城鄉(xiāng)投合同管理制度總則目的為加強城鄉(xiāng)投公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于城鄉(xiāng)投公司及其所屬各部門、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于工程建設合同、物資采購合同、服務合同、租賃合同等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。合同管理職責合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)進行把關。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。2.業(yè)務部門負責合同的發(fā)起、談判、起草工作，對合同的商務條款、技術條款等進行審核。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合法務部門處理合同糾紛。3.財務部門負責對合同的資金支付條款進行審核，確保資金支付的合理性和安全性。參與合同的結算工作，對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。提供財務方面的意見和建議，協(xié)助防范財務風險。各部門負責人職責1.對本部門簽訂的合同負責，確保合同簽訂、履行等過程符合本制度要求。2.組織本部門人員學習合同管理制度，提高合同管理意識。3.協(xié)調(diào)本部門與其他部門在合同管理中的工作關系，及時解決合同管理中出現(xiàn)的問題。合同承辦人職責1.負責合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的發(fā)起、談判、起草、送審、簽訂、履行等。2.對合同的真實性、合法性、完整性負責，確保合同條款準確反映雙方的真實意思表示。3.及時向本部門負責人和相關部門匯報合同簽訂、履行過程中的情況，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。合同簽訂管理合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)公司經(jīng)營計劃和業(yè)務需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、履行期限、對方當事人等基本情況，并附相關背景資料。2.合同立項申請經(jīng)部門負責人審核后，報公司分管領導審批。重大合同立項申請需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。合同起草1.合同承辦人根據(jù)合同立項申請和業(yè)務需求，起草合同文本。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同文本原則上應采用公司統(tǒng)一制定的合同示范文本。如因特殊情況需要使用非示范文本的，應經(jīng)法務部門審核同意。合同審核1.合同起草完成后，合同承辦人應將合同文本提交本部門負責人進行初審。初審主要審查合同的商務條款、技術條款等是否符合業(yè)務要求，內(nèi)容是否完整、準確。2.本部門初審通過后，合同承辦人將合同文本送法務部門進行合法性審查。法務部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風險。3.法務部門審查通過后，合同承辦人將合同文本送財務部門進行資金支付條款審核。財務部門主要審查合同的資金支付方式、支付時間、支付金額等是否符合公司財務管理制度的要求。4.各部門審核意見應明確、具體，合同承辦人應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。如合同承辦人對審核意見有異議，應與審核部門進行溝通協(xié)商，達成一致意見。合同審批1.經(jīng)各部門審核通過的合同，合同承辦人應將合同文本及相關審核意見提交公司領導審批。合同審批流程按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.一般合同由公司分管領導審批；重大合同需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，由公司法定代表人或其授權代表簽訂。合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，合同承辦人應及時與對方當事人簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照合同審批意見填寫合同內(nèi)容。2.合同簽訂過程中，如對方當事人提出修改合同條款的要求，合同承辦人應及時將修改意見提交各部門審核，并報公司領導審批。未經(jīng)審批同意，不得擅自修改合同條款。3.合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同文本原件交公司檔案室歸檔，并將合同副本分送法務部門、財務部門等相關部門。合同履行管理合同執(zhí)行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定制定合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的各個階段、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行計劃應報部門負責人審核后，送公司分管領導備案。合同履行跟蹤1.合同承辦人應按照合同執(zhí)行計劃，對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人未按照合同約定履行義務，合同承辦人應及時與對方溝通協(xié)商，要求對方履行義務，并采取相應的措施防止損失擴大。3.如合同履行過程中出現(xiàn)重大問題或風險，合同承辦人應及時向本部門負責人和公司分管領導匯報，并提出解決方案。合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦人應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應按照合同簽訂的審批流程進行審批。2.如因?qū)Ψ疆斒氯诉`約或其他原因需要解除合同的，合同承辦人應及時通知對方當事人，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理合同解除手續(xù)。合同解除協(xié)議應按照合同簽訂的審批流程進行審批。3.合同變更或解除后，合同承辦人應及時將相關情況通知法務部門、財務部門等相關部門，并對合同執(zhí)行情況進行清理結算。合同結算管理結算申請1.合同履行完畢后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定和實際履行情況，及時填寫《合同結算申請表》，申請辦理合同結算手續(xù)。2.《合同結算申請表》應詳細說明合同名稱、合同編號、結算金額、結算依據(jù)、對方當事人等內(nèi)容，并附相關證明材料。結算審核1.業(yè)務部門將《合同結算申請表》及相關證明材料提交財務部門進行結算審核。財務部門主要審核結算金額是否與合同約定一致，支付憑證是否齊全、合法，發(fā)票是否合規(guī)等。2.財務部門審核通過后，將《合同結算申請表》及相關證明材料送法務部門進行合法性審查。法務部門主要審查合同結算是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風險。3.各部門審核意見應明確、具體，業(yè)務部門應根據(jù)審核意見對結算申請進行修改完善。如業(yè)務部門對審核意見有異議，應與審核部門進行溝通協(xié)商，達成一致意見。結算審批1.經(jīng)各部門審核通過的合同結算申請，業(yè)務部門應將結算申請及相關審核意見提交公司領導審批。合同結算審批流程按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.一般合同結算由公司分管領導審批；重大合同結算需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，由公司法定代表人或其授權代表審批。結算支付1.合同結算申請經(jīng)審批通過后，財務部門按照合同約定和審批意見辦理結算支付手續(xù)。2.結算支付應嚴格按照公司財務管理制度的要求進行，確保資金支付的安全、準確、及時。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同文本原件、合同審批表、合同執(zhí)行計劃、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、結算申請及相關證明材料等整理齊全，交公司檔案室歸檔。2.檔案室應指定專人負責合同檔案的收集、整理、歸檔工作，確保合同檔案的完整性和準確性。檔案整理與保管1.檔案室應按照合同的類別、年度、編號等進行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。2.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。電子合同檔案應進行備份，并存儲于安全的存儲設備中。3.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，報公司分管領導審批。2.查閱合同檔案應在檔案室指定的地點進行，查閱人不得擅自將合同檔案帶出檔案室。如需復印合同檔案，應經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.因工作需要借閱合同檔案的，借閱人應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，報公司分管領導審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人應妥善保管合同檔案，不得轉借、涂改、損壞合同檔案。借閱期限屆滿后，借閱人應及時將合同檔案歸還檔案室。合同風險管理風險識別與評估1.法務部門應定期對公司簽訂的合同進行風險識別與評估，分析合同可能存在的法律風險、財務風險、市場風險等。2.風險識別與評估應采用科學的方法和工具，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等，確保風險識別與評估的準確性和全面性。風險應對措施1.根據(jù)風險識別與評估的結果，法務部門應會同業(yè)務部門、財務部門等相關部門制定風險應對措施，明確風險應對的責任部門、責任人、應對方法和時間節(jié)點等。2.風險應對措施應具有針對性和可操作性，能夠有效降低合同風險，保障公司合法權益。風險監(jiān)控與預警1.合同管理部門應建立合同風險監(jiān)控機制，對合同履行過程中的風險進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)合同風險預警信號，合同管理部門應及時向公司領導匯報，并通知相關部門采取措施進行風險處置。合同糾紛處理糾紛協(xié)商1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦人應及時與對方當事人進行溝通協(xié)商，了解對方的意見和要求，尋求解決方案。2.協(xié)商過程中，合同承辦人應注意收集相關證據(jù)，如合同文本、往來函件、會議紀要、驗收報告等，為后續(xù)的糾紛處理提供支持。糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，合同承辦人可以根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，申請第三方進行調(diào)解。調(diào)解可以由行業(yè)協(xié)會、仲裁機構、人民法院等主持進行。2.在調(diào)解過程中，合同承辦人應積極配合調(diào)解機構的工作，如實陳述事實，提供相關證據(jù)，爭取達成調(diào)解協(xié)議。糾紛仲裁或訴訟1