一企一檔誰制定管理制度一企一檔管理制度制定規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在明確“一企一檔”管理制度的制定主體、流程及相關(guān)要求，確保企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)的經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)開展及內(nèi)部管理提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)全體部門及員工在涉及企業(yè)檔案管理工作中與“一企一檔”相關(guān)事項的處理。3.基本原則（1）真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映企業(yè)實際情況和業(yè)務(wù)活動。（2）完整性原則：涵蓋企業(yè)各方面業(yè)務(wù)資料，確保無重大遺漏。（3）規(guī)范性原則：檔案整理、分類、編號等遵循統(tǒng)一規(guī)范。（4）保密性原則：對涉及企業(yè)機密的檔案嚴(yán)格保密。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)（1）統(tǒng)籌規(guī)劃“一企一檔”管理制度框架及具體實施細則。（2）負責(zé)企業(yè)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)。（3）定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案安全與完整。（4）組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識。2.各部門職責(zé)（1）負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、初步整理，并及時移交至檔案管理部門。（2）配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，如提供資料、協(xié)助查閱等。（3）指定專人負責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案工作有序開展。三、管理制度內(nèi)容1.檔案分類（1）行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷文件，股東會決議，董事會決議，公司章程，行政公文，會議紀(jì)要等。（2）人事管理類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、獎懲、離職等相關(guān)資料。（3）財務(wù)管理類：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料、預(yù)算決算文件等。（4）業(yè)務(wù)合同類：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)合作合同等。（5）市場營銷類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息等。（6）技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)文件等。（7）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護記錄等。（8）其他類：除上述類別外的其他重要文件資料，如榮譽證書、資質(zhì)證明等。2.檔案編號規(guī)則采用分類編號法，每個大類賦予一個代碼，如A代表行政管理類，B代表人事管理類等。在大類代碼后，再根據(jù)具體檔案內(nèi)容細分進行編號。例如，行政管理類下的股東會決議編號為A001，人事管理類下的員工招聘申請表編號為B001。3.檔案收集與整理（1）檔案形成部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)（如一周內(nèi)），將相關(guān)資料收集齊全并進行初步整理。整理要求按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，剔除無關(guān)資料。（2）檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，再次進行審核和詳細整理。對于不符合要求的檔案，退回原部門補充完善。（3）整理后的檔案應(yīng)按照順序排列，編制頁碼，并填寫檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.檔案歸檔（1）經(jīng)整理審核后的檔案應(yīng)及時歸檔至相應(yīng)的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。（2）紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照編號順序排列，并做好標(biāo)識。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器上，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類編號進行存儲。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案保管期限（1）行政管理類檔案：長期保管，其中涉及企業(yè)核心機密的文件應(yīng)永久保管。（2）人事管理類檔案：根據(jù)員工在職及離職情況，一般在職期間檔案保管，離職后按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限保管，重要崗位員工的檔案保管期限適當(dāng)延長。（3）財務(wù)管理類檔案：按照國家財務(wù)檔案管理規(guī)定的期限保管，如會計憑證保管15年，年度財務(wù)報告永久保管等。（4）業(yè)務(wù)合同類檔案：根據(jù)合同履行情況及重要程度確定保管期限，一般為合同履行完畢后若干年，重要合同應(yīng)長期保管。（5）市場營銷類檔案：一般保管35年，涉及重大項目或重要客戶的檔案可適當(dāng)延長保管期限。（6）技術(shù)研發(fā)類檔案：長期保管，對于具有重大技術(shù)價值和知識產(chǎn)權(quán)的檔案應(yīng)永久保管。（7）生產(chǎn)管理類檔案：根據(jù)生產(chǎn)流程和管理需要確定保管期限，一般為310年不等。（8）其他類檔案：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限。6.檔案查閱與借閱（1）本企業(yè)員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。（2）外單位人員查閱檔案的，需持有單位介紹信，并經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)對查閱過程進行記錄，查閱人員只能在指定地點查閱規(guī)定范圍內(nèi)的檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制或帶出檔案。（3）借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損。7.檔案保密（1）檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案保密制度，對涉及企業(yè)機密的檔案采取加密存儲、限制訪問等措施。（2）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過程中，對可能涉及機密的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。（3）對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。8.檔案信息化管理（1）逐步推進檔案信息化建設(shè)，建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能。（2）將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，并與紙質(zhì)檔案對應(yīng)存儲。電子檔案應(yīng)按照檔案管理要求進行分類、編號和存儲，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（3）加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。四、監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向責(zé)任部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到有