保潔公司文件管理制度一、總則1.目的為加強公司文件管理，確保文件的規(guī)范、準確、及時流轉和妥善保存，提高公司運營效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有部門及全體員工在工作中所涉及的各類文件，包括但不限于紙質文件、電子文件、合同文件等。3.文件管理原則統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部統(tǒng)一負責，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。分級負責原則：各部門負責人負責本部門文件的收集、整理、保管和歸檔工作，并對文件的真實性、完整性和保密性負責。及時準確原則：文件的起草、審核、批準、發(fā)布、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定流程進行，確保文件內容準確無誤，傳遞及時高效。安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件信息的安全與保密，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號1.文件分類行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要等，用于傳達公司決策、部署工作、溝通信息等。人事文件：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的文件，用于規(guī)范公司人力資源管理工作。財務文件：涉及公司財務預算、核算、審計、資金管理等方面的文件，如財務報表、財務制度、費用報銷單等。業(yè)務文件：與公司保潔業(yè)務相關的文件，包括保潔服務合同、項目方案、作業(yè)標準、質量檢查記錄等。其他文件：除上述類別外的其他文件，如客戶投訴處理記錄、供應商資料等。2.文件編號文件編號采用“部門代碼+年份+流水號”的格式，確保每份文件具有唯一的標識。部門代碼由行政部統(tǒng)一制定，例如：行政部為“XZ”，人事部為“RS”，財務部為“CW”，業(yè)務部為“YW”等。年份采用公元紀年，取年份后兩位數字，如“22”表示2022年。流水號為3位數字，從001開始依次編排。示例：業(yè)務部2022年第5份文件編號為“YW22005”。三、文件起草與審核1.文件起草文件起草應根據工作實際需要，明確文件主題、目的、內容、要求等要素，確保文件表述清晰、邏輯嚴謹、語言規(guī)范。起草部門應對文件涉及的相關事項進行充分調研和論證，確保文件內容具有可行性和可操作性。文件起草人應在文件首頁注明起草部門、起草人、起草日期等信息。2.文件審核文件起草完成后，應提交至相關部門負責人進行審核。審核人應認真審查文件內容的準確性、完整性、合規(guī)性以及與公司現(xiàn)行制度的一致性，提出審核意見。對于涉及多個部門的文件，應由牽頭部門組織相關部門進行會審，共同研究文件內容，確保文件能夠得到各部門的理解和支持。審核人應在文件審核意見欄簽署姓名和審核日期。如審核通過，文件進入批準環(huán)節(jié)；如審核不通過，起草人應根據審核意見進行修改，直至審核通過。四、文件批準與發(fā)布1.文件批準文件審核通過后，應提交至公司領導進行批準。公司領導應根據文件內容和公司實際情況，對文件進行全面審查，做出批準或不批準的決定。對于重要文件或涉及公司重大決策的文件，應經公司管理層集體討論后批準。批準人應在文件批準欄簽署姓名和批準日期。2.文件發(fā)布經批準的文件由行政部負責統(tǒng)一發(fā)布。行政部應根據文件的性質和發(fā)布范圍，選擇合適的發(fā)布方式，如內部發(fā)文、電子郵件、公司公告欄等。對于需要員工知曉的重要文件，行政部應及時組織相關培訓或傳達，確保員工了解文件內容和要求。文件發(fā)布后，行政部應做好文件發(fā)放記錄，記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領取人等信息，以便查詢和追溯。五、文件傳遞與簽收1.文件傳遞文件傳遞應遵循準確、及時、安全的原則，確保文件能夠順利送達收件人手中。對于紙質文件，應通過專人送達、郵寄等方式進行傳遞；對于電子文件，應通過公司內部網絡、電子郵件等方式進行傳輸。在文件傳遞過程中，應注意保護文件的完整性和保密性，避免文件丟失、損壞或泄露。2.文件簽收收件人收到文件后，應及時進行簽收確認。對于紙質文件，收件人應在文件簽收單上簽字確認；對于電子文件，收件人應在郵件接收記錄或相關系統(tǒng)中進行確認。如收件人發(fā)現(xiàn)文件存在問題，如文件內容不完整、文件損壞等，應及時與發(fā)文部門聯(lián)系，說明情況并要求補發(fā)或更正。行政部應定期對文件簽收情況進行檢查和統(tǒng)計，確保文件傳遞的準確性和及時性。六、文件使用與保管1.文件使用員工因工作需要使用文件時，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱人應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經部門負責人批準后，到行政部辦理借閱手續(xù)。行政部應根據借閱申請，及時提供文件，并做好借閱登記。借閱登記應記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人應妥善保管所借閱的文件，不得擅自涂改、復印、轉借他人或用于其他非工作目的。如因工作需要復印文件，應經行政部同意，并按照規(guī)定進行登記。文件使用完畢后，借閱人應及時歸還文件。行政部應在收到歸還文件后，對文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。2.文件保管公司文件應按照分類存放的原則進行保管，確保文件存放有序，便于查找和使用。行政部應設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保文件的安全保管。對于紙質文件，應按照文件類別、年份、編號等順序進行裝訂和存放；對于電子文件，應按照文件分類建立相應的文件夾，并進行備份存儲，確保電子文件的安全和可恢復性。行政部應定期對文件進行清查和盤點，核對文件數量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。對于超過保管期限或已無保存價值的文件，行政部應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀文件時，應填寫《文件銷毀申請表》，經公司領導批準后，由行政部指定專人進行銷毀，并做好銷毀記錄。七、文件保密與安全1.文件保密公司員工應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等重要文件予以保密，不得泄露給任何無關人員。在文件處理過程中，應采取必要的保密措施，如文件加密、限制訪問權限、使用專用存儲設備等，確保文件信息的安全。對于涉及公司機密的文件，應在文件上加蓋“機密”、“絕密”等保密標識，并嚴格控制文件的傳閱范圍和使用權限。員工離職時，應將所保管的公司文件全部歸還公司，并辦理相關交接手續(xù)。行政部應對離職員工所保管的文件進行清查，如發(fā)現(xiàn)有未歸還或丟失的文件，應及時追究離職員工的責任。2.文件安全加強文件存儲設備的安全管理，定期對存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止數據丟失或損壞。做好文件備份工作，定期對重要文件進行備份存儲，并將備份文件存放在不同的物理位置，以防止因自然災害、設備故障等原因導致文件丟失。加強對辦公區(qū)域的安全防范，確保文件存放場所的安全，防止文件被盜、被搶等情況發(fā)生。如發(fā)生文件安全事故，如文件泄露、丟失、損壞等，應立即采取措施進行處理，并及時向上級領導報告。同時，應配合相關部門進行調查，查明原因，追究責任。八、文件歸檔與查閱1.文件歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、編目清晰，符合檔案管理的要求。歸檔文件應按照文件編號順序進行排列，并編制歸檔目錄。歸檔目錄應包括文件編號、文件名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。行政部應定期對歸檔文件進行審核和整理，確保歸檔文件的質量。對于不符合歸檔要求的文件，應及時通知承辦部門進行整改。2.文件查閱公司內部員工因工作需要查閱文件時，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱目的等信息，經部門負責人批準后，到行政部辦理查閱手續(xù)。行政部應根據查閱申請，提供相應的文件，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定查閱文件，不得擅自復印、拍照或帶出檔案室。對于涉及公司機密的文件，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將文件內容泄露給無關人員。如需復印或摘錄文件內容，應經行政部同意，并按照規(guī)定進行登記。外部單位或個人因工作需要查閱公司文件時，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、查閱范圍等信息，經公司領導批準后，由行政部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。九、文件修訂與廢止1.文件修訂隨著公司業(yè)務發(fā)展和內外部環(huán)境變化，文件可能需要進行修訂。文件修訂由原起草部門或相關部門提出修訂建議，經審核、批準后進行修訂。修訂后的文件應重新編號、發(fā)布，并按照本制度規(guī)定進行傳遞、簽收、使用、保管等管理。