職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政印章檔案管理工作實(shí)施辦法?

第一章總則第一條為加強(qiáng)學(xué)院行政印章與檔案管理工作，確保行政印章使用的規(guī)范性、安全性和檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育主管部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，特制定本實(shí)施辦法。第二條行政印章管理工作旨在維護(hù)學(xué)院行政管理的嚴(yán)肅性與權(quán)威性，保障學(xué)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；檔案管理工作則致力于積累和保存學(xué)院發(fā)展過程中的各類重要信息，為學(xué)院的教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持與憑證。第三條行政印章與檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范操作、安全保密的原則。學(xué)院各部門應(yīng)密切配合，共同做好相關(guān)工作。第二章行政印章管理第一節(jié)印章的種類與制發(fā)第四條學(xué)院行政印章包括學(xué)院公章、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用章、各部門公章、專用章（如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等）。第五條學(xué)院公章、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用章由上級主管部門或按照相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一制發(fā)；各部門公章、專用章由學(xué)院辦公室根據(jù)工作需要提出申請，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定樣式和規(guī)格統(tǒng)一刻制。未經(jīng)授權(quán)，任何部門和個(gè)人不得擅自刻制印章。第二節(jié)印章的保管第六條學(xué)院公章由學(xué)院辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管；學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用章由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管；各部門公章由本部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；專用章根據(jù)其使用性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍，由相關(guān)職能部門指定專人保管。第七條印章保管人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章安全。印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的地方，妥善保管，防止被盜、被搶、丟失等情況發(fā)生。第八條印章保管人員因工作變動(dòng)需要交接印章時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，注明交接日期、印章名稱、交接雙方姓名等信息，并由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。第三節(jié)印章的使用第九條建立嚴(yán)格的印章使用審批制度。使用學(xué)院公章，需填寫《學(xué)院公章使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管院領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；使用學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用章，需經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)同意；使用各部門公章，由本部門負(fù)責(zé)人審批；使用專用章，按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定和審批流程辦理。第十條印章使用時(shí)，保管人員應(yīng)對用印申請進(jìn)行認(rèn)真審核，核對審批手續(xù)是否完備、用印內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。對不符合規(guī)定的用印申請，保管人員有權(quán)拒絕用印。第十一條印章使用應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《印章使用登記表》，內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、批準(zhǔn)人、用印人等信息。登記表應(yīng)妥善保存，以備查閱。第十二條嚴(yán)禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等文本上預(yù)先加蓋印章。特殊情況下確需使用的，須經(jīng)學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并注明用途和有效期限。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將剩余空白文本交回銷毀。第四節(jié)印章的停用與銷毀第十三條因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由原印章保管部門及時(shí)將印章交回學(xué)院辦公室。學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)登記造冊，并報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行封存或銷毀。第十四條印章銷毀時(shí)，應(yīng)由學(xué)院辦公室會(huì)同紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，確保印章徹底銷毀。銷毀情況應(yīng)記錄在案，存檔備查。第三章檔案管理第一節(jié)檔案的收集與整理第十五條學(xué)院各部門應(yīng)明確檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量。第十六條各部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集本部門在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案材料，并進(jìn)行初步整理。整理工作應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等。第十七條對收集到的檔案材料，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對于重要文件、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等，應(yīng)進(jìn)行核實(shí)和校對，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。第二節(jié)檔案的歸檔第十八條各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案材料移交學(xué)院檔案室。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。第十九條學(xué)院檔案室接收各部門移交的檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和驗(yàn)收。檢查內(nèi)容包括檔案材料的完整性、整理質(zhì)量、歸檔手續(xù)等。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門重新整理。第二十條檔案室對接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號、編目、上架，按照檔案的類別、年份等進(jìn)行科學(xué)排列，便于保管和查閱。第三節(jié)檔案的保管第二十一條學(xué)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境符合要求。第二十二條檔案室應(yīng)建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。第二十三條對電子檔案，應(yīng)采取有效的存儲(chǔ)和備份措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，要確保電子檔案的安全保密，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，防止信息泄露。第四節(jié)檔案的利用第二十四條學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案室指定地點(diǎn)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。第二十五條外單位人員查閱學(xué)院檔案，須持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)學(xué)院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意、學(xué)院辦公室批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案的范圍和方式應(yīng)按照學(xué)院的規(guī)定執(zhí)行。第二十六條如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)印、摘錄檔案信息。對于涉及學(xué)院機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。第五節(jié)檔案的鑒定與銷毀第二十七條學(xué)院檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和學(xué)院的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成鑒定小組共同進(jìn)行。第二十八條對經(jīng)過鑒定確定無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。銷毀情況應(yīng)記錄在案，存檔備查。第四章監(jiān)督與考核第二十九條學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對各部門行政印章與檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對印章使用情況、檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。第三十條將行政印章與檔案管理工作納入部門年度考核內(nèi)容，對在印章管理、檔案收集、整理、保管、