研究生檔案整理歸檔規(guī)范細則?

研究生檔案整理歸檔規(guī)范細則一、總則1.目的：為了加強研究生檔案管理，確保研究生檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本規(guī)范細則。2.適用范圍：本細則適用于全校各類研究生檔案的整理與歸檔工作，包括全日制研究生、非全日制研究生檔案。3.基本原則：檔案整理歸檔工作應(yīng)遵循真實性、完整性、規(guī)范性和保密性原則，按照檔案形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，科學分類、有序整理、安全保管。二、檔案收集1.收集范圍-招生錄取材料：研究生招生報名登記表、政治思想品德考核表、復(fù)試成績表、錄取審批表等。-學習成績材料：研究生課程學習成績單、學位論文開題報告、中期考核表、論文答辯記錄及成績評定表等。-學籍管理材料：研究生入學登記表、學籍變動材料（休學、復(fù)學、退學、轉(zhuǎn)專業(yè)等申請及審批材料）、畢業(yè)研究生登記表等。-黨團組織材料：入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報、團組織關(guān)系介紹信、團員登記表等。-獎懲材料：各級各類獎勵證書復(fù)印件、處分決定及相關(guān)證明材料。-社會實踐與科研成果材料：實習報告、科研項目立項及結(jié)題材料、發(fā)表論文及著作清單等。-其他重要材料：個人情況說明、就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書等。2.收集要求-各部門、各學院應(yīng)指定專人負責研究生檔案材料的收集工作，確保材料收集及時、準確、完整。-檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，書寫規(guī)范、字跡清晰，簽字蓋章齊全。-對于電子檔案材料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)檔案材料相對應(yīng)。三、檔案整理1.分類標準-按照檔案材料的性質(zhì)和形成時間，將研究生檔案分為綜合類、學習類、黨團類、獎懲類、實踐與成果類等大類。-每一大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細分若干小類，如學習類可分為成績材料、學籍材料等小類。2.編號與編目-為便于管理和查找，對每份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保唯一性和系統(tǒng)性。-編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、材料名稱、日期、頁碼等信息。目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份放入檔案袋，一份留存?zhèn)溆谩?.裝訂要求-將整理好的檔案材料按照目錄順序排列整齊，使用專業(yè)裝訂設(shè)備或裝訂線進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響材料的閱讀和使用。-對于紙張較大或較小的材料，應(yīng)進行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案歸檔1.歸檔流程-各學院在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的研究生檔案集中報送至研究生院檔案室。報送時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案數(shù)量、類別等信息，并由雙方簽字確認。-研究生院檔案室對接收的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。對于不符合要求的檔案，及時反饋給相關(guān)學院進行整改。-審核通過的檔案按照年級、專業(yè)等信息進行分類存放，建立電子和紙質(zhì)檔案索引目錄，方便查詢和管理。2.歸檔時間-新生檔案應(yīng)在入學后一個月內(nèi)完成收集、整理和歸檔工作。-畢業(yè)生檔案應(yīng)在畢業(yè)離校前完成整理和歸檔工作，確保檔案隨畢業(yè)生就業(yè)或升學及時轉(zhuǎn)遞。-其他階段形成的檔案材料，應(yīng)在材料形成后的半個月內(nèi)及時歸檔。五、檔案保管與利用1.保管要求-檔案室應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境安全。-定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。-對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。2.利用規(guī)定-校內(nèi)各部門因工作需要查閱研究生檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。-校外單位查閱研究生檔案的，需持單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)研究生院負責人批準后，方可查閱。-檔案查閱應(yīng)在檔案室指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。-如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，復(fù)印后由檔案室工作人員進行登記備案。六、檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞原則：研究生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循保密、安全、及時的原則，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中不丟失、不損壞、不泄密。2.轉(zhuǎn)遞流程-畢業(yè)生就業(yè)或升學后，研究生院檔案室根據(jù)就業(yè)單位或接收院校的調(diào)檔函，及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。-檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或郵政特快專遞（EMS）的方式進行，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。-檔案室在檔案轉(zhuǎn)遞后，及時填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞日期、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式等信息，并留存?zhèn)洳?。七、監(jiān)督與檢查1.研究生院定期對各學院研究生檔案整理歸檔工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時性等方面。2.對檔案整理歸檔工作中存在問題的學院，及時提出整改意見，要求限期整改。整改不力的，將在全校范圍內(nèi)進行通報批