體育院系文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)體育院系文件管理，確保文件的規(guī)范、高效流轉(zhuǎn)，提高工作效率，保障各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于體育院系各部門、各教研室及全體教職員工。（三）文件定義本制度所指文件包括體育院系內(nèi)部形成的各類通知、決定、規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、教學(xué)資料、科研成果等書面材料，以及電子文檔。二、文件管理職責(zé)分工（一）綜合辦公室1.負(fù)責(zé)體育院系文件管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與指導(dǎo)，制定和完善文件管理制度。2.負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、編號(hào)、傳閱、歸檔等工作。3.定期對(duì)文件進(jìn)行整理、分類、編目，確保文件的完整性和規(guī)范性。（二）各部門、教研室1.負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、簽發(fā)、印制、分發(fā)、保管等工作。2.嚴(yán)格按照文件管理規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地處理各類文件，確保文件的有效執(zhí)行。3.定期向綜合辦公室移交本部門需歸檔的文件。（三）文件起草人1.負(fù)責(zé)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容符合政策法規(guī)和體育院系實(shí)際情況，表達(dá)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.在文件起草過程中，主動(dòng)與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，廣泛征求意見，對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可行性負(fù)責(zé)。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要和相關(guān)政策法規(guī)要求，明確文件主題、目的、依據(jù)和主要內(nèi)容。2.起草內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、條理清晰，語言表達(dá)規(guī)范、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)模糊、歧義或生僻詞匯。3.文件應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，能夠切實(shí)解決實(shí)際問題，明確工作要求和責(zé)任分工。（二）文件審核1.文件起草完成后，起草人應(yīng)將文件初稿提交所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保其符合體育院系整體工作要求和部門職責(zé)，格式規(guī)范，表述準(zhǔn)確。對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。3.經(jīng)初審?fù)ㄟ^的文件，由部門負(fù)責(zé)人簽署審核意見后，報(bào)送綜合辦公室。綜合辦公室對(duì)文件進(jìn)行形式審查，主要審核文件格式、編號(hào)、字體、排版等是否符合規(guī)范要求。四、文件簽發(fā)（一）一般文件1.一般性通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.涉及體育院系全局性工作、重要事項(xiàng)或政策規(guī)定的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由院長(zhǎng)簽發(fā)。（二）重要文件對(duì)于涉及重大決策、重大項(xiàng)目、重要人事任免等重要文件，應(yīng)經(jīng)體育院系領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究討論后，由院長(zhǎng)簽發(fā)。五、文件印制與分發(fā)（一）文件印制1.文件經(jīng)簽發(fā)后，由綜合辦公室統(tǒng)一安排印制。印制前，綜合辦公室應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容、格式進(jìn)行再次核對(duì)，確保無誤后交付印刷廠印制。2.印刷廠應(yīng)按照規(guī)定的格式、字體、排版要求進(jìn)行印制，保證文件質(zhì)量清晰、工整、規(guī)范。3.印制過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有誤或格式不符合要求，印刷廠應(yīng)及時(shí)與綜合辦公室溝通，不得擅自修改。（二）文件分發(fā)1.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件的分發(fā)工作。文件印制完成后，應(yīng)按照文件規(guī)定的發(fā)送范圍和份數(shù)進(jìn)行分裝、編號(hào)，并及時(shí)發(fā)送。2.對(duì)于發(fā)送給其他部門的文件，應(yīng)通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式進(jìn)行傳遞，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)收件人。3.收件人收到文件后，應(yīng)在文件收發(fā)登記表上簽字確認(rèn)，注明收到日期。六、文件傳閱（一）傳閱范圍文件傳閱范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，原則上文件傳閱應(yīng)嚴(yán)格控制在規(guī)定范圍內(nèi)，避免無關(guān)人員傳閱。（二）傳閱順序文件傳閱應(yīng)按照先上級(jí)后下級(jí)、先承辦部門后協(xié)辦部門的順序進(jìn)行。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先傳閱，確保及時(shí)處理。（三）傳閱要求1.傳閱人應(yīng)在收到文件后及時(shí)閱讀，并在文件傳閱單上簽字注明傳閱日期和意見。如對(duì)文件內(nèi)容有疑問或需要提出修改建議，應(yīng)及時(shí)與文件起草人或相關(guān)部門溝通。2.傳閱人不得擅自將文件帶出規(guī)定傳閱范圍或轉(zhuǎn)借他人，如有特殊情況需要延長(zhǎng)傳閱時(shí)間或擴(kuò)大傳閱范圍，應(yīng)經(jīng)文件簽發(fā)人同意。3.綜合辦公室應(yīng)定期對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行檢查和催辦，確保文件傳閱的及時(shí)性和有效性，防止文件積壓或丟失。七、文件歸檔（一）歸檔范圍1.體育院系內(nèi)部形成的各類文件，包括但不限于通知、決定、規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、教學(xué)資料、科研成果等。2.體育院系收到的上級(jí)部門下發(fā)的文件，以及與其他單位往來的重要文件。（二）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度需歸檔的文件整理成冊(cè)，移交綜合辦公室歸檔。2.對(duì)于臨時(shí)性或階段性工作形成的文件，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽署完備，載體和書寫材料應(yīng)符合檔案保管要求。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度進(jìn)行分類整理，編制目錄和索引，便于查找和利用。3.綜合辦公室應(yīng)建立健全檔案管理制度，定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、編目、裝訂和上架，確保檔案的安全和完整。八、文件保管與利用（一）保管期限1.體育院系文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.涉及體育院系重大歷史事件、發(fā)展規(guī)劃、重要決策等具有重要憑證和參考價(jià)值的文件，應(yīng)永久保存；涉及體育院系較長(zhǎng)時(shí)期工作、一般業(yè)務(wù)活動(dòng)等文件，保管期限為長(zhǎng)期（1050年）；一般性文件，保管期限為短期（15年）。（二）保管要求1.綜合辦公室應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如文件柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施處理，防止檔案損壞、丟失或泄密。（三）利用規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合辦公室辦理查閱手續(xù)。2.檔案查閱應(yīng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行拍照、復(fù)印、摘錄等操作。如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。九、文件保密（一）保密范圍1.涉及體育院系機(jī)密信息、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等文件，均屬于保密文件范疇。2.具體包括體育院系教學(xué)、科研、訓(xùn)練等工作中的未公開資料、數(shù)據(jù)、計(jì)劃、方案，以及教職工個(gè)人信息等。（二）保密措施1.對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)識(shí)，標(biāo)明“機(jī)密”“秘密”等字樣，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.保密文件的傳閱、使用、保管應(yīng)限定在規(guī)定的人員范圍內(nèi)，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸和知悉。3.涉及保密文件的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如密碼、加密軟件等，防止信息泄露。4.如因工作需要對(duì)外提供保密文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并與接收方簽訂保密協(xié)議。十、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于無效、錯(cuò)誤或重復(fù)的文件。（二）銷毀程序1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門需銷毀的文件進(jìn)行清理登記，填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)送綜合辦公室。2.綜合辦公室對(duì)各部門提交的文件銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核匯總，報(bào)體育院系領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的文件，由綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.文件銷毀原則上應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。十一、電子文件管理（一）電子文件定義本制度所指電子文件是指體育院系在各項(xiàng)工作中形成的以數(shù)字代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。（二）電子文件的形成與收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件的形成和收集工作，確保電子文件與紙質(zhì)文件同步生成、同步流轉(zhuǎn)。2.電子文件形成過程中，應(yīng)按照統(tǒng)一的格式、命名規(guī)則進(jìn)行保存，文件內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。（三）電子文件的存儲(chǔ)與備份1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照文件類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.對(duì)重要的電子文件應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）電子文件的利用與安全1.電子文件的利用應(yīng)遵循本制度關(guān)于文件查閱