職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)預(yù)算檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院財(cái)務(wù)預(yù)算檔案管理，保證財(cái)務(wù)預(yù)算檔案的真實(shí)、完整、有效，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)預(yù)算檔案在學(xué)院財(cái)務(wù)管理和決策中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。2.本制度適用于學(xué)院各部門涉及的財(cái)務(wù)預(yù)算檔案管理工作。財(cái)務(wù)預(yù)算檔案是指學(xué)院在編制、執(zhí)行、調(diào)整財(cái)務(wù)預(yù)算過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。二、管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門職責(zé)-負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)預(yù)算檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的財(cái)務(wù)預(yù)算檔案移交學(xué)院綜合檔案室統(tǒng)一保管。-對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。-參與制定和完善財(cái)務(wù)預(yù)算檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.綜合檔案室職責(zé)-負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部門移交的財(cái)務(wù)預(yù)算檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架等規(guī)范化管理。-提供財(cái)務(wù)預(yù)算檔案的查閱、借閱服務(wù)，確保檔案的安全使用。-定期對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門處理。-按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)預(yù)算檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。3.各部門職責(zé)-負(fù)責(zé)本部門財(cái)務(wù)預(yù)算相關(guān)文件、資料的收集、整理，并按時(shí)移交財(cái)務(wù)部門。-配合財(cái)務(wù)部門和綜合檔案室開展財(cái)務(wù)預(yù)算檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集與整理1.收集范圍-各類財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)表，包括年度預(yù)算報(bào)表、季度預(yù)算報(bào)表、月度預(yù)算報(bào)表等。-預(yù)算編制的依據(jù)、說(shuō)明、分析報(bào)告等相關(guān)文件。-預(yù)算調(diào)整的申請(qǐng)、審批文件及調(diào)整后的預(yù)算方案。-預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控記錄、差異分析報(bào)告等。-與財(cái)務(wù)預(yù)算有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、往來(lái)文件等。2.收集要求-各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)預(yù)算相關(guān)文件、資料的收集工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。-收集的文件、資料應(yīng)真實(shí)、有效，手續(xù)完備，簽字蓋章齊全。-財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)各部門收集的財(cái)務(wù)預(yù)算資料進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.整理方法-財(cái)務(wù)部門按照檔案形成的時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類整理，確保檔案排列有序，便于查閱和管理。-對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，注明檔案名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。-對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一；對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案歸檔1.歸檔時(shí)間-財(cái)務(wù)部門應(yīng)在每年財(cái)務(wù)預(yù)算工作結(jié)束后的[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的財(cái)務(wù)預(yù)算檔案移交學(xué)院綜合檔案室歸檔。-對(duì)于臨時(shí)性、階段性的財(cái)務(wù)預(yù)算檔案，應(yīng)在相關(guān)工作完成后的[X]周內(nèi)完成歸檔。2.歸檔手續(xù)-財(cái)務(wù)部門向綜合檔案室移交財(cái)務(wù)預(yù)算檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)預(yù)算檔案移交清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。-雙方在移交清單上簽字蓋章，各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。五、檔案保管1.保管條件-學(xué)院綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、防潮柜、防火設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。-檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。-檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。2.保管期限-財(cái)務(wù)預(yù)算檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等不同檔次。-具體保管期限由財(cái)務(wù)部門和綜合檔案室根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值等因素共同確定，并在檔案目錄中注明。3.保管措施-綜合檔案室應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，每[檢查周期]至少進(jìn)行一次全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案的損壞、丟失等問(wèn)題。-對(duì)電子財(cái)務(wù)預(yù)算檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并確保備份數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。-檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。六、檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定-學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)預(yù)算檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)預(yù)算檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。-查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、折疊等。-查閱人員如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理登記手續(xù)。摘抄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。2.借閱規(guī)定-學(xué)院內(nèi)部人員因特殊情況需要借閱財(cái)務(wù)預(yù)算檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)預(yù)算檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。-外單位人員查閱或借閱學(xué)院財(cái)務(wù)預(yù)算檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照學(xué)院相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作-學(xué)院應(yīng)成立由財(cái)務(wù)部門、綜合檔案室等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，定期對(duì)超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)預(yù)算檔案進(jìn)行鑒定。-鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否仍需繼續(xù)保存。-對(duì)于有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并進(jìn)行妥善保管；對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序-經(jīng)鑒定需要銷毀的財(cái)務(wù)預(yù)算檔案，由綜合檔案室編制《財(cái)務(wù)預(yù)算檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。-《財(cái)務(wù)預(yù)算檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核、學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。-銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過(guò)程的安全、徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、監(jiān)督與考核1.學(xué)院財(cái)務(wù)部門和綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門財(cái)務(wù)預(yù)算檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。2.將財(cái)務(wù)預(yù)算檔案管理工作納入學(xué)院各部門績(jī)效考核體系，