全公司檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案資料的真實性和準確性。3.安全保密原則：加強檔案資料的安全保密工作，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索和利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案資料管理職責（一）綜合管理部職責1.負責制定和完善公司檔案資料管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像等。3.負責檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用和銷毀等工作。4.定期對檔案資料進行清查和盤點，確保檔案資料的安全和完整。5.組織開展檔案資料管理培訓，提高員工的檔案資料管理意識和技能。6.負責與外部檔案管理機構的溝通與協(xié)調(diào)，辦理檔案資料的借閱、查閱等手續(xù)。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部。2.配合綜合管理部做好檔案資料的清查、盤點和利用等工作。3.嚴格遵守公司檔案資料管理制度，確保本部門檔案資料的安全和保密。（三）員工職責1.負責及時將個人工作中形成的檔案資料移交所在部門。2.按照公司檔案資料管理制度的要求，妥善保管和使用涉及本人的檔案資料。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料，不得泄露檔案資料的機密信息。三、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事檔案類：包括員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、考勤記錄、薪資福利、培訓記錄、績效考核等。3.財務檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務合同類：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同、合作協(xié)議等。5.項目文檔類：包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結、項目文檔等。6.技術資料類：包括產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準、技術研發(fā)資料等。7.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。8.其他檔案類：包括公司榮譽證書、證照、會議紀要、大事記、照片、音像等。（二）檔案資料編號1.檔案資料編號采用“分類代碼+年份+順序號”的結構，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類代碼：根據(jù)檔案資料的分類，分別賦予不同的代碼，具體如下：行政文件類：XZ人事檔案類：RS財務檔案類：CW業(yè)務合同類：HT項目文檔類：XM技術資料類：JS市場營銷類：SC其他檔案類：QT3.年份：采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字，如“2023”表示2023年。4.順序號：按照檔案資料歸檔的先后順序，從001開始依次編號。5.示例：一份2023年歸檔的行政文件，編號為XZ23001；一份2022年的人事檔案，編號為RS22005。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務相關的文件、資料、成果等。3.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司參加各類會議、活動形成的文件、資料、紀要等。5.公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等。6.其他與公司發(fā)展相關的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料的收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏、篡改或偽造檔案資料。3.對于重要的檔案資料，應同時收集紙質(zhì)版和電子版，并確保兩者內(nèi)容一致。4.員工應及時將個人工作中形成的檔案資料移交所在部門，不得私自留存。（三）整理方法1.檔案資料整理應按照分類標準進行，確保檔案資料的分類準確、條理清晰。2.對收集到的檔案資料進行分類、排序、編目、裝訂等處理，使其符合檔案管理的要求。3.對于紙質(zhì)檔案資料，應去除金屬物、破損頁等，采用A4紙張進行統(tǒng)一規(guī)格的折疊或粘貼，并在右上角加蓋檔案章。4.對于電子檔案資料，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的服務器或存儲設備上，確保電子檔案資料的安全和可檢索性。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對于緊急或重要的檔案資料，應及時移交綜合管理部歸檔，不得拖延。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案資料填寫《檔案資料移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認后，一份由移交部門留存，一份隨檔案資料移交綜合管理部。2.綜合管理部對移交的檔案資料進行核對、驗收，確認無誤后，在《檔案資料移交清單》上簽字蓋章，并將檔案資料按照分類編號順序進行歸檔。3.綜合管理部建立檔案資料臺賬，記錄檔案資料的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息，以便查詢和管理。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體如下：永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案資料，應永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案資料，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案資料，保管期限為5年以下。2.檔案資料保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，由綜合管理部會同相關部門研究決定。（四）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.對檔案資料應進行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于電子檔案資料，應定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，確保電子檔案資料的安全和可恢復性。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應經(jīng)綜合管理部負責人批準，并在檔案管理人員的陪同下進行。六、檔案資料的檢索與利用（一）檢索方式1.綜合管理部應建立完善的檔案資料檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索數(shù)據(jù)庫，方便檔案資料的查詢和利用。2.紙質(zhì)檔案目錄索引應按照檔案資料的分類順序編制，包括檔案資料的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.電子檔案檢索數(shù)據(jù)庫應具備全文檢索功能，能夠根據(jù)關鍵詞、日期、編號等條件快速檢索到所需的檔案資料。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部審批。2.綜合管理部對《檔案資料查閱申請表》進行審核，批準后安排檔案管理人員提供查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱檔案資料時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)綜合管理部負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、污損或撕毀，確保檔案資料的完整和安全。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱管理1.公司外部單位或個人因工作需要借閱公司檔案資料的，應填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)公司相關部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部審批。2.綜合管理部對《檔案資料借閱申請表》進行審核，報公司分管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案資料時，應與綜合管理部簽訂《檔案資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，確保檔案資料的安全和保密。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借、轉讓或泄露檔案資料的內(nèi)容，如因保管不善造成檔案資料丟失、損壞的，應承擔相應的賠償責任。6.借閱完畢后，借閱人員應及時將檔案資料歸還綜合管理部，并在《檔案資料借閱登記表》上簽字確認。綜合管理部對歸還的檔案資料進行檢查，確認無誤后辦理注銷借閱手續(xù)。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部應定期對保管期滿的檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的存毀。2.檔案資料鑒定工作應由綜合管理部會同相關部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案資料進行全面審查和評估。3.鑒定小組應形成鑒定意見，填寫《檔案資料鑒定銷毀審批表》，注明檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息，經(jīng)公司分管領導批準后，方可進行銷毀處理。（二）銷毀流程1.對批準銷毀的檔案資料，應進行登記造冊，注明檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期等信息。2.檔案資料的銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。對于電子檔案資料，應進行徹底刪除或格式化處理，確保電子檔案資料無法恢復。3.檔案資料銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底進行。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案資料銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告綜合管理部。綜合管理部應將《檔案資料鑒定銷毀審批表》、《檔案資料銷毀登記表》等相關資料歸檔保存。八、檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部應定期對公司各部門的檔案資料管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用、銷毀等環(huán)節(jié)，以及檔案資料管理制度的執(zhí)行情況。3.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行，檢查結果應形成書面報告，報送公司領導和相關部門。（二）考核評價1.公司將檔案資料管理工作