中國煙草檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強中國煙草檔案室的科學(xué)管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理水平，更好地為企業(yè)各項工作服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國煙草各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室對全公司的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：歸檔的檔案必須真實反映公司各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置中國煙草設(shè)立專門的檔案室，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管公司各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.對檔案進行分類、編目、上架，建立科學(xué)的檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對庫存檔案進行清理，剔除無保存價值的檔案。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極主動地為公司各項工作提供檔案支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極開展檔案信息化工作，及時錄入和更新檔案信息，維護檔案管理系統(tǒng)的正常運行。5.熱情接待檔案查閱、借閱人員，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。7.協(xié)助做好檔案鑒定、銷毀等工作，負責(zé)編制檔案鑒定報告和銷毀清冊。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工的個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲材料等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。5.其他需要歸檔保存的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案材料整理好，移交檔案室。2.檔案形成部門應(yīng)確保檔案材料的齊全、完整、真實，不得遺漏、丟失或擅自銷毀檔案材料。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)在形成后及時移交檔案室，不得積壓或長期留存本部門。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后及時歸檔。4.其他各類檔案應(yīng)在形成后及時歸檔，特殊情況除外。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，如有缺頁、破損等情況，應(yīng)進行補充或修復(fù)。3.歸檔的檔案應(yīng)使用碳素墨水或藍黑墨水書寫，字跡應(yīng)工整、清晰，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的書寫材料。4.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字確認后各執(zhí)一份。五、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）檔案保管措施1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。4.對破損、褪色的檔案進行及時修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)公司各項工作為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案室負責(zé)人批準。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，期滿后及時歸還檔案室。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等，以便統(tǒng)計分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成，負責(zé)對庫存檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行鑒定。鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷其保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對庫存檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.編制檔案鑒定報告，明確需要銷毀的檔案清單。3.將檔案鑒定報告報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案室負責(zé)組織實施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對庫存檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、檢索、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信