應(yīng)建立物資管理制度一、總則1.目的為加強公司物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、儲存、發(fā)放、使用及報廢等環(huán)節(jié)的流程，提高物資使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、勞保用品等。3.管理原則統(tǒng)一管理原則：公司物資管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)的管理體制，確保物資管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化。合理采購原則：根據(jù)公司實際需求，合理安排物資采購計劃，避免盲目采購和浪費，確保物資供應(yīng)的及時性和準(zhǔn)確性。節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)全員節(jié)約意識，鼓勵合理使用物資，避免浪費，降低公司運營成本。賬實相符原則：建立健全物資臺賬，定期進行盤點，確保物資賬實相符，真實反映公司物資狀況。二、物資采購管理1.采購計劃編制各部門需求申報：每月末，各部門應(yīng)根據(jù)本部門下月工作安排及物資使用情況，填寫《物資采購申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交至物資管理部門。物資管理部門匯總：物資管理部門收到各部門提交的《物資采購申請表》后，進行匯總整理，結(jié)合庫存情況，分析物資需求的合理性和緊迫性，編制月度物資采購計劃。采購計劃審批：月度物資采購計劃編制完成后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大或特殊的物資采購計劃，還需提交公司總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后的采購計劃作為物資采購的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：物資管理部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對潛在供應(yīng)商進行實地考察，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行綜合評估，篩選出合格的供應(yīng)商。供應(yīng)商評估與考核：定期對供應(yīng)商進行評估與考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于不合格的供應(yīng)商及時淘汰。采購合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核后簽訂。3.采購實施訂單下達：物資管理部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等詳細信息。采購跟蹤：物資管理部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇特殊情況導(dǎo)致交貨延遲或物資質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。驗收付款：物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，并根據(jù)采購合同的約定及時支付貨款。對于驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨或補貨等。三、物資驗收管理1.驗收準(zhǔn)備制定驗收標(biāo)準(zhǔn)：物資管理部門應(yīng)根據(jù)物資采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細的物資驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗收的方法、步驟、質(zhì)量要求等內(nèi)容。組織驗收人員：根據(jù)物資的性質(zhì)和驗收工作的需要，組織相關(guān)人員成立驗收小組，驗收小組應(yīng)由物資管理部門人員、使用部門人員、質(zhì)量檢驗人員等組成。準(zhǔn)備驗收工具和場地：根據(jù)物資驗收的需要，準(zhǔn)備相應(yīng)的驗收工具，如量具、儀器、設(shè)備等，并確保驗收場地符合驗收要求。2.驗收實施數(shù)量驗收：驗收人員按照采購合同及送貨單的要求，對物資的數(shù)量進行清點核對，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確無誤。質(zhì)量驗收：驗收人員依據(jù)驗收標(biāo)準(zhǔn)，對物資的質(zhì)量進行檢驗，檢查物資的外觀、規(guī)格、型號、性能等是否符合要求。對于需要進行檢驗檢測的物資，應(yīng)送專業(yè)機構(gòu)進行檢測。驗收記錄：驗收人員應(yīng)如實填寫《物資驗收單》，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等信息。驗收單應(yīng)由驗收人員簽字確認。3.驗收結(jié)果處理合格物資：經(jīng)驗收合格的物資，驗收小組應(yīng)在《物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。不合格物資：對于驗收不合格的物資，驗收小組應(yīng)及時填寫《不合格物資處理單》，注明不合格原因，并提出處理建議。不合格物資應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨或補貨等。對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。四、物資儲存管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉庫選址：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要，合理選擇倉庫位置，確保倉庫交通便利、通風(fēng)良好、安全可靠。倉庫分區(qū)：按照物資的類別、用途、性質(zhì)等進行分區(qū)存放，如辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備區(qū)、生產(chǎn)物資區(qū)、勞保用品區(qū)等。每個分區(qū)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于物資查找和管理。貨位規(guī)劃：根據(jù)物資的出入庫頻率、體積大小、重量等因素，合理規(guī)劃貨位，確保物資存放整齊、有序，便于物資的收發(fā)和盤點。2.物資入庫辦理入庫手續(xù)：物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時通知倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《物資驗收單》對物資進行核對，確認無誤后，辦理入庫登記，將物資存放到指定的貨位。入庫標(biāo)識：對入庫物資應(yīng)進行標(biāo)識，注明物資名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫時間等信息，以便于物資的識別和管理。3.物資保管日常巡查：倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫物資進行巡查，檢查物資的存放狀態(tài)、質(zhì)量狀況、安全情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。防潮、防火、防盜、防蟲：根據(jù)物資的特性，采取相應(yīng)的防潮、防火、防盜、防蟲等措施，確保物資的安全儲存。如對易受潮的物資應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的地方，對易燃易爆物資應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并配備相應(yīng)的消防設(shè)施。庫存盤點：定期對倉庫物資進行盤點，確保物資賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制《庫存盤點表》，對盤點結(jié)果進行分析總結(jié)，如有盤盈盤虧情況，應(yīng)查明原因，及時調(diào)整庫存賬目。4.物資出庫領(lǐng)用申請：各部門因工作需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至物資管理部門審批。審批發(fā)放：物資管理部門收到各部門提交的《物資領(lǐng)用申請表》后，進行審核。對于審批通過的申請，倉庫管理人員根據(jù)《物資領(lǐng)用申請表》辦理物資出庫手續(xù)，發(fā)放物資，并在《物資領(lǐng)用申請表》上簽字確認。出庫登記：物資出庫后，倉庫管理人員應(yīng)及時進行出庫登記，更新庫存賬目，確保庫存信息的準(zhǔn)確性。五、物資使用管理1.使用部門職責(zé)合理使用物資：各部門應(yīng)教育本部門員工樹立節(jié)約意識，合理使用物資，避免浪費。根據(jù)工作實際需求，嚴(yán)格按照公司規(guī)定的物資領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物資。物資保管與維護：負責(zé)本部門領(lǐng)用物資的保管與維護，確保物資的正常使用。對因使用不當(dāng)造成物資損壞或丟失的，應(yīng)查明原因，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。物資使用情況反饋：定期向物資管理部門反饋本部門物資使用情況，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或使用不便等情況，應(yīng)及時提出改進建議。2.使用監(jiān)督與檢查物資管理部門監(jiān)督：物資管理部門定期對各部門物資使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資領(lǐng)用是否規(guī)范、物資使用是否合理、物資保管是否完好等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。公司內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對物資使用情況進行審計，檢查物資采購、驗收、儲存、發(fā)放、使用及報廢等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出審計建議，督促相關(guān)部門進行整改。六、物資報廢管理1.報廢申請使用部門提出申請：物資使用部門因物資損壞、老化、淘汰等原因，無法繼續(xù)使用時，應(yīng)填寫《物資報廢申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交至物資管理部門。技術(shù)鑒定：物資管理部門收到《物資報廢申請表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員對申請報廢的物資進行技術(shù)鑒定，確認是否符合報廢條件。對于大型設(shè)備、貴重物資等報廢申請，還需組織相關(guān)專家進行評審。2.報廢審批審批流程：經(jīng)技術(shù)鑒定確認符合報廢條件的物資，《物資報廢申請表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般物資的報廢申請由物資管理部門負責(zé)人審批，金額較大或特殊物資的報廢申請需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。報廢處置：經(jīng)審批同意報廢的物資，物資管理部門應(yīng)及時安排報廢處置。報廢物資的處置方式包括出售、捐贈、報廢銷毀等。對于有利用價值的報廢物資，應(yīng)進行回收再利用；對于無利用價值的報廢物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進行報廢銷毀處理。報廢記錄：物資管理部門應(yīng)建立報廢物資臺賬，詳細記錄報廢物資的名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢時間、報廢原因、處置方式等信息，確保報廢物資管理的可追溯性。七、物資盤點管理1.盤點計劃制定盤點周期確定：根據(jù)公司實際情況，確定物資盤點周期，一般為每月或每季度進行一次局部盤點，每年進行一次全面盤點。盤點人員安排：成立盤點小組，負責(zé)物資盤點工作的組織實施。盤點小組應(yīng)由物資管理部門人員、財務(wù)部門人員、使用部門人員等組成。明確各成員的職責(zé)分工，確保盤點工作順利進行。盤點時間安排：提前確定盤點時間，并通知各相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。盤點時間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對清淡的時間段進行，以減少對公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的影響。2.盤點實施實地盤點：盤點人員按照預(yù)先確定的盤點范圍和方法，對物資進行實地清點核對。在盤點過程中，應(yīng)認真記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格、型號、存放位置等信息。賬實核對：將實地盤點結(jié)果與物資臺賬進行核對，查找差異原因。對于盤盈盤虧的物資，應(yīng)詳細記錄差異情況，并注明原因。盤點記錄：盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)如實填寫《庫存盤點表》，詳細記錄盤點結(jié)果。《庫存盤點表》應(yīng)由盤點人員簽字確認。3.盤點結(jié)果處理差異分析：物資管理部門對盤點結(jié)果進行分析，查找盤盈盤虧的原因。如因計量誤差、記錄錯誤、物資丟失、損壞等原因?qū)е卤P盈盤虧，應(yīng)查明責(zé)任部門和責(zé)任人。賬務(wù)調(diào)整：根據(jù)盤點結(jié)果，財務(wù)部門及時調(diào)整物資賬目，確保賬實相符。對于盤盈的物資，應(yīng)增加相應(yīng)的資產(chǎn)和權(quán)益；對于盤虧的物資，應(yīng)減少相應(yīng)的資產(chǎn)和權(quán)益，并按照規(guī)定進行賬務(wù)處理。整改措施：針對盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，物資管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的整改措施，加強物資管理，防止類似問題再次發(fā)生。整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、整改時間和整改目標(biāo)，并跟蹤整改措施的執(zhí)行情況。八、信息化管理1.建立物資管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)功能需求：根據(jù)公司物資管理的實際需求，建立物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、驗收、儲存、發(fā)放、使用、報廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計分析、報表生成、庫存預(yù)警等功能。系統(tǒng)選型與實施：通過市場調(diào)研，選擇適合公司需求的物資管理信息系統(tǒng)軟件。組織相關(guān)人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，確保系統(tǒng)的順利實施和應(yīng)用。2.數(shù)據(jù)維護與更新物資信息錄入：物資管理部門負責(zé)將物資的基本信息、采購合同信息、驗收記錄、庫存記錄、領(lǐng)用記錄、報廢記錄等及時錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)審核與更新：定期對物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的真實性和合法性。對因業(yè)務(wù)變化或其他原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)變更，及時進行更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際業(yè)務(wù)情況一致。3.信息安全管理用戶權(quán)限設(shè)置：根據(jù)物資管理工作的職責(zé)分工，設(shè)置不同用戶在物資管理信息系統(tǒng)中的操作權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)