體育部會(huì)議室管理制度總則1.目的：為了規(guī)范體育部會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議、活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍：本制度適用于體育部全體員工及因工作需要使用體育部會(huì)議室的其他人員。3.管理原則公平公正原則：會(huì)議室使用申請(qǐng)遵循先申請(qǐng)先安排的原則，確保每位申請(qǐng)人都能得到公平的對(duì)待。高效實(shí)用原則：以提高會(huì)議室的使用效率為目標(biāo)，合理安排會(huì)議時(shí)間和場(chǎng)地，避免資源浪費(fèi)。安全有序原則：確保會(huì)議室的使用過程安全有序，維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。會(huì)議室的分類與設(shè)施1.會(huì)議室分類大型會(huì)議室：可容納[X]人，適用于部門全體會(huì)議、大型培訓(xùn)、重要商務(wù)洽談等。中型會(huì)議室：可容納[X]人，用于一般會(huì)議、小組討論、小型培訓(xùn)等。小型會(huì)議室：可容納[X]人，主要用于內(nèi)部溝通、一對(duì)一談話、小型頭腦風(fēng)暴等。2.設(shè)施配備大型會(huì)議室：配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、桌椅等設(shè)備，確保良好的視聽效果和會(huì)議條件。中型會(huì)議室：配備投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、白板、桌椅等基本設(shè)施，滿足一般會(huì)議需求。小型會(huì)議室：配備投影儀或電視、桌椅等簡(jiǎn)單設(shè)施，方便進(jìn)行小型會(huì)議和交流。其他設(shè)施：各會(huì)議室均應(yīng)配備飲水機(jī)、紙杯、垃圾桶等基本用品，以提供舒適的會(huì)議環(huán)境。會(huì)議室使用申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程提前預(yù)約：需要使用會(huì)議室的人員應(yīng)至少提前[X]小時(shí)填寫《體育部會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人數(shù)等信息，并提交至體育部辦公室。部門審核：申請(qǐng)表提交后，由申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核同意后簽字確認(rèn)。會(huì)議室管理員安排：體育部會(huì)議室管理員根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間、會(huì)議室使用情況及申請(qǐng)優(yōu)先順序，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行合理安排，并及時(shí)通知申請(qǐng)人。特殊情況處理：如遇緊急會(huì)議或特殊情況無法提前預(yù)約，申請(qǐng)人應(yīng)電話聯(lián)系會(huì)議室管理員說明情況，在管理員同意后可先使用會(huì)議室，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。2.申請(qǐng)信息填寫規(guī)范會(huì)議主題：應(yīng)明確、簡(jiǎn)潔地概括會(huì)議主要內(nèi)容，便于會(huì)議室管理員安排和其他人員了解會(huì)議性質(zhì)。時(shí)間：精確到具體的年、月、日、時(shí)、分，起止時(shí)間應(yīng)合理，避免與其他重要會(huì)議或活動(dòng)沖突。預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容預(yù)估所需時(shí)間，以便合理安排會(huì)議室資源。參會(huì)人數(shù)：準(zhǔn)確填寫參會(huì)人員數(shù)量，包括主持人、發(fā)言人及其他與會(huì)人員，以便選擇合適的會(huì)議室。特殊要求：如需要特殊設(shè)備（如投影儀、音響調(diào)試等）、會(huì)議資料準(zhǔn)備等，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明，以便管理員提前做好準(zhǔn)備工作。會(huì)議室使用管理1.使用時(shí)間管理按時(shí)使用：申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)議室，不得提前或推遲進(jìn)入會(huì)議室。如因特殊情況需提前進(jìn)入或推遲離開，應(yīng)提前與會(huì)議室管理員溝通協(xié)調(diào)。超時(shí)使用：如會(huì)議預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)結(jié)束后仍需繼續(xù)使用會(huì)議室，申請(qǐng)人應(yīng)提前告知會(huì)議室管理員，并說明原因及預(yù)計(jì)延長(zhǎng)時(shí)間。經(jīng)管理員同意后，方可繼續(xù)使用。如未提前告知且無故超時(shí)使用，會(huì)議室管理員有權(quán)收回會(huì)議室，安排給其他申請(qǐng)人使用，并對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)提醒。2.使用秩序管理保持整潔：進(jìn)入會(huì)議室的人員應(yīng)保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)自覺清理會(huì)議產(chǎn)生的垃圾，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等。愛護(hù)設(shè)施：使用人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，不得故意損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備有損壞或故障，應(yīng)及時(shí)告知會(huì)議室管理員，并配合進(jìn)行維修處理。因使用人員原因造成設(shè)施設(shè)備損壞的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。維護(hù)安靜：會(huì)議期間，應(yīng)保持會(huì)議室安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)。如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會(huì)議室外進(jìn)行，避免影響會(huì)議進(jìn)行。3.會(huì)議室資源共享優(yōu)先安排重要會(huì)議：會(huì)議室資源優(yōu)先保障部門重要會(huì)議、涉及公司戰(zhàn)略決策的會(huì)議等需求。對(duì)于一般性會(huì)議，應(yīng)盡量利用空閑時(shí)間段或小型會(huì)議室進(jìn)行安排?？绮块T使用協(xié)調(diào)：如其他部門因工作需要使用體育部會(huì)議室，應(yīng)提前與體育部進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。在不影響體育部正常工作的前提下，經(jīng)體育部負(fù)責(zé)人同意后，可安排使用。使用部門應(yīng)遵守本管理制度規(guī)定。定期清理占用：會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行檢查和清理，對(duì)于長(zhǎng)期占用會(huì)議室且無正當(dāng)理由的申請(qǐng)進(jìn)行清理，確保會(huì)議室資源合理分配和高效使用。會(huì)議室設(shè)施設(shè)備維護(hù)與管理1.定期檢查日常巡檢：會(huì)議室管理員每天應(yīng)對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常巡檢，檢查投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、桌椅等設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問題及時(shí)記錄并通知相關(guān)維修人員進(jìn)行維修。定期全面檢查：每周或每月對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行一次全面檢查，包括設(shè)備性能、連接線路、清潔狀況等方面的檢查，確保設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。2.維修保養(yǎng)及時(shí)維修：對(duì)于在巡檢或使用過程中發(fā)現(xiàn)的設(shè)施設(shè)備故障，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)填寫《會(huì)議室設(shè)施設(shè)備維修申請(qǐng)表》，提交至相關(guān)維修部門進(jìn)行維修。維修部門應(yīng)在接到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)安排維修人員進(jìn)行維修，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。定期保養(yǎng)：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，如清潔投影儀鏡頭、擦拭音響設(shè)備、檢查桌椅磨損情況等，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，保證設(shè)備性能穩(wěn)定。3.設(shè)備更新與采購(gòu)需求評(píng)估：根據(jù)會(huì)議室使用情況、設(shè)施設(shè)備使用年限及技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的更新需求進(jìn)行評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有設(shè)備無法滿足工作需要，應(yīng)及時(shí)提出設(shè)備更新或采購(gòu)建議。采購(gòu)流程：如需采購(gòu)新的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)按照公司相關(guān)采購(gòu)流程進(jìn)行申請(qǐng)、審批和采購(gòu)。采購(gòu)過程中應(yīng)充分考慮設(shè)備的質(zhì)量、性能、價(jià)格等因素，確保采購(gòu)到符合要求的設(shè)備。設(shè)備驗(yàn)收：新設(shè)備到貨后，應(yīng)由會(huì)議室管理員、使用部門代表及相關(guān)技術(shù)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后方可投入使用，并做好設(shè)備的登記和歸檔工作。會(huì)議室清潔管理1.日常清潔會(huì)前清潔：會(huì)議室管理員應(yīng)在每次會(huì)議開始前對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，包括桌面擦拭、地面清掃、垃圾桶清理等，確保會(huì)議室整潔衛(wèi)生。會(huì)間清潔：對(duì)于使用時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議，會(huì)議室管理員應(yīng)在會(huì)議休息期間對(duì)會(huì)議室進(jìn)行簡(jiǎn)單清潔，如清理桌面垃圾、補(bǔ)充飲用水等，保持會(huì)議環(huán)境良好。會(huì)后清潔：會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)配合會(huì)議室管理員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面清潔，包括清理會(huì)議資料、關(guān)閉電器設(shè)備、整理桌椅、打掃地面等。會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行最后的檢查和整理，確保會(huì)議室恢復(fù)到良好的使用狀態(tài)。2.定期深度清潔每周清潔：每周對(duì)會(huì)議室進(jìn)行一次深度清潔，包括對(duì)墻壁、門窗、天花板等進(jìn)行擦拭，對(duì)地毯進(jìn)行吸塵或清潔（如有），對(duì)投影儀、音響設(shè)備等進(jìn)行外部清潔，全面保持會(huì)議室的整潔和衛(wèi)生。季度清潔：每季度對(duì)會(huì)議室進(jìn)行一次更加全面的深度清潔，除了上述每周清潔的內(nèi)容外，還應(yīng)對(duì)桌椅進(jìn)行檢查和維護(hù)（如有損壞及時(shí)維修或更換），對(duì)會(huì)議室的整體環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化和整理，確保會(huì)議室始終保持良好的使用風(fēng)貌。會(huì)議室安全管理1.消防安全消防設(shè)施配備：各會(huì)議室應(yīng)按照規(guī)定配備足夠數(shù)量的滅火器材、消防栓等消防設(shè)施，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。消防知識(shí)培訓(xùn)：體育部應(yīng)定期組織員工參加消防安全知識(shí)培訓(xùn)，使員工熟悉消防設(shè)施的使用方法、火災(zāi)報(bào)警流程及逃生自救技能等，提高員工的消防安全意識(shí)。安全檢查：會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的消防設(shè)施進(jìn)行檢查，確保消防設(shè)施完好有效。如發(fā)現(xiàn)消防設(shè)施損壞或過期，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行維修或更換。2.用電安全規(guī)范使用電器設(shè)備：使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用會(huì)議室的電器設(shè)備，不得私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器等。定期檢查用電線路：會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的用電線路進(jìn)行檢查，查看是否存在線路老化、短路等安全隱患。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知專業(yè)人員進(jìn)行維修處理。關(guān)閉電器設(shè)備：會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉會(huì)議室的電器設(shè)備，避免設(shè)備長(zhǎng)時(shí)間通電造成安全事故和能源浪費(fèi)。3.其他安全事項(xiàng)門鎖管理：會(huì)議室應(yīng)安裝牢固可靠的門鎖，并配備有效的鑰匙管理系統(tǒng)。會(huì)議室管理員應(yīng)妥善保管會(huì)議室鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如有人員丟失鑰匙或需要臨時(shí)增加鑰匙使用者，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并做好登記備案。緊急疏散通道暢通：確保會(huì)議室的緊急疏散通道暢通無阻，不得在通道內(nèi)堆放雜物。定期對(duì)緊急疏散通道進(jìn)行檢查，確保疏散指示標(biāo)志、應(yīng)急照明等設(shè)施正常運(yùn)行，以便在緊急情況下人員能夠迅速、安全地疏散。違規(guī)處理1.違反預(yù)約規(guī)定未提前預(yù)約或未按規(guī)定流程申請(qǐng)使用會(huì)議室，擅自使用會(huì)議室的，給予警告處分，并責(zé)令立即停止使用。多次違反預(yù)約規(guī)定且情節(jié)嚴(yán)重的，將取消其[X]個(gè)月內(nèi)的會(huì)議室使用申請(qǐng)資格。2.違反使用秩序在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾、故意損壞設(shè)施設(shè)備等違反使用秩序行為的，責(zé)令其立即改正，并照價(jià)賠償損失。同時(shí)，給予通報(bào)批評(píng)處分。因違反使用秩序?qū)е聲?huì)議無法正常進(jìn)行或造成惡劣影響的，視情節(jié)輕重給予警告以上處分，并取消其[X]個(gè)月至[X]年內(nèi)的會(huì)議室使用申請(qǐng)資格。3.其他違規(guī)行為對(duì)于在會(huì)議室使用過程中存在其他違反公司規(guī)章制度或本管理制度行為的，將根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。