供熱公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)供熱公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供熱公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)公司檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、利用、鑒定、銷毀等日常管理工作，確保檔案的安全和完整。4.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)工作情況。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向綜合管理部門移交檔案。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的利用、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的各類文件，包括計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、合同、協(xié)議、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司黨、政、工、團(tuán)等組織開展活動(dòng)形成的文件材料。4.公司員工人事檔案，包括員工履歷表、勞動(dòng)合同、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。5.公司基本建設(shè)、設(shè)備購置與更新改造等項(xiàng)目中形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.公司對(duì)外交往中形成的文件材料，如信函、傳真、會(huì)議紀(jì)要、合作協(xié)議等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交綜合管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于保密和查閱，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，便于快速檢索和查閱。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行整理和修復(fù)，按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量等信息。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密制度，確保檔案信息不泄露。2.本著服務(wù)公司工作、方便查閱的原則，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持。3.嚴(yán)格履行檔案查閱審批手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱公司檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，須出具相關(guān)法律文書，經(jīng)公司法律顧問審核后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)查閱人的需求，可提供檔案的復(fù)印件。復(fù)制檔案須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與公司實(shí)際需求相適應(yīng)。2.遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動(dòng)，是否具有歷史查考價(jià)值。2.檔案的保存期限是否符合國家規(guī)定和公司實(shí)際情況。3.檔案的密級(jí)是否準(zhǔn)確，是否需要調(diào)整。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估其保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，報(bào)送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）移交1.公司各部門應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部門。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方