行安排。3.入住告知行政部門在人員入住前，應(yīng)向其發(fā)放《公務(wù)封閉酒店入住須知》，告知酒店的相關(guān)規(guī)定和注意事項，如門禁時間、安全規(guī)定、餐飲時間等。入住人員應(yīng)遵守酒店的各項規(guī)定，配合酒店工作人員的管理，如有違反規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)制度進行處理。安全管理1.消防安全酒店應(yīng)配備完善的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。入住人員應(yīng)熟悉酒店的消防疏散通道和安全出口位置，不得在房間內(nèi)私拉亂接電線、使用大功率電器等，嚴禁在酒店內(nèi)吸煙和使用明火。行政部門應(yīng)定期組織消防安全培訓(xùn)和演練，提高入住人員的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。2.人身安全酒店應(yīng)加強安保措施，設(shè)置門禁系統(tǒng)和監(jiān)控攝像頭，確保酒店區(qū)域的安全。入住人員應(yīng)妥善保管個人財物，如有貴重物品可寄存于酒店前臺保險柜。如發(fā)生人身安全事故或突發(fā)事件，酒店工作人員應(yīng)立即采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，并及時報告公司行政部門和當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門。3.食品安全酒店應(yīng)嚴格遵守食品安全法律法規(guī)，確保餐飲服務(wù)的衛(wèi)生安全。行政部門應(yīng)與酒店溝通，明確餐飲標準和要求，對食品原材料采購、加工制作、儲存等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。入住人員如發(fā)現(xiàn)食品衛(wèi)生問題，應(yīng)及時向酒店工作人員反映，行政部門應(yīng)協(xié)助處理。會議與培訓(xùn)管理1.會議安排需求部門應(yīng)提前制定會議議程和相關(guān)資料，明確會議的主題、時間、地點、參會人員等信息，并提交給行政部門。行政部門根據(jù)會議需求，與酒店溝通協(xié)調(diào)會議場地布置、音響設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等事宜，確保會議的順利進行。會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動或交頭接耳，如有特殊情況需要離開會場，應(yīng)向會議主持人請假。2.培訓(xùn)管理培訓(xùn)部門應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)計劃，提前與酒店確定培訓(xùn)場地和設(shè)備需求，并安排好培訓(xùn)師資和課程資料。培訓(xùn)期間，培訓(xùn)講師應(yīng)按照培訓(xùn)大綱進行授課，確保培訓(xùn)內(nèi)容的質(zhì)量和效果。學(xué)員應(yīng)認真聽講，積極參與互動，按時完成培訓(xùn)作業(yè)和考核，如有疑問可及時向培訓(xùn)講師請教。餐飲管理1.餐飲標準行政部門應(yīng)根據(jù)公務(wù)活動的性質(zhì)和實際需求，制定合理的餐飲標準，包括早餐、午餐、晚餐的菜品、飲料等。酒店應(yīng)按照餐飲標準提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)，確保菜品質(zhì)量和口味，合理搭配營養(yǎng)。2.用餐安排酒店應(yīng)根據(jù)人員數(shù)量和用餐時間，合理安排餐廳座位和用餐批次，避免出現(xiàn)擁擠和等待時間過長的情況。行政部門應(yīng)提前統(tǒng)計用餐人數(shù)，與酒店溝通確定用餐時間和方式，如自助餐、桌餐等。用餐期間，人員應(yīng)遵守餐廳秩序，文明用餐，不得浪費食物。3.特殊餐飲需求如有人員因宗教信仰、飲食習(xí)慣等原因需要特殊餐飲安排，需求部門應(yīng)提前告知行政部門，由行政部門與酒店協(xié)商解決。費用管理1.費用標準公司根據(jù)不同的公務(wù)活動類型和級別，制定相應(yīng)的酒店住宿、餐飲、會議等費用標準，確保費用支出合理合規(guī)。行政部門應(yīng)嚴格按照費用標準進行費用核算和報銷，不得擅自提高或降低標準。2.費用報銷入住人員在公務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)及時整理相關(guān)費用票據(jù)，并按照公司財務(wù)制度進行報銷。行政部門應(yīng)審核費用票據(jù)的真實性、合法性和完整性，確保報銷信息準確無誤。財務(wù)部門按照公司財務(wù)流程進行費用報銷審批和支付，對不符合規(guī)定的費用予以拒絕報銷。衛(wèi)生與環(huán)境管理1.環(huán)境衛(wèi)生酒店應(yīng)保持公共區(qū)域和房間的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保環(huán)境整潔舒適。入住人員應(yīng)愛護酒店環(huán)境，不得隨意丟棄垃圾，保持房間整潔有序。2.個人衛(wèi)生入住人員應(yīng)注意個人衛(wèi)生，保持良好的生活習(xí)慣，勤洗手、勤換洗衣物等。如發(fā)現(xiàn)個人物品或房間存在衛(wèi)生問題，應(yīng)及時向酒店工作人員反映，由酒店進行處理。溝通與協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通需求部門、行政部門、財務(wù)部門等應(yīng)加強溝通與協(xié)作，及時解決公務(wù)活動中出現(xiàn)的問題。行政部門應(yīng)定期召開工作協(xié)調(diào)會，通報公務(wù)活動的進展情況，協(xié)調(diào)各方工作，確保各項任務(wù)順利完成。2.與酒店溝通行政部門應(yīng)指定專人負責(zé)與酒店的溝通協(xié)調(diào)工作，及時傳達公司的需求和要求，了解酒店的服務(wù)情況和問題反饋。對于酒店提出的合理建議和意見，行政部門應(yīng)及時采納并反饋給相關(guān)部門，共同提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對公務(wù)封閉酒店的管理情況進行檢查，包括酒店設(shè)施設(shè)備、服務(wù)質(zhì)量、安全管理等方面，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。財務(wù)部門應(yīng)對費用報銷情況進行審核監(jiān)督，確保費用支出符合公司規(guī)定。2.入住人員監(jiān)督入住人員有權(quán)對酒店的服務(wù)質(zhì)量和管理情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可及時向行政部門或酒店管理人員