秦皇島報銷管理制度一、總則1.目的：為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范費用報銷行為，合理控制費用支出，確保公司資金的安全與有效使用，特制定本報銷管理制度。2.適用范圍：本制度適用于公司全體員工在秦皇島地區(qū)因公務(wù)發(fā)生的各類費用報銷。3.原則真實性原則：報銷費用必須真實發(fā)生，嚴禁虛報、假報費用。合理性原則：費用報銷應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實際需求，遵循合理性標準，杜絕不合理開支。合規(guī)性原則：報銷行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保報銷憑證合法、有效。及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，避免逾期報銷。二、費用報銷分類及標準1.差旅費定義：差旅費是指員工因公務(wù)需要到秦皇島地區(qū)以外的城市出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。交通費用飛機票：根據(jù)公司規(guī)定的商務(wù)艙或經(jīng)濟艙標準報銷，特殊情況需經(jīng)上級領(lǐng)導批準?；疖嚻保喊凑諏嶋H購買的票價報銷，軟臥、一等座需經(jīng)審批。長途汽車票：實報實銷，但應(yīng)選擇合理的出行路線和交通工具。市內(nèi)交通：在出差地市內(nèi)乘坐公共交通的費用，憑有效票據(jù)實報實銷，一般按照每人每天[X]元標準執(zhí)行，特殊情況可提供詳細行程說明后單獨審批。住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的不同等級，按照相應(yīng)標準報銷。一線城市及經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的住宿費標準為每人每天[X]元；二線城市及一般地區(qū)為每人每天[X]元；三線及以下城市為每人每天[X]元。實際發(fā)生的住宿費低于標準的，按實際發(fā)生額報銷；超過標準部分，需經(jīng)上級領(lǐng)導批準方可報銷。餐飲費用：按照每人每天[X]元的標準報銷出差期間的餐飲補貼，不再報銷實際發(fā)生的餐飲發(fā)票。如因工作需要宴請客戶，需提前填寫《宴請申請表》，經(jīng)批準后按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，且需提供相應(yīng)的消費清單。2.業(yè)務(wù)招待費定義：業(yè)務(wù)招待費是指公司為拓展業(yè)務(wù)、維護客戶關(guān)系等發(fā)生的餐飲、住宿、娛樂、禮品等費用。審批流程：業(yè)務(wù)招待費報銷前需填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，詳細注明招待對象、事由、預計金額等信息，按照公司內(nèi)部審批權(quán)限逐級審批。一般員工單次業(yè)務(wù)招待費預算在[X]元以下的，由部門經(jīng)理審批；超過[X]元的，需經(jīng)分管領(lǐng)導審批；涉及重要客戶或大額支出的，由總經(jīng)理審批。報銷標準：業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制在合理范圍內(nèi)，原則上不得超過公司當年銷售收入的[X%]。每次業(yè)務(wù)招待活動發(fā)生的費用不得超過當次申請的預算金額。招待費用應(yīng)提供合法有效的發(fā)票及消費清單，發(fā)票內(nèi)容需明確注明招待對象、招待項目等信息。對于贈送禮品的，應(yīng)在發(fā)票備注欄注明禮品名稱、數(shù)量及金額。禁止性規(guī)定：嚴禁以業(yè)務(wù)招待費名義進行個人消費或變相發(fā)放福利，不得將業(yè)務(wù)招待費用于高消費娛樂活動或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的支出。3.辦公用品及低值易耗品定義：辦公用品是指公司日常辦公所需的文具、紙張、墨盒、硒鼓等消耗性物品；低值易耗品是指單位價值在規(guī)定標準以下（一般為[X]元以下）、使用年限較短、不能作為固定資產(chǎn)核算的勞動資料，如辦公桌椅、文件柜、電話機等。采購流程：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需求，定期填寫《辦公用品及低值易耗品采購申請表》，經(jīng)部門負責人審核后提交至行政部門。行政部門負責統(tǒng)一匯總采購需求，根據(jù)公司采購管理規(guī)定進行采購。對于批量采購或金額較大的辦公用品及低值易耗品，應(yīng)通過招標、詢價等方式確定供應(yīng)商，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。報銷規(guī)定：采購辦公用品及低值易耗品應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上需注明商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價等詳細信息。辦公用品及低值易耗品應(yīng)辦理入庫手續(xù)，由行政部門指定專人負責驗收，并填寫《辦公用品及低值易耗品入庫單》。報銷時，需提供發(fā)票、入庫單及采購申請表，經(jīng)部門負責人簽字確認后，按照公司財務(wù)報銷流程進行報銷。4.通訊費定義：通訊費是指員工因工作需要發(fā)生的手機通訊費用。報銷標準：根據(jù)員工的工作崗位及工作性質(zhì)，制定不同的通訊費報銷標準。高層管理人員每月通訊費報銷標準為[X]元；中層管理人員每月為[X]元；一般員工每月為[X]元。對于特殊崗位或因工作需要經(jīng)常外出的員工，可根據(jù)實際情況適當提高報銷標準，但需經(jīng)上級領(lǐng)導批準。報銷方式：員工憑手機通訊費發(fā)票按照上述標準報銷，發(fā)票抬頭應(yīng)為公司名稱。如員工實際發(fā)生的通訊費低于報銷標準，按實際發(fā)生額報銷；超過標準部分，由員工自行承擔。5.車輛費用定義：車輛費用是指公司車輛在運營過程中發(fā)生的燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等。車輛使用規(guī)定：公司車輛由行政部門統(tǒng)一調(diào)度管理，各部門因公務(wù)需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)行政部門負責人批準后安排車輛。車輛使用過程中應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。對于因個人原因造成的車輛違章罰款及事故損失，由當事人自行承擔。費用報銷：車輛燃油費、過路費、停車費等憑有效發(fā)票實報實銷。車輛維修保養(yǎng)費需在公司指定的維修廠進行維修，并取得正規(guī)發(fā)票及維修清單。報銷時，需提供發(fā)票、維修清單、車輛使用申請表及相關(guān)審批文件，經(jīng)行政部門負責人簽字確認后，按照財務(wù)報銷流程辦理報銷手續(xù)。6.會議費定義：會議費是指公司為組織召開各類會議而發(fā)生的場地租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費用。會議審批：召開會議前，需提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、預計費用等信息，按照公司內(nèi)部審批權(quán)限進行審批。一般會議由部門負責人審批；涉及全公司范圍或重要會議的，需經(jīng)分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。報銷標準：會議費應(yīng)嚴格控制在預算范圍內(nèi)，各項費用應(yīng)符合合理標準。場地租賃費用應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模及場地要求，選擇合適的場地并簽訂租賃合同，按照合同約定支付費用。資料印刷費用應(yīng)根據(jù)會議資料的數(shù)量及印刷要求，合理控制成本。會議期間的餐飲、住宿費用按照差旅費的相關(guān)標準執(zhí)行。報銷時，需提供會議申請表、會議通知、發(fā)票、消費清單等相關(guān)憑證，經(jīng)審批后按照財務(wù)報銷流程報銷。三、報銷流程1.費用申請：員工因公務(wù)發(fā)生費用支出前，應(yīng)根據(jù)費用類別填寫相應(yīng)的《費用申請表》，詳細注明費用發(fā)生的事由、預計金額、支付方式等信息，并按照公司審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導審批。對于預算內(nèi)的常規(guī)費用，由部門負責人審批；對于預算外或金額較大的費用，需經(jīng)分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。2.費用發(fā)生及票據(jù)取得：員工在費用發(fā)生過程中，應(yīng)確保取得合法、有效的報銷憑證。報銷憑證應(yīng)具備以下要素：發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票抬頭（公司全稱）、日期、項目、金額、蓋章等；車票、機票等憑證應(yīng)清晰顯示起止地點、時間、票價等信息；其他報銷憑證應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)定的要求。3.整理粘貼報銷單據(jù)：員工將取得的報銷憑證按照費用類別和時間順序進行整理，確保票據(jù)粘貼整齊、牢固，并在粘貼單上注明費用明細、金額合計等信息。報銷單據(jù)應(yīng)使用公司統(tǒng)一的報銷粘貼單，不得使用訂書釘、膠水等固定票據(jù)，以免影響財務(wù)審核。4.報銷審批：員工將整理好的報銷單據(jù)提交至所在部門，由部門負責人對費用的真實性、合理性進行審核簽字。審核通過后，再按照公司財務(wù)報銷流程提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷單據(jù)的合法性、合規(guī)性及金額準確性進行審核，對于不符合報銷規(guī)定的單據(jù)，財務(wù)部門有權(quán)要求員工補充或更正相關(guān)信息。審核通過后，報銷單據(jù)依次提交至分管領(lǐng)導、總經(jīng)理進行最終審批。5.報銷支付：經(jīng)各級領(lǐng)導審批通過后的報銷單據(jù)，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度進行報銷支付。報銷款項原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至員工個人銀行賬戶，特殊情況需現(xiàn)金支付的，需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，并由員工本人簽字領(lǐng)取。四、報銷時間規(guī)定1.員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，如因特殊原因無法及時報銷的，需提前向財務(wù)部門說明情況，并經(jīng)批準后方可延期報銷。2.每月的[X]日為集中報銷日，財務(wù)部門在該日集中處理當月提交的報銷單據(jù)。對于超出集中報銷日提交的報銷單據(jù)，將順延至下月集中處理，但報銷時間不得超過費用發(fā)生后的[X]個月。五、報銷憑證要求1.報銷憑證必須真實、合法、有效，不得使用偽造、變造的發(fā)票及其他報銷憑證。2.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章清晰、完整，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得開具虛假發(fā)票或與業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票。3.對于涉及增值稅專用發(fā)票報銷的，應(yīng)確保發(fā)票信息準確無誤，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等，同時應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行認證抵扣。4.除發(fā)票外，其他報銷憑證如車票、機票、住宿發(fā)票等也應(yīng)確保信息清晰、完整，能夠準確反映業(yè)務(wù)內(nèi)容及費用金額。5.報銷憑證如有遺失或損壞，應(yīng)及時取得原開具單位的證明，并注明原憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，經(jīng)財務(wù)部門審核認可后，方可作為報銷憑證。六、違規(guī)處理1.對于違反本報銷管理制度，虛報、假報費用的員工，公司將追回已報銷的款項，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、解除勞動合同等處理。同時，公司將保留追究其法律責任的權(quán)利。2.對于因?qū)徍税殃P(guān)不嚴，導致違規(guī)報銷行為發(fā)生的部門負責人及相關(guān)審核人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處理。如因故意或重大過失造成公司損失的，公司將