祖屋理事會管理制度一、總則（一）目的為了加強祖屋的管理與維護，規(guī)范祖屋理事會的運作，保障祖屋相關(guān)權(quán)益，促進家族文化傳承與發(fā)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于祖屋理事會全體成員以及參與祖屋相關(guān)事務(wù)的所有人員。（三）基本原則1.民主決策原則：理事會的重大決策需充分征求全體成員意見，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進行表決。2.公正公平原則：在祖屋管理、使用、維護等各項事務(wù)中，秉持公正公平的態(tài)度，確保每一位成員的權(quán)益得到平等對待。3.公開透明原則：祖屋相關(guān)事務(wù)的處理過程和結(jié)果應(yīng)向全體成員公開，接受監(jiān)督。4.保護傳承原則：注重對祖屋歷史文化價值的保護與傳承，合理利用祖屋資源。二、理事會成員構(gòu)成與職責（一）成員構(gòu)成祖屋理事會由家族中具有代表性、熱心家族事務(wù)、具備一定管理能力和責任心的成員組成。成員包括會長、副會長、秘書長、財務(wù)委員、事務(wù)委員等，具體人數(shù)根據(jù)家族規(guī)模和實際需要確定。（二）職責1.會長職責全面負責理事會的工作，召集和主持理事會會議。組織制定理事會工作計劃和目標，并監(jiān)督實施。代表理事會與外界溝通協(xié)調(diào)，維護祖屋的整體利益。2.副會長職責協(xié)助會長開展工作，在會長缺席時履行會長職責。負責分管領(lǐng)域的祖屋事務(wù)，如祖屋修繕工程的監(jiān)督、祖屋文化活動的策劃組織等。3.秘書長職責負責理事會日常事務(wù)的處理，包括會議組織、文件起草與歸檔、信息傳達等。協(xié)調(diào)各成員之間的工作，確保理事會工作的順暢進行。保管理事會印章、財務(wù)票據(jù)等重要物品。4.財務(wù)委員職責負責祖屋財務(wù)的管理，制定財務(wù)預算和決算方案。嚴格執(zhí)行財務(wù)制度，做好財務(wù)收支記錄，定期向理事會匯報財務(wù)狀況。審核祖屋各項費用支出，確保資金使用合理合規(guī)。5.事務(wù)委員職責負責祖屋日常事務(wù)的具體執(zhí)行，如祖屋的清潔衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、設(shè)施設(shè)備維護等。收集家族成員對祖屋管理的意見和建議，及時反饋給理事會。協(xié)助組織祖屋相關(guān)活動，如祭祖儀式、家族聚會等。三、會議制度（一）會議類型1.定期會議理事會每月召開一次定期會議，總結(jié)上月工作情況，安排本月工作計劃。會議時間和地點提前通知各成員，如有特殊情況需變更，應(yīng)及時告知。2.臨時會議根據(jù)祖屋管理的實際需要，會長可隨時召集臨時會議。涉及祖屋重大決策、突發(fā)事件處理等情況時，應(yīng)及時召開臨時會議。（二）會議組織1.秘書長負責會議的組織工作，提前準備會議議程、相關(guān)資料等。2.會議應(yīng)明確記錄人員，對會議討論內(nèi)容、決議等進行詳細記錄。會議記錄應(yīng)妥善保管，作為理事會工作的重要檔案資料。（三）會議決策1.理事會會議實行民主表決制度，一般事項經(jīng)半數(shù)以上成員同意即可通過；重大事項需經(jīng)三分之二以上成員同意方可通過。2.對會議決議，理事會成員應(yīng)嚴格執(zhí)行，如有不同意見可保留，但不得在行動上阻礙決議的實施。四、祖屋資產(chǎn)管理（一）資產(chǎn)范圍祖屋資產(chǎn)包括祖屋建筑物本身、附屬設(shè)施設(shè)備、土地使用權(quán)、祖屋相關(guān)的文物及文化遺產(chǎn)等。（二）資產(chǎn)登記1.財務(wù)委員負責建立祖屋資產(chǎn)臺賬，對資產(chǎn)的名稱、數(shù)量、規(guī)格、購置時間、價值等信息進行詳細登記。2.定期對祖屋資產(chǎn)進行清查盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)有變動情況，應(yīng)及時調(diào)整臺賬記錄。（三）資產(chǎn)使用與維護1.事務(wù)委員負責祖屋資產(chǎn)的日常使用管理，制定資產(chǎn)使用規(guī)范，確保資產(chǎn)的正常使用和安全。2.如需對祖屋資產(chǎn)進行維修、改造等，由相關(guān)負責人提出申請，經(jīng)理事會討論通過后，按照規(guī)定的程序進行實施。維修改造費用從祖屋專項經(jīng)費中列支。3.加強對祖屋資產(chǎn)的保護，防止資產(chǎn)損壞、丟失或被盜。如因人為原因造成資產(chǎn)損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。（四）資產(chǎn)處置祖屋資產(chǎn)的處置（如出售、轉(zhuǎn)讓、報廢等）需經(jīng)理事會集體研究決定，并按照相關(guān)法律法規(guī)和政策要求辦理手續(xù)。資產(chǎn)處置收入應(yīng)及時入賬，納入祖屋財務(wù)管理。五、祖屋財務(wù)管理（一）經(jīng)費來源1.家族成員自愿捐贈。2.祖屋出租等經(jīng)營性收入。3.其他合法收入。（二）經(jīng)費使用原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：祖屋經(jīng)費應(yīng)專門用于祖屋的管理、維護、修繕、文化活動開展等方面。2.節(jié)約合理原則：在保證祖屋正常運轉(zhuǎn)和各項事務(wù)順利開展的前提下，合理控制經(jīng)費支出，節(jié)約使用資金。3.公開透明原則：經(jīng)費使用情況應(yīng)定期向家族成員公開，接受監(jiān)督。（三）經(jīng)費預算與決算1.財務(wù)委員每年年底根據(jù)祖屋下一年度的工作計劃和實際需要，編制經(jīng)費預算方案，提交理事會審議通過。2.年度終了，財務(wù)委員應(yīng)及時編制經(jīng)費決算報告，反映全年經(jīng)費收支情況，報理事會審核。（四）費用報銷1.祖屋各項費用支出需填寫費用報銷單，注明支出事由、金額、日期等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、憑證等。2.費用報銷單經(jīng)相關(guān)負責人簽字審核后，報財務(wù)委員審核，最后由會長審批。財務(wù)委員應(yīng)嚴格按照財務(wù)制度審核報銷憑證，對不符合規(guī)定的支出不予報銷。六、祖屋文化活動管理（一）活動策劃1.副會長或事務(wù)委員負責策劃祖屋文化活動，如祭祖儀式、家族文化展覽、傳統(tǒng)節(jié)日慶?；顒拥取?.活動策劃方案應(yīng)包括活動主題、時間、地點、內(nèi)容、參與人員、經(jīng)費預算等內(nèi)容，提交理事會審議通過。（二）活動組織實施1.根據(jù)理事會批準的活動策劃方案，成立活動籌備小組，明確各成員的職責分工，負責活動的具體組織實施。2.活動籌備小組應(yīng)提前做好各項準備工作，如場地布置、物資采購、人員通知等，確?；顒禹樌M行。3.在活動實施過程中，要注重安全管理，保障參與人員的人身安全和財產(chǎn)安全。（三）活動記錄與總結(jié)1.安排專人對祖屋文化活動進行記錄，包括活動照片、視頻、文字資料等，作為家族文化傳承的重要素材。2.活動結(jié)束后，活動籌備小組應(yīng)及時對活動進行總結(jié)，分析活動效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的活動開展提供參考。七、祖屋修繕管理（一）修繕計劃制定1.事務(wù)委員定期對祖屋進行檢查，根據(jù)祖屋的實際狀況，提出修繕建議。2.理事會根據(jù)修繕建議，結(jié)合祖屋的保護需求和經(jīng)費情況，制定年度修繕計劃。（二）修繕工程實施1.修繕工程應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行招投標或委托有資質(zhì)的施工單位進行施工。2.副會長負責對修繕工程的質(zhì)量、進度、安全等進行監(jiān)督管理，確保修繕工程符合設(shè)計要求和質(zhì)量標準。3.施工過程中如需變更設(shè)計或增加工程量，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)，并經(jīng)理事會同意。（三）修繕工程驗收1.修繕工程竣工后，由副會長組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括工程質(zhì)量、工程量、工程資料等。2.經(jīng)驗收合格的修繕工程，財務(wù)委員按照合同約定支付工程款；驗收不合格的，責令施工單位限期整改，直至達到驗收標準。八、祖屋使用管理（一）使用申請家族成員如需使用祖屋舉辦婚喪嫁娶、家族聚會等活動，應(yīng)提前向事務(wù)委員提出申請，填寫祖屋使用申請表，注明使用時間、用途、參與人數(shù)等信息。（二）使用審批事務(wù)委員收到申請后，對申請內(nèi)容進行初審，初審通過后提交理事會審批。理事會根據(jù)祖屋的使用情況和相關(guān)規(guī)定進行審批，審批結(jié)果及時通知申請人。（三）使用規(guī)范1.使用人應(yīng)按照批準的用途和時間使用祖屋，不得擅自改變使用性質(zhì)和用途。2.使用人在使用祖屋期間，應(yīng)愛護祖屋設(shè)施設(shè)備，保持祖屋環(huán)境衛(wèi)生，不得損壞祖屋資產(chǎn)。3.使用結(jié)束后，使用人應(yīng)及時清理祖屋，恢復原狀，并通知事務(wù)委員進行檢查。九、祖屋安全管理（一）安全制度建立1.制定祖屋安全管理制度，明確安全責任，加強安全教育，提高家族成員的安全意識。2.建立祖屋安全檢查制度，定期對祖屋的消防設(shè)施、電氣設(shè)備、房屋結(jié)構(gòu)等進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）安全設(shè)施配備1.在祖屋內(nèi)配備必要的消防器材、安全警示標志等安全設(shè)施設(shè)備，并定期進行維護保養(yǎng)，確保其正常使用。2.對祖屋的電氣線路、排水系統(tǒng)等進行定期檢查和維護，確保其安全可靠。（三）安全應(yīng)急處置1.制定祖屋安全應(yīng)急預案，明確火災(zāi)、地震等突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責任分工。2.定期組織家族成員進行安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。如發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，采取有效措施進行處置，并及時報告相關(guān)部門。十、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.理事會定期對自身工作進行自查，檢查各項制度的執(zhí)行情況、工作任務(wù)的完成情況等。2.設(shè)立監(jiān)督小組，由部分理事會成員和家族成員代表組成，對祖屋理事會的工作進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）成員考核1.建立理事會成員考核制度，對成員的工作表現(xiàn)、履行職責情況等進行考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)