云基地公司資料管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)云基地公司資料管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于云基地公司各部門及全體員工。3.定義本制度所稱資料，是指公司在運(yùn)營過程中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、數(shù)據(jù)、記錄、圖紙、文檔等書面及電子形式的信息載體。4.管理原則集中統(tǒng)一管理原則：公司資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。分類分級原則：按照資料的性質(zhì)、類別和重要程度進(jìn)行分類分級管理，以便于查找和利用。及時(shí)準(zhǔn)確原則：資料的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保資料的真實(shí)性和完整性。安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失和損壞，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全。二、資料管理職責(zé)1.資料管理部門職責(zé)制定和完善公司資料管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。負(fù)責(zé)公司各類資料的集中統(tǒng)一管理，包括資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。建立公司資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理，提高資料管理效率和服務(wù)水平。定期對公司資料進(jìn)行清理和鑒定，對過期、無用的資料進(jìn)行銷毀處理。組織開展公司資料管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的資料管理意識和能力。2.各部門資料管理職責(zé)負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理、分類、編號和保管工作，并定期向公司資料管理部門移交相關(guān)資料。按照公司資料管理制度的要求，規(guī)范本部門資料的形成、流轉(zhuǎn)和使用，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。配合公司資料管理部門開展資料清查、統(tǒng)計(jì)、分析等工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。負(fù)責(zé)本部門資料的安全保密工作，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止泄露。3.員工資料管理職責(zé)負(fù)責(zé)本人工作中形成的各類資料的收集、整理和保管，并按照公司規(guī)定及時(shí)提交相關(guān)資料。嚴(yán)格遵守公司資料管理制度，妥善保管和使用所接觸到的公司資料，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露或丟失。在工作變動時(shí)，及時(shí)將本人保管的公司資料移交相關(guān)部門或人員。三、資料的分類與編號1.資料分類行政文件類：包括公司頒發(fā)的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。人事檔案類：包括員工個(gè)人檔案、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。財(cái)務(wù)文件類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。業(yè)務(wù)合同類：包括公司簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。技術(shù)資料類：包括公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。市場資料類：包括市場調(diào)研報(bào)告、市場推廣方案、客戶資料等。其他資料類：除上述各類資料以外的其他資料，如會議紀(jì)要、工作記錄、宣傳資料等。2.資料編號資料編號采用分類編號法，由類別代碼、年份代碼、順序號三部分組成。類別代碼：按照資料分類設(shè)置，采用兩位數(shù)字表示，如行政文件類為“01”，人事檔案類為“02”等。年份代碼：采用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如“2023”表示2023年形成的資料。順序號：采用四位數(shù)字表示同一類別、同一年份資料的順序號，從“0001”開始依次編號。示例：“0120230005”表示2023年形成的第5份行政文件。四、資料的收集與整理1.資料收集各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料及時(shí)、完整地收集到公司。資料收集應(yīng)遵循“誰形成、誰收集”的原則，確保資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對于外部來文、來函、資料等，由公司指定的部門或人員負(fù)責(zé)接收，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門。2.資料整理資料收集后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，確保資料的整齊、規(guī)范。資料整理應(yīng)按照資料分類和編號要求進(jìn)行，對每份資料進(jìn)行編號、標(biāo)注日期、填寫標(biāo)題等。對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，并在封面注明資料類別、年份、順序號等信息；對于電子資料，應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲，并做好文件命名和標(biāo)注工作。五、資料的歸檔與保管1.資料歸檔各部門應(yīng)定期將整理好的資料移交公司資料管理部門進(jìn)行歸檔。資料歸檔應(yīng)填寫《資料歸檔清單》，詳細(xì)注明資料類別、年份、順序號、標(biāo)題、日期、份數(shù)等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。公司資料管理部門應(yīng)及時(shí)對歸檔資料進(jìn)行審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的資料，應(yīng)退回原部門重新整理。2.資料保管公司資料管理部門應(yīng)設(shè)立專門的資料檔案室，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保資料的安全保管。資料檔案室應(yīng)建立資料臺賬，詳細(xì)記錄資料的類別、年份、順序號、標(biāo)題、日期、存放位置等信息，便于查找和管理。資料應(yīng)按照類別和年份進(jìn)行分類存放，并按照順序號依次排列，確保存放整齊、有序。對于重要資料和涉及公司商業(yè)秘密的資料，應(yīng)進(jìn)行專柜存放，并采取加密存儲、限制訪問等安全措施。資料管理人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、資料的利用與借閱1.資料利用公司員工因工作需要查閱和利用公司資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱資料類別和范圍等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司資料管理部門查閱。資料管理人員應(yīng)按照審批后的查閱申請，為查閱人提供相應(yīng)的資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱資料名稱等信息。查閱人應(yīng)在資料查閱室內(nèi)查閱資料，不得將資料帶出室外。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.資料借閱公司員工因工作需要借閱公司資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱資料類別和范圍、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司資料管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。資料管理人員應(yīng)按照審批后的借閱申請，為借閱人辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金，并將資料交付借閱人。借閱押金應(yīng)在借閱人歸還資料后如數(shù)退還。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、涂改、損壞或丟失資料。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向資料管理部門申請續(xù)借。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料。如逾期未還，資料管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定收取逾期滯納金。如造成資料損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、資料的保密與安全1.資料保密公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。在資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保資料的安全。對于涉及公司商業(yè)秘密的資料，應(yīng)在資料上加蓋“機(jī)密”、“秘密”等保密標(biāo)識，并注明保密期限。公司員工在離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的涉及公司商業(yè)秘密的資料全部移交公司，并辦理相關(guān)的保密交接手續(xù)。2.資料安全公司應(yīng)加強(qiáng)資料的安全管理，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保資料的安全保管。資料管理人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行備份，防止資料因意外事故而丟失。備份資料應(yīng)存儲在安全的地方，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。公司應(yīng)建立健全資料安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生資料泄露、丟失、損壞等情況，應(yīng)立即采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、資料的鑒定與銷毀1.資料鑒定公司資料管理部門應(yīng)定期對公司資料進(jìn)行清理和鑒定，確定資料的保存價(jià)值和保管期限。資料鑒定應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和公司資料管理制度的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，綜合考慮資料的重要性、時(shí)效性、完整性等因素。對于保存期滿且已失去保存價(jià)值的資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，注明資料類別、年份、順序號、標(biāo)題、日期等信息，經(jīng)公司資料管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。2.資料銷毀資料銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保資料銷毀過程的安全和保密。對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對于電子資料，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、干凈。銷毀結(jié)束后，應(yīng)填寫《資料銷毀清單》，注明資料類別、年份、順序號、標(biāo)題、日期、銷毀方式、銷毀時(shí)間、監(jiān)督人等信息，并由銷毀人和監(jiān)督人簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司資料管理部門應(yīng)定期對各部門資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料管理制度的執(zhí)行情況、資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、保密等情況。對于違反公司資料管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)予以糾正，并按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.考核評