圖文店物料管理制度一、總則1.目的為加強圖文店物料管理，規(guī)范物料采購、存儲、使用及報廢等流程，確保物料的合理利用，降低成本，提高圖文店的運營效率和經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于[圖文店名]內(nèi)所有物料的管理，包括但不限于紙張、油墨、硒鼓、墨盒、文件夾、檔案袋、裝訂材料等各類與圖文制作相關的物資。3.職責分工采購部門負責根據(jù)物料需求計劃，選擇合格的供應商，進行物料采購談判，簽訂采購合同。確保所采購物料的質(zhì)量符合要求，按時到貨，并做好采購記錄。倉庫管理部門負責物料的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領用及庫存盤點等工作。建立物料庫存臺賬，及時更新庫存信息，保證賬物相符。對庫存物料進行分類存放，標識清晰，確保物料存儲安全，防止損壞、變質(zhì)。使用部門根據(jù)工作需要，提前提交物料需求申請，注明規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細信息。合理使用物料，避免浪費，對使用過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時反饋給相關部門。財務部門負責審核物料采購費用、庫存成本等相關財務支出，確保費用支出合理合規(guī)。參與物料盤點工作，對物料成本核算及財務報表編制提供數(shù)據(jù)支持。二、物料采購管理1.采購計劃制定各使用部門應根據(jù)業(yè)務需求，提前[X]周制定物料需求計劃，并提交至倉庫管理部門。需求計劃應詳細列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計使用時間等信息。倉庫管理部門根據(jù)各部門提交的需求計劃，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，進行綜合分析，制定月度物料采購計劃，并報送采購部門。采購部門根據(jù)月度物料采購計劃，考慮供應商供貨周期、市場價格波動等因素，制定具體的采購執(zhí)行計劃，明確采購批次、采購時間等安排。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，通過市場調(diào)研、供應商推薦、招標等方式，篩選出具備良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應商。對新供應商進行評估，包括其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況等方面的審核。審核合格后，將其納入合格供應商名錄，并簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。定期對供應商進行評價，根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等指標，對供應商進行打分。對于評價不合格的供應商，及時采取整改措施或終止合作關系。3.采購流程采購人員根據(jù)采購執(zhí)行計劃，向供應商發(fā)送采購訂單，明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等要求。供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單內(nèi)容，并按照約定的時間和質(zhì)量要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。物料到貨前，采購人員應通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。到貨時，倉庫管理部門按照驗收標準對物料進行驗收，核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。驗收合格的物料，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物料，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，辦理退貨、換貨等事宜。三、物料驗收入庫管理1.驗收準備倉庫管理部門在收到采購人員的到貨通知后，應安排專人負責驗收工作，并準備好驗收所需的工具和場地。驗收人員應熟悉物料的驗收標準和方法，了解采購訂單的要求。2.數(shù)量驗收驗收人員按照采購訂單核對物料的數(shù)量，確保到貨數(shù)量與訂單一致。對于按件計量的物料，應逐件清點；對于按重量、體積等計量的物料，應進行過磅、量方等測量工作。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或溢余，驗收人員應及時記錄，并與送貨人員進行核對。對于數(shù)量差異較大的情況，應及時通知采購人員與供應商協(xié)商解決。3.質(zhì)量驗收依據(jù)物料的質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，對物料的外觀、性能、規(guī)格等進行檢驗。對于有質(zhì)量證明文件的物料，應核對質(zhì)量證明文件的真實性和有效性。對于重要物料或質(zhì)量要求較高的物料，可委托專業(yè)檢測機構進行檢驗。驗收合格的物料，驗收人員應在驗收單上簽字確認；驗收不合格的物料，應填寫不合格報告，注明不合格原因，并及時通知采購人員處理。4.入庫手續(xù)辦理驗收合格的物料，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)，將物料搬運至指定的存儲區(qū)域，并按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放。在入庫過程中，應填寫入庫單，詳細記錄物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、入庫日期等信息。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。倉庫管理人員應根據(jù)入庫單及時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確無誤。四、物料存儲保管管理1.存儲環(huán)境要求根據(jù)物料的特性，設置適宜的存儲環(huán)境，確保物料的質(zhì)量不受影響。例如，紙張應存儲在干燥、通風的倉庫內(nèi)，避免受潮、發(fā)霉；油墨、硒鼓等應存儲在陰涼、避光的地方，防止暴曬、受熱。倉庫內(nèi)應配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設施設備，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.物料分類存放按照物料的類別、用途、規(guī)格、型號等進行分類存放，并設置明顯的標識牌，注明物料名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫日期等信息，便于查找和管理。對于易燃易爆、有毒有害等危險物料，應單獨存放，并采取相應的安全防護措施，如設置專門的存儲區(qū)域、配備消防器材、張貼警示標識等。3.庫存盤點倉庫管理部門應定期對庫存物料進行盤點，確保賬物相符。盤點周期為[月度/季度/年度]，具體時間由公司統(tǒng)一安排。在盤點前，倉庫管理人員應整理庫存賬目，核對庫存數(shù)量，做好盤點準備工作。盤點時，應采用實地盤點的方法，對物料逐一進行清點，并記錄實際庫存數(shù)量。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，將盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并填寫盤盈盤虧報告單，報相關部門審批處理。根據(jù)盤盈盤虧報告單，財務部門調(diào)整相關賬目，確保財務數(shù)據(jù)的準確性。五、物料發(fā)放領用管理1.領用流程使用部門根據(jù)工作需要，填寫物料領用申請表，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。將物料領用申請表提交至倉庫管理部門，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進行審核。如庫存充足，予以發(fā)放；如庫存不足，應及時通知采購部門補貨。倉庫管理人員按照審批后的物料領用申請表發(fā)放物料，并填寫物料發(fā)放登記表，詳細記錄物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領用部門、領用人、領用日期等信息。物料發(fā)放登記表一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務部門記賬，一聯(lián)交領用部門備查。2.限額領料對于用量較大或成本較高的物料，實行限額領料制度。倉庫管理部門根據(jù)使用部門的歷史用量和生產(chǎn)計劃，核定其月度或季度物料領用限額。使用部門在限額范圍內(nèi)領用物料，如需超限額領用，應提前辦理申請手續(xù)，說明超限額原因，并經(jīng)相關領導審批同意后方可領用。3.退料管理對于領用后剩余的物料，使用部門應及時辦理退料手續(xù)。退料時，應填寫退料單，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、退料原因等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。倉庫管理人員對退料進行驗收，核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與退料單一致。驗收合格的物料，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物料，應要求使用部門說明原因，并協(xié)商處理辦法。六、物料報廢管理1.報廢申請當物料出現(xiàn)損壞、變質(zhì)、過期等情況，無法繼續(xù)使用時，使用部門應填寫物料報廢申請表，詳細說明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、報廢原因等信息，并提交至倉庫管理部門。倉庫管理部門對報廢申請進行初步審核，核實物料的實際情況。如情況屬實，在報廢申請表上簽字確認，并提交至財務部門。2.報廢審批財務部門對報廢申請進行審核，主要審核物料的購置成本、已使用年限、折舊情況等財務信息。審核通過后，報公司領導審批。公司領導根據(jù)實際情況進行審批，對于金額較大或批量報廢的物料，應組織相關部門進行會審，確保報廢處理的合理性和合規(guī)性。3.報廢處理經(jīng)審批同意報廢的物料，倉庫管理部門應及時組織清理，并做好記錄。對于有殘值的報廢物料，可按照公司規(guī)定進行變賣處理，變賣收入應及時上繳財務部門。財務部門根據(jù)報廢審批結(jié)果，對相關賬目進行調(diào)整，核銷已報廢物料的賬面價值。七、物料成本核算與控制1.成本核算方法采用實際成本法對物料成本進行核算，包括采購成本、運輸成本、倉儲成本等。采購成本為購買物料所支付的價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于采購成本的費用。運輸成本根據(jù)實際發(fā)生的運輸費用進行核算，倉儲成本包括倉庫租金、倉儲設備折舊、倉儲管理人員工資等費用，按照一定的分攤方法計入物料成本。2.成本控制措施采購部門通過與供應商談判、招標等方式，降低物料采購價格，同時優(yōu)化采購批量，減少采購成本。倉庫管理部門加強庫存管理，合理控制庫存水平，減少庫存積壓和浪費，降低倉儲成本。使用部門提高物料使用效率，避免浪費，對物料使用情況進行定期統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取改進措施，降低物料消耗成本。財務部門定期對物料成本進行分析和核算，為公司決策提供成本數(shù)據(jù)支持，提出成本控制建議，確保物料成本在合理范圍內(nèi)。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對物料管理情況進行審計，檢查物料采購、驗收、存儲、發(fā)放、報廢等環(huán)節(jié)的流程執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作、浪費等問題。2.日常檢查采購部門、倉庫管理部門、使用部門應定期對本部門的物料管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，公司可組織相關部門進行聯(lián)合檢查，對物料管理情況進行全面